Contadores

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Dentro del “Menú Tablas Generales de Almacén” (Gestión Almacén) encontramos la función “Contadores”, requisito indispensable para crear y gestionar el mantenimiento de los contadores dentro de IsiParts. Desde esta función se codificarán todos los contadores de la empresa. Dentro del “Menú Tablas Generales de Almacén” también se encuentrala función “Mnto. Contadores Almacén” cuya función principal es crear y dar nombre a los contadores que intervienen en la “Gestión de Almacén”, aunque estos contadores deben estar creados también en la función de “Contadores”, junto con todos los contadores de la empresa.

Al cerrar el año en IsiParts será necesario revisar los contadores y seguir las instrucciones para empezar correctamente el siguiente ejercicio.

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

Contadores

En este primer bloque se muestra una tabla con todos los contadores creados de la empresa. Para crear un nuevo contador basta con pulsar el botón “Crear” y se habilita la edición de una línea de registro para que sean introducidos los datos que se detallan a continuación. Del mismo modo, se permite el borrado mediante el uso del botón “Borrar”, cuando se tiene seleccionado un contador, y/o la modificación de datos, haciendo uso del doble clic sobre la celda que quiere modificarse.

En la parte superior de la ventana se solicitan los siguientes datos para la creación de un nuevo contador:

  • Contador: Nombre/abreviatura del contador que se quiere crear.
  • Descripción: Descriptivo textual del contador introducido en la casilla anterior.
  • Dígitos signific.: Número de dígitos significativos para el valor del contador.
  • Valor inicial: Cifra/número a partir del que se quiere que el contador empiece a numerar. Imaginemos, por ejemplo, que queremos que el contador empiece a numerar por el 10, entonces, en esta casilla deberemos escribir 9 para que el primero sea el 10. En caso de querer empezar con el 1, pondremos 0.
  • Permite altas: En esta casilla se indica “Si” o “No” según se permite crear altas de documentos en dicho contador. La mayoría de empresas pondrán “Si” enesta opcion ya que si se crea suele estar pensado para ser usado y, en consecuencia, para crear y numerar documentos.
  • Confirmación: En esta casilla se indica “Si” o “No” según
  • Bloqueado: En esta casilla se indica “Si” o “No” según quiera bloquearse el funcionamiento del contador.
  • Por ejercicio: En esta casilla se indica “Si” o “No” según quiera tenerse en cuenta el ejercicio (año) en el que el contador está funcionando. En caso de querer tener en cuenta el ejercicio deberá crearse, en la parte inferior de la ventana “valores de contador” la línea de ejercicio correspondiente al año en curso para que IsiParts funcione correctamente e indicar el “Valor inicial” por el que debe empezar a numerar el contador en el nuevo ejercicio. En caso de poner “No”, en dicha línea se pondrá 0000 en la columna “Ejercicio” y la numeración de los documentos será correlativa. En caso de poner “Sí”, deberá indicarse el “Valor inicial” por el que debe empezar a numerar el contador en el nuevo ejercicio.
  • Recuperar número: En esta casilla se indica “Si” o “No” según se permita recuperar o no una línea de contador que ha sido eliminada (albarán eliminado). Es decir, el contador dejará libre la numeración del documento eliminado para que pueda ser usado por otro y se mantenga la numeración correlativa o, en caso contrario, la numeración presentará huecos. En este segundo caso, por ejemplo, tendríamos el 1, 2, 3, 7, 8, 9, etc; presentando huecos en el 4, 5 y 6 por haberlos eliminado y por tener definido “No” en “Recuperar número” de dicho contador. Para evitar estos huecos pueden generarse abonos en lugar de eliminar.

Configuración inicial “semi automática” de los contadores de almacén

Al abrir esta función desde cero, en la configuración inicial que realiza una empresa cuando empieza a trabajar con IsiParts, encontramos esta tabla vacía. Para que los datos se rellenen de un modo “semi automático”, sólo en el caso de los “Contadores de Almacén”, puede resultar útil crearlos primero en su función específica y a continuación, realizar los movimientos y operaciones más habituales de almacén para que IsiParts, en este caso, cree los contadores de forma automática. Como IsiParts no encontraría la información de contadores de almacén dentro de la función de “Contadores” crearía, de forma automática, su línea de contador para el movimiento concreto (albarán, factura, etc.); rellenando algunas de las celdas con el texto ** (asteriscos) para que IsiParts pueda funcionar correctamente.

El usuario, a continuación, podría abrir la función “Contadores” para editar dichos datos y aprovechar que IsiParts ha creado el