Mnto. Ubicaciones de Departamentos

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Dentro de la “Gestión Administrativa” ,”Menú General de Contabilidad”, “Menú de Presupuestos”, “Menú de Presupuestos Departamento”, encontramos la función “Mnto. Ubicaciones Departamento”. En esta función se listarán todos los “elementos de gasto” (creados previamente en la tabla “Mnto. Claves Departamentos/Secciones”) y se crearán las diferentes “Ubicaciones” desde las que se consume parte del gasto de cada uno de estos “elementos de gasto”. Mediante esta tabla se podrá gestionar y repartir el gasto de todos los “elementos de gasto” de la empresa, basándose en una lógica de consumo de gasto a repartir entre diferentes “ubicaciones” y durante el periodo de tiempo indicado. La parametrización del gasto mediante la creación de “elementos de gasto” sustituye la parametrización básica por “departamento y sección”. Si el usuario los desea, también puede trabajar sin reparto del gasto por departamento / sección y NO controlar este aspecto.

Descargar | Guía rápida de configuración de reparto del gasto por “elementos de gasto” y “ubicaciones”.

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

Sobre la analítica presupuestaria en IsiParts

Utilidades de la analítica presupuestaria

Desde el “Menú de Presupuestos Departamento” (Gestión Administrativa, Menú General de Contabilidad, Menú de Presupuestos) puede realizarse la gestión, el análisis y la exportación de listados estadísticos sobre el control del gasto de la empresa, partiendo de una distribución/reparto del gasto por departamento y sección. El objetivo de las opciones disponibles en el “Menú de Presupuestos Departamento” es ofrecer un análisis departamental de los datos existentes en las diferentes áreas de gestión de IsiParts que implican una comparativa del coste y las ganancias de la empresa, distribuyendo estos conceptos por departamentos y secciones o, como en la función que aquí nos atañe, por “elementos de gasto” y las “ubicaciones” desde donde se genera cosumo y gasto de estos elementos.

Toma de decisiones

De este modo y mediante este menú de IsiParts, se ofrecen listados estadísticos para que los responsables de cada área tomen decisiones empresariales al respecto. Este tipo de listados pueden ayudar a tomar decisiones como cerrar una sucursal, redistribuir a los comerciales por zonas, incluso prescindir de algún trabajador.

Opciones para trabajar con “Analítica presupuestaria”

IsiParts puede trabajar de tres formas distintas con la analítica presupuestaria:

  • Sin reparto de gasto por departamento: Sin reparto de gasto por departamento ni sección. Las opciones disponibles en este menú no se utilizan para aquellas empresas que trabajan sin gestión departamental, tampoco deberían crearse en esta tabla los departamentos ni las secciones.
  • Con reparto del gasto por departamento / sección: En este caso, IsiParts se parametriza distribuyendo el gasto de la empresa por áreas que corresponden a los “departamentos”, coincidiendo con las áreas de la empresa que generan un tipo de gastos comunes para el desarrollo empresarial. En cuanto a las secciones, en muchas ocasiones las empresas consideren “Secciones” los diferentes almacenes existentes pero la parametrización es libre, es decir, se permite crear una estructura libre que se adapte a las necesidades de cada empresa. Para poder trabajar con esta opción es necesario que, en primer lugar, se abra la función “Mant. Empresas” (Gestión Administrativa, Menú General de Contabilidad, Menú Tablas de Contabilidad) y, tras seleccionar una empresa, se active el parámetro “Departamento y sección” o “Departamento” de entre las opciones disponibles en la parte inferior derecha de la pantalla, en el módulo “Saldos contables por”. Es igual de importante NO seleccionar la opción “Activar control de gastos” que se encuentra justo debajo. A continuación, debe procederse a la creación de los departamentos y secciones en la función “Mnto. Claves Departamento/Sección”.
  • Con reparto del gasto por “elementos de gasto”: Esta tercera opción se contempla para la empresa que trabaja con reparto departamental del gasto pero con la casuística que el reparto de dicho gasto no corresponde a una división propiamente departamental, sino al concepto de “elemento de gasto”. En este sentido, como elemento de gasto puede considerarse un almacén, un trabajador, un vehículo de uso comercial y/o los teléfonos móviles, entre otros. Cada uno de estos “elementos de gasto” tienen una o varias “ubicaciones” desde las que se genera un consumo/gasto de ese “elemento de gasto”. Para poder trabajar con esta opción es necesario que, en primer lugar, se abra la función “Mant. Empresas” (Gestión Administrativa, Menú General de Contabilidad, Menú Tablas de Contabilidad) y, tras seleccionar una empresa, se active el parámetro “Departamento” de entre las opciones disponibles en la parte inferior derecha de la pantalla, en el módulo “Saldos contables por”. Es igual de importante seleccionar la opción “Activar control de gastos” que se encuentra justo debajo. A continuación, debe procederse a la creación de los “elementos de gasto” y el “Tipo de Departamento” en la función “Mnto. Claves Departamento/Sección”.

Ejemplo de reparto de gasto por “elementos de gasto” (Departamentos) y “ubicaciones”

Las “Ubicaciones” de los “elementos de gasto” de la empresa son aquellos orígenes desde los que se genera parte del consumo de cada “elemento de gasto”. Ejemplo de reparto del gasto por “Ubicaciones”

Imaginemos, por ejemplo, una furgoneta. Esta furgoneta sería un elemento de gasto de la empresa, cuyo consumo/uso es compartido por 2 comerciales y por 3 almacenes. En este ejemplo, tanto los 2 comerciales como los 3 almacenes forman parte del gasto de ese elemento y, en consecuencia, el gasto ocasionado debe repartirse entre todos ellos, en lugar de atribuirse a un solo almacén o a un solo comercial.

A este tipo de reparto “parcial” se añade un nivel más profundo de reparto: el criterio temporal. Es decir, además de poder crear múltiples “Ubicaciones” para un mismo “elemento de gasto”, también se puede definir un rango de fechas desde/hasta las que la “Ubicación” está activa para ese elemento de gasto. Mediante este tipo de información, IsiParts puede detectar cuando una “Ubicación” pasa a ser inactiva y, en consecuencia, deja de tenerla en cuenta en el reparto del gasto de ese “elemento de gasto”.

Mnto. Ubicaciones de Departamentos

Esta pantalla solo debe utilizarse para un control del gasto basado en el reparto por “elementos de gasto” y “Ubicaciones”. La pantalla se divide entre la tabla donde se listan los “Departamentos” (elementos de gasto) previamente creados en la función “Mnto. Calves Departamento/Sección” y, en la parte derecha de la pantalla, se crean las diferentes “Ubicaciones” de ese “elemento de gasto” mediante las que se realizará un reparto parcial del gasto.



Ejemplo

En el ejemplo vemos como el elemento de gasto “V00001” (Furgoneta) tiene asignadas dos “Ubicaciones”:

  • Ubicación Almacén 02.
  • Ubicación Vendedor 2.

Ambas ubicaciones tienen la misma fecha de inicio (01/01/2015), sin embargo, la fecha de fin de ubicación es distinta. En el ejemplo, el elemento de gasto V00001 debe repartise el gasto entre 2 ubicaciones sólo hasta fecha 31/03/2015. A partir de esa fecha, el comercial “Vendedor 2 ” deja se de ser activo y el gasto se asignará directamente y en su totalidad al almacén 02.

Tabla “Departamentos”

En el bloque “Departamentos” aparecen todos los “elementos de gasto” (creados en “Mnto. Claves Departamento/Sección”) con los siguientes datos:

  • Dpto.: Código del “elemento de gasto” creado en la tabla “Mnto. Claves Departamento/Sección”.
  • Descripción: Descriptivo textual del campo anterior.
  • Tipo Dep: Tipo de departamento (previa creación de los campos en la tabla correspondiente) del que el “elemento de gasto” forma parte.
  • Descripción: Descriptivo textual del campo anterior.

Crear un registro en “Ubicaciones”

Para crear un registro en “Ubicaciones” basta con pulsar el botón “Crear” y se solicitarán los datos siguientes:

  • Tipo Ubica: Código del “Tipo de Ubicación”, previamente creados y configurados en las “Omisiones Gestión Administrativa”, pestaña “Omisiones contabilidad general”, bloque “Control de gastos”.
  • Descripción: Textual descriptivo del código antes seleccionado.
  • Ubica: Código de la ubicación, es decir, del almacén, el usuario, o el vendedor que se convierte en “Ubicación” de gasto para el elemento de gasto seleccionado en el bloque de la izquierda de la pantalla.
  • Descripción: Textual descriptivo del código antes seleccionado.
  • Fecha inicio: Fecha de inicio desde la que empieza a ser activa la ubicación para el elemento de gasto seleccionado.
  • Fecha fin: Fecha de finalización de la ubicación para el elemento de gasto seleccionado, dejando de ser activa desde la fecha aquí definida.

Debajo de las “Ubicaciones” existen más botones que permiten:

  • Actualizar: Refrescar datos para que aparezcan los últimos cambios realizados por otro usuario Isi, en caso que este disponga de autorización para ejecutar esta función.
  • Crear: Habilita la creación de una nueva ubicación.
  • Borrar: Borra la ubicación seleccionada.
  • Guardar: Guarda los cambios.
  • Cancelar: Cancela la operación.

Filtro

Debajo de los dos módulos existen los “Filtros” para ubicarse en un registro concreto de entre todos los existentes en ambas tablas.

Filtro “Departamentos”:

  • Dptos. con ubicaciones: Seleccionando esta casilla se mostrarán solo los departamentos (elementos de gasto) que tienen “Ubicaciones” vinculadas. Los que no tengan ubicaciones se ocultarán a la vista del usuario.
  • Tipo departamento: Seleccionando esta casilla se mostrarán solo los departamentos (elementos de gasto) que tienen “Tipo de departamento” asociado. Los que no tengan “Tipo departamento” definido, se ocultarán a la vista del usuario.
  • Descripción: Se mostrarán en pantalla los registros cuyo texto aquí introducido coincida total o parcialmente con los departamentos de la tabla.

Filtro “Ubicaciones”:

  • Ubicación: Seleccionando esta casilla se mostrarán solo los registros que tienen “Ubicación”.
  • Tipo ubicación: Seleccionando esta casilla se mostrarán solo los registros que tienen “Tipo de ubicación”.
  • Fecha: Se mostrarán en pantalla los registros que dispongan de fecha introducida.

Situar en

Debajo del apartado “Filtro” existe el bloque “Situar en”, que permite ubicar el cursor en el registro que coincida total o parcialmente con el texto introducido en las casillas correspondientes.

Situar en “Departamentos”:

  • Departamento: El cursor se ubicará en los registros que coincidan total o parcialmente con el texto aquí introducido. Los resultados no coincidentes no desaparecen de la vista del usuario.

Situar en “Ubicaciones”:

  • Ubicación: El cursor se ubicará en los registros de ubicaciones que coincidan total o parcialmente con el texto aquí introducido. Los resultados no coincidentes no desaparecen de la vista del usuario.
  • Fecha inicio: El cursor se ubicará en los registros más cercanos a la fecha de inicio de la ubicación aquí introducida. Los resultados no coincidentes no desaparecen de la vista del usuario.

Menú superior

Menú Archivo

  • Crear: Da de alta un nuevo registro en la tabla, solicitando los datos descritos anteriormente.
  • Borrar: Suprime el registro que se tenga seleccionado.
  • Guardar: Guarda los cambios realizados en la tabla.
  • Cancelar: Cancela los cambios realizados en la tabla.
  • Imprimir: Imprime un listado con todos los registros de la tabla.

Menú Edición

  • Seleccionar todo: Selecciona todos los registros de la tabla para poder ejecutar una acción masiva sobre ellos.

Menú Ver

  • Refrescar datos (F5): Actualiza los datos, en caso que otro usuario esté conectado realizando modificaciones.
  • Ir inicio (Ctrl+Home): Ubica el cursor en el primer registro de la tabla.
  • Ir final (Ctrl+Fin): Ubica el cursor en el último registro de la tabla.