Mnto. Claves Departamento / Sección

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MNTO. CLAVES DEPARTAMENTOS / SECCIÓN Dentro de la “Gestión Administrativa” ,”Menú General de Contabilidad”, “Menú de Presupuestos”, “Menú de Presupuestos Departamento”, encontramos la función “Mnto. Claves Departamento / Sección”. En esta tabla se crearán los departamentos y secciones con las que quiere trabajarse a nivel analítico y sobre las que se podrá analizar e imprimir listados estadísticos del reparto del gasto de la empresa por departamentos y secciones. Este tipo de parametrización es opcional, pudiéndose trabajar sin reparto de gasto por departamento y sección o con los “elementos de gasto”, un concepto más complejo que más adelante se detalla.
A continuación se detallan los conceptos siguientes:

Sobre la analítica presupuestaria en IsiParts

Desde el “Menú de Presupuestos Departamento” (Gestión Administrativa, Menú General de Contabilidad, Menú de Presupuestos) puede realizarse la gestión, el análisis y la exportación de listados estadísticos sobre el control del gasto de la empresa, partiendo de una distribución/reparto del gasto por departamento y sección. El objetivo de las opciones disponibles en el “Menú de Presupuestos Departamento” es ofrecer un análisis departamental de los datos existentes en las diferentes áreas de gestión de IsiParts que implican una comparativa del coste y las ganancias de la empresa, distribuyendo estos conceptos por departamentos y secciones.

Toma de decisiones

De este modo y mediante este menú de IsiParts, se ofrecen listados estadísticos para que los responsables de cada área tomen decisiones empresariales al respecto. Este tipo de listados pueden ayudar a tomar decisiones como cerrar una sucursal, redistribuir a los comerciales por zonas, incluso prescindir de algún trabajador.

Opciones para trabajar con “Analítica presupuestaria”

IsiParts puede trabajar de tres formas distintas con la analítica presupuestaria:

Sin reparto de gasto por departamento

Sin reparto de gasto por departamento ni sección. Las opciones disponibles en este menú no se utilizan para aquellas empresas que trabajan sin gestión departamental, tampoco deberían crearse en esta tabla los departamentos ni las secciones.

Con reparto del gasto por departamento / sección

En este caso, IsiParts se parametriza distribuyendo el gasto de la empresa por áreas que corresponden a los “departamentos”, coincidiendo con las áreas de la empresa que generan un tipo de gastos comunes para el desarrollo empresarial. En cuanto a las secciones, en muchas ocasiones las empresas consideren “Secciones” los diferentes almacenes existentes pero la parametrización es libre, es decir, se permite crear una estructura libre que se adapte a las necesidades de cada empresa. Ejemplos / Propuestas de estructuras empresariales por departamento / sección:

OPCIÓN 1 (por áreas y almacén)
Departamentos: 01 Compras, 02 Ventas, 03 Administración, etc.
Secciones (por almacenes): 01 Almacén, 02 Almacén, 03 Almacén, etc.

OPCIÓN 2 (por áreas y subáreas)
Departamentos: 01 Compras, 02 Ventas, 03 Administración, etc.
Secciones: 01 Personal, 02 Telefonos, 03 Vehiculos, etc.

OPCIÓN 3 (por áreas , almacenes y subgrupos)
Departamentos: 101 Compras Almacén 01, 102 Compras Almacén 02, 103 Compras Almacén 03, etc.
Secciones: Secciones: 01 Personal, 02 Telefonos, 03 Vehiculos, etc. Para poder trabajar con esta opción es necesario que, previamente a cumplimentar esta tabla, se abra la función “Mant. Empresas” (Gestión Administrativa, Menú General de Contabilidad, Menú Tablas de Contabilidad) y, tras seleccionar una empresa, se active el parámetro “Departamento y sección” de entre las opciones disponibles en la parte inferior derecha de la pantalla, en el módulo “Saldos contables por”. Es igual de importante NO seleccionar la opción “Activar control de gastos” que se encuentra justo debajo.

La configuración aquí definida marcará el modo de trabajo con la gestión del gasto en la analítica presupuestaria, mostrando una pantalla u otra en la función que aquí nos atañe. Tras seleccionar estos parámetros, la pantalla que se abre en “Mnto. Claves Departamento/Secciones” es la siguiente:

Con reparto del gasto por “elementos de gasto” y “ubicaciones”

Esta tercera opción se contempla para la empresa que trabaja con reparto departamental del gasto pero con la casuística que el reparto de dicho gasto no corresponde a una división propiamente departamental, sino al concepto de “elemento de gasto”. En este sentido, como elemento de gasto puede considerarse un almacén, un trabajador, un vehículo de uso comercial y/o los teléfonos móviles, entre otros. Cada uno de estos “elementos de gasto” tienen una o varias “ubicaciones” desde las que se genera un consumo/gasto de ese “elemento de gasto”. Veamos el ejemplo siguiente:
Elemento de gasto “FURGO 23445LX”

Utilizada para los almacenes 02, 03 hasta 1/05/15.
Utilizada para el almacén  04 hasta 1/11/15.
Utilizada por el (usuario) comercial 23466 hasta el 1/05/15.
Utilizada por el (usuario) comercial 55768 hasta el 1/11/15.

En el ejemplo, el elemento de gasto “FURGO 23445LX” tendría 5 “Ubicaciones” (3 almacenes y 2 usuarios), desde las que se consume y, en consecuencia, desde las que sereparte/distribuye el gasto de ese “elemento de gasto”. Partiendo de esta idea, el elemento de gasto “FURGO 23445LX” se repartiría en tantas ubicaciones como esté vinculado, teniendo en cuenta el criterio temporal, es decir, hasta que fecha es una “ubicación” activa en el reparto del gasto de ese elemento.

En el ejemplo:

Elemento de gasto “FURGO 23445LX” hasta 1/05/15

A repartir el gasto entre 5 ubicaciones.
Utilizada para los almacenes 02, 03 y 04.
Utilizada por el (usuario) comercial 23466 y el 55768.

Elemento de gasto hasta “FURGO 23445LX” del 1/05/15 hasta 1/11/5
A repartir el gasto entre 2 ubicaciones.
Utilizada para el almacén 04.
Utilizada por el (usuario) comercial 55768.

Para poder trabajar con esta opción es necesario que, previamente a cumplimentar esta tabla, se abra la función “Mant. Empresas” (Gestión Administrativa, Menú General de Contabilidad, Menú Tablas de Contabilidad) y, tras seleccionar una empresa, se active el parámetro “Departamento” de entre las opciones disponibles en la parte inferior derecha de la pantalla, en el módulo “Saldos contables por”. Es igual de importante seleccionar la opción “Activar control de gastos” que se encuentra justo debajo.

La configuración aquí definida marcará el modo de trabajo con la gestión del gasto en la analítica presupuestaria, mostrando una pantalla u otra en la función que aquí nos atañe. Tras seleccionar estos parámetros, la pantalla que se abre en “Mnto. Claves Departamento/Secciones” es la siguiente:

En esta forma de trabajar, la pantalla de “Mnto. Claves Departamento / Sección” que se abre dispone de dos columnas adicionales para definir el “Tipo de departamento” (cuya tabla debe haberse creado previamente) y el concepto de departamentos que deben crearse corresponden a los “elementos de gasto”. Es decir, los datos aquí solicitados son los siguientes:

  • Departamento: Introducir el código para el “elemento de gasto” que va a crearse. A diferencia de los “departamentos”, en los “elementos de gasto” la lista puede ser mucho más extensa ya que el análisis también es mucho más profundo y exhaustivo. Ejemplos de codificación posible para los “elementos de gasto”:

    P0234 (para personal, P seguido del código de ususario para cada trabajador)
    V2345 (para vehículos, V seguido de la matricula del vehículo)
    AL002 (para almacenes, AL seguido del código de almacén)

  • Descripción: Literal que describe el código antes introducido.
  • Tipo Dep: Utilizando los prismáticos debe seleccionarse el “Tipo de departamento” (previa creación de los campos en la tabla correspondiente) del que el “elemento de gasto” forma parte.
  • Descripción: Literal que describe el código antes introducido.

Opciones botones inferiores

Debajo de las celdas de la tabla, en la parte derecha de la pantalla, existen varios botones que permiten:

  • Prismáticos: Utilizando esta herramienta cuando se tiene el cursor dentro de una celda, se abre la tabla con los registros disponibles para que el usuario seleccione el que desee.
  • Excel: La opción permite importar los datos de la tabla mediante fichero Excel, muy útil si tenemos en cuenta que trabajando los departamentos como “elementos de gasto” la lista puede contener cientos de registros.
  • Actualizar: Este botón actualiza los datos, añadiendo los cambios que otros usuarios Isi con permisos puedan haber realizado sobre esta misma tabla.
  • Crear: Habilita una línea de la tabla para crear un nuevo registro.
  • Borrar: Borra el registro seleccionado.
  • Guardar: Guarda los cambios realizados.
  • Cancelar: Cancela los cambios.

Menú superior

Menú Archivo

  • Crear: Da de alta un nuevo registro en la tabla, solicitando los datos descritos anteriormente.
  • Borrar: Suprime el registro que se tenga seleccionado.
  • Guardar: Guarda los cambios realizados en la tabla.
  • Cancelar: Cancela los cambios realizados en la tabla.
  • Imprimir: Imprime un listado con todos los registros de la tabla.

Menú Edición

  • Seleccionar todo: Selecciona todos los registros de la tabla para poder ejecutar una acción masiva sobre ellos.

Menú Ver

  • Refrescar datos (F5): Actualiza los datos, en caso que otro usuario esté conectado realizando modificaciones.
  • Ir inicio (Ctrl+Home): Ubica el cursor en el primer registro de la tabla.
  • Ir final (Ctrl+Fin): Ubica el cursor en el último registro de la tabla.

Situar en / Filtro

Situar en

  • Departamento: Ubica el cursor en el código de departamento más cercano a los datos aquí introducidos.
  • Tipo Dep: Ubica el cursor en el código de tipo de departamento más cercano a los datos aquí introducidos.

Los otros registros siguen visibles para el usuario, para ocultarlos debe utilizarse el “Filtro”.

Filtro

  • Descripción: Filtra los resultados de la tabla mostrando sólo aquellos cuyo texto aquí introducido coincida total o parcialmente con el registro.