Campañas

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Dentro de la «Gestión de Almacén», «Menú Gestión Ofertas», encontramos la función de “Campañas”. Desde esta función se permite crear promociones para los clientes, más conocidas como «Campañas», tales como: regalo de un viaje al llegar a un nivel de compras determinado, dos noches de hotel con la compra de X, financiación a 0% de interés, etc. A través de esta opción se pueden visualizar, modificar y borrar las condiciones de las campañas, así como realizar su seguimiento.

En algunas ocasiones las campañas se utilizan como regalos o incentivos de compra interna para los trabajadores o para potenciar la compra de referencias con demasiado stock o artículos cuyo PVP es elevado (maquinaria). Por ejemplo, la aplicación de IsiParts entiende por «campañas» el hecho de realizar ventas penalizando descuentos para cubrir o financiar el coste de otro producto no implicado en la venta; es decir, si las condiciones habituales de venta en una gama determinada de producto son de un 50% de descuento, puede retenerse un 10% y ese importe, retenido a lo largo de un periodo de tiempo determinado, sirve para financiar otro producto (viaje, elevador, etc.).

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

VÍDEO TUTORIAL

Sobre las condiciones comerciales

En IsiParts existen las siguientes opciones para establecer ofertas y condiciones comerciales de compra y de venta:

  • Las ofertas representan para el destinatario una ventaja por la compra de determinados artículos (descuentos especiales, regalo de existencias, etc.) durante un periodo de tiempo determinado.
  • En las «Promociones por puntos» el usuario adquirirá un número de puntos proporcional a su volumen de compras que podrá canjear con la lista de obsequios que la empresa haya diseñado, asignando a cada regalo un valor en puntos.
  • Las campañas se entienden en IsiParts como una condición comercial cuyo objetivo es ofrecer el regalo mediante la penalizanción por descuentos de venta para cubrir o financiar el coste de otro producto no implicado en la venta (viaje, financiación). Es decir, si las condiciones habituales de venta en una gama determinada de producto son de un 50% de descuento, puede retenerse un 10% y ese importe, retenido a lo largo de un periodo de tiempo determinado, sirve para financiar otro producto.
  • Los rappeles de compra y los rappeles de venta permiten establecer condiciones pactadas con clientes y proveedores; es decir, acuerdos anuales (de liquidación mensual, trimestrales,etc.) por un volumen X de facturación, pudiendo ser rappeles fijos o variables y recuperando el porcentaje acordado sobre el valor comprado cuando se llega a los valores mínimos de rappel establecidos.
  • Finalmente, en IsiParts también se dispone de la «Tabla de descuentos de venta» y la «Tabla de descuentos de compra» donde se introducen los acuerdos genéricos de precios de compra y descuentos ofrecidos por proveedores habituales; así como los precios y descuentos para los clientes al adquirir referencias de determinadas familias, marcas, etc.

Permisos de usuario relacionados con «Campañas»

Existen dos permisos de usuario (gseguridad) que afectan a la gestión de ventas y abonos en «Campañas»:

  • Mod. precio y dtos. en documento con campaña: Dentro de «Mnto. Usuarios y Seguridad» (gseguridad), pestaña «Almacén«, “Datos comunes a todos los almacenes”. Al marcar esta celda, el usuario tendrá permitido modificar precio y descuentos en los documentos de cobro y abono de ventas sujetas a condiciones de “Campaña” (campaña). Cuando este parámetro esté desmarcado, NO se permitirá modificar ni precios ni descuentos.
  • Confirmar campañas en Mostrador: Dentro de «Mnto. Usuarios y Seguridad» (gseguridad), pestaña «Acciones y accesos«. Al tener marcado este parámetro, cuando el usuario acceda al “Mostrador” (mtoalbventa) e introduzca una referencia y un cliente con “Campaña” activa;  IsiParts mostrará un mensaje avisando de la campaña y solicitando al vendedor que confirme si quiere o no aplicarla. Cuando este parámetro no esté marcado, la aplicación de la campaña será obligatoria.

Crear una campaña

A través de esta opción se pueden visualizar, modificar y borrar las condiciones de las campañas, así como realizar su seguimiento. Si lo que se desea es borrar un campaña, debe indicar su código (si se desconoce, pulsar sobre los prismáticos) y pulsar sobre el botón de «borrar». La misma acción puede realizarse para modificar una campaña creada, siempre y cuando no esté cerrada.

Para crear una nueva campaña, en primer lugar debe asignarse un código al nuevo registro y posteriormente pulsar sobre el botón «Crear» o la tecla ENTER. Esta acción abre una nueva ventana con diferentes pestañas en las que se solicitan los siguientes datos, desglosados en diferentes pestañas:

General

En esta pestaña se definen los datos básicos de creación de la campaña como su descripción, el periodo en que empieza a estar activa y el tipo de campaña, es decir, si se trata de una campaña basada en importe o en cantidades a alcanzar en las compras por parte de los clientes sujetos a campaña.

En esta primera pestaña se solicitan los siguientes datos generales sobre la campaña:

  • Descripción: En este apartado se introduce la descripción de la campaña.
  • Fecha de incio: Debe indicarse la fecha de entrada en vigor de la campaña (a partir de cuando comienza a retenerse el descuento) y no tiene carácter retroactivo; es decir, aunque se indique una fecha anterior no afecta a ventas ya realizadas.
  • Importe coste: Sobre este apartado se indica el coste del producto que se financia.
  • Seguir aplicando la campaña hasta cubrir coste: Marcando esta opción, la campaña NO se finalizará aunque se hayan recuperado los importes o cantidades objetivo; el valor de corte en el que la campaña se cerrará será el valor indicado en “Importe coste”. Al desmarcar esta casilla, el «Importe coste» será un dato informativo y se cerrará o no automáticamente la campaña dependiendo de si se tiene el siguiente parámetro marcado.
  • Cierre automático de la campaña: Al marcar esta opción, cuando el cliente haya superado el importe o cantidad objetivos; en la pestaña “Clientes” se grabará “Finalizado” en la columna “Curso/Finalizado” y la fecha en que se cierra la campaña en “Fecha hasta”. Al tener desmarcada esta casilla, aunque IsiParts internamente no aplicaría la campaña al cumplir objetivos, no se marcaría como estado “cerrada” ni se grabaría la fecha de fin de campaña, con lo que en los listados y estadísticas no se tendría en cuenta como una campaña finalizada. En el supuesto que se realicen abonos por parte de un cliente con una campaña cerrada, IsiParts controlará los abonos, reabriendo la campaña si fuera necesario y borrando la fecha fin. De este modo se podrá controlar cuando un cliente que ha recuperado el importe o cantidad objetivos, y cuya campaña se cerraría automáticamente, empieza a generar abonos y no se cubre realmente el importe. Si el parámetro anterior “Seguir aplicando la campaña hasta cubrir coste” también está marcada, IsiParts NO cerrará automáticamente la campaña hasta que el “Importe coste” se haya alcanzado, independientemente de si se han alcanzado los objetivos.
  • Aplicar campaña: Existen dos opciones de tipo de campañas en función de cómo debe aplicarse la recuperación del importe de éstas, pudiendo ser:
    • En líneas de pedido/albarán: Integrando el importe recuperado en las líneas del albarán/factura.
    • En facturación de almacén: Añadiendo en el último albarán del cliente una línea con el importe recuperado (referencia de facturación/recuperación) durante el proceso de facturación.
  • Campaña por: Las campañas pueden definirse por «importe» o bien por «cantidad» (siempre referido al objetivo a cumplir).
    • Importe objetivo: Seleccionar cuando la campaña se diseñe por importe a alcanzar. Al seleccionar «importe» en la casilla anterior, en este apartado debe introducirse el importe pactado con el cliente. Este importe se refiere al importe total neto de las ventas. Una vez superado dicho importe la campaña queda finalizada.
    • Aplicar a partir del: Al definir una campaña por «Importe», sobre este campo debe indicarse a partir de qué porcentaje de descuento se aplica la retención. Sólo se aplicará en aquellas líneas de venta cuyo descuento sea igual o superior al aquí indicado.
    • Descontado: Al definir una campaña por «Importe», este porcentaje es el que se descuenta de cada una de las líneas de venta incluidas en la campaña; el resultado en euros es la cantidad que se controla para cubrir el coste del producto financiado, es decir, el importe que se va acumulando.
    • Cantidad objetivo: Seleccionar cuando la campaña se diseñe por cantidades a alcanzar. En este apartado se introduce la cantidad pactada con el cliente; este valor está referido al número total de unidades. Una vez superado dicho total la campaña queda finalizada.
    • Dto. fijo. Venta: En aquellas referencias incluidas en la campaña se aplicará el descuento que aquí se indique.
    • % incremento PVP: Si así se desea, puede indicarse un porecentaje de incremento a aplicar sobre el PVP, además del porcentaje de penalización en descuentos.
  • Referencia facturación: Esta casilla sólo funciona cuando la campaña es es por “facturación de almacén” y por “referencia”. En esta casilla será necesario indicar la referencia que acumulará el importe recuperado, creada previamente.
  • Imprimir referencia facturación: Esta casilla sólo funciona cuando la campaña es es por “facturación de almacén” y por “referencia”. Podrá activarse o desmarcarse en función de si quiere imprimirse la línea de la referencia de recuperación o no. En caso de no imprimirla, de algún modo se estará ocultando dicha campaña aunque se vaya recuperando el importe.
  • Activa: Este campo indica si la campaña está activa. El usuario puede cerrarla (desmarcarla) cuando considere oportuno y reabrirla. Puede desactivarse una campaña momentáneamente para hacer una venta imaginemos, de una máquina, y volver a activar la campaña posteriormente para que esa venta no se tenga en cuenta en la recuperación de ese importe.
  • Observaciones: Campo libre para añadir una descripción o texto informativo sobre la campaña seleccionada.

Ejemplo de aplicar una campaña «En facturación de almacén»

A continuación se visualiza la pestaña «Totales» y el campo «Campañas facturación» donde se muestra el importe recuperado desde el «Mostrador» cuando se realiza una venta de referencia incluída en campaña para el cliente.

En las líneas no se muestra el importe desglosado, ya que se facturará como una línea a parte.

Campaña - Importe en campaña desde Mostrador

A continuación se muestra el ejemplo de factura en campaña del tipo de aplicación «En facturación de almacén», resultante de la venta anterior.
Campañas - Albarán - En facturación de almacén

Series

En esta pestaña se definen las series de facturación a tener en cuenta en la campaña diseñada, es decir, las series sobre cuyas ventas se aplicará la campaña. Desde esta pestaña pueden incluirse todas las series (al dejar en blanco se añadirán todas) o crear tantas líneas de registro como series que quieran excluirse. Para excluir una serie de facturación basta con escribir «Excluir» en la columna «Incluir/Excluir».

Condiciones

En esta pestaña se indica sobre qué tipos de productos se aplica la campaña.

  • Cuando la campaña se diseña por «Importe», en esta pestaña se definen las condiciones basándose en la marca y la familia de referencias que deben incluirse en la campaña.
  • Cuando la campaña esté diseñada por «cantidad», en esta pestaña las condiciones que se establecen solicitan la referencia cuya cantidad vendida se tienen en cunta para la campaña diseñada.
    En la imagen, pestaña «Condiciones» para una campaña diseñada por «Importe».

    En la imagen, pestaña «Condiciones» para una campaña diseñada por «Cantidad».

Los datos solicitados en esta pestaña son los siguientes:

  • Marca: El usuario puede indicar sobre qué códigos de marca quiere introducir la comisión o por el contrario dejar el código en blanco, lo cual significa que se tienen en cuenta todos los registros.
  • Familia: El usuario puede indicar sobre qué códigos de familia quiere introducir la comisión o por el contrario dejar el código en blanco, lo cual significa que se tienen en cuenta todos los registros.
  • Referencia: El usuario puede indicar sobre qué referencias quiere introducir la comisión. Esta pestaña, cuando la campaña está diseñada por «cantidad», no puede dejarse en blanco.
  • Incluir – excluir: Puede marcarse un registro para que no se tenga en cuenta, por ejemplo incluir toda una marca y excluir de esa marca una familia determinada.
Importante: Tanto si se trabaja con «Condiciones» como con «Referencias» (o ambas), será necesario que se indique alguna condición/referencia para que se aplique la campaña. Es decir, en caso de querer incluir todas las marcas/familias, o lo que es lo mismo, todas las referencias; deberá crearse la línea «Todas». De lo contrario,
no se aplicará la campaña al cliente en ninguna de sus compras, no apareciendo el mensaje desde el «Mostrador» donde avisa que la referencia está sujeta a campaña y que se ajustará el porcentaje de descuento.

Clientes

En esta pestaña se define la lista de clientes que tienen activa la campaña diseñada. Desde esta misma pestaña se permite hacer el seguimiento del estado de la campaña para cada uno de los clientes introducidos; es decir, puede visualizarse el importe alcanzado mediante sus compras o, lo que es lo mismo, mediante lo que se le ha vendido desde que se activó el cliente dentro de la campaña.

Es importante recordar que no se contabilizan las ventas realizadas por el cliente en fechas anteriores a su alta en la campaña, aunque haya realizado compras que estén dentro de la fecha de inicio de la campaña.

La pestaña “Clientes”, donde puede verse el importe recuperado, mostrará información diferente según el tipo de aplicación de campaña realizada:

Clientes (en facturación de almacén): Importe descontado / importe pendiente.
Clientes (en líneas de pedido/albarán): Importe vendido / importe pendiente.

Los datos ofrecidos son los siguientes:

  • Cliente: Indicar el código de cliente al que quiere aplicarse la campaña.
  • Finalizado: En este apartado se visualiza si la campaña está vigente o finalizada; puede cerrarse una campaña pese a no haber cubierto el objetivo pulsando la casilla «Activa» de la pestaña «General».
  • Fecha desde: Indicar la fecha en la que se inicia la campaña.
  • Fecha hasta: En este apartado se visualiza la fecha en la que la campaña finaliza para el cliente.
  • Importe vendido: Sobre este apartado se visualiza el importe vendido (de los productos a los que afecta la campaña).
  • Importe pendiente: Este valor es la diferencia entre el importe vendido y el importe recuperado.

Opciones disponibles con el botón derecho del ratón

Con el botón derecho del ratón, en el detalle de esta última pestaña, el usuario puede ejecutar diferentes acciones:

Las opciones disponibles son las siguientes:

  • Listado de ventas: Emite un informe de los clientes seleccionados, informando de los albaranes, referencias y unidades vendidos, así como del importe de la venta y el importe descontado o retenido. Para ello se solicitan diferentes datos, como un rango de fechas, la serie de facturación y si se quiere visualizar el importe descontado.
  • Resumen de campaña: Emite un informe resumiendo los datos de la campaña.
  • Finalizar clientes seleccionados: Cambia el estado del campo «en curso» a «finalizado», indicando automáticamente la fecha en la que se finaliza la campaña. También puede modificarse manualmente escribiendo «finalizado» en esta casilla.
  • De-finalizar clientes seleccionados: Devuelve los campos anteriormente descritos a su estado anterior, dejando en blanco la casilla «Fecha hasta».
  • Seleccionar todo: Permite seleccionar todos los registros de la pestaña para ejecutar una accón en bloque.
  • Deseleccionar todo: Permite deseleccionar todos los registros de la pestaña.

Referencias

Esta pestaña permite crear campañas, en lugar de por «Condiciones», es decir, de disminuación de descuentos o incremento de PVP, por precio neto de un listado de referencias determinadas.

Campañas - Referencias

Basta con crear tantas líneas como referencias quieren incluirse en la recuperación del importe de la campaña y poner un precio neto, independientemente del que tiene el artículo en su ficha. Este precio es el importe/valor que se acumula hasta la recuperación del coste.

Sólo para las campañas de «En facturación de almacén» por «Referencias» existe la posibilidad de NO marcar la casilla «Imprimir referencia de facturación» en la pestaña «General». Al no imprimir esta línea de cantidad recuperada, de algún modo se está camuflando la campaña a ojos del cliente.

Menú superior

En la barra de menús superior existen diferentes opciones que el usuario puede ejecutar:

Menú archivo

  • Nueva campaña: Permite crear una nueva campaña.
  • Modificar campaña: Se accede a la modificación de la campaña.
  • Borrar campaña: Borra el registro de campaña seleccionada.
  • Abrir campaña finalizada: Vuelve a poner la marca en el campo «Activa» de la campaña seleccionada.
    Esto no reactiva los clientes, los cuales se deben reactivar manualmente. Esta opción permite reabrir una campaña que se encuentra en estado «finalizada», seguidamente deben activarse los clientes en la pestaña «Clientes» mediante el botón derecho del ratón, opción «De-finalizar clientes seleccionados».
  • Duplicar campaña: Copia una campaña a otra completamente nueva, solicitando la campaña origen y el código a asignar a la nueva campaña.
  • Consulta clientes en campaña: Mediante esta opción se visualizan todos los clientes con una campaña creada, esté activa o no y se permite la impresión de diferentes informes de campaña.
  • Listado de campañas: Emite un informe de las campañas creadas en la base de datos informando de la configuración de cada una de ellas y detallando el estado de cada cliente.

Otras funciones relacionadas con las «Campañas»

Existen las siguientes opciones que permiten realizar consultas, así como emitir informes del estado de las campañas y los clientes implicados: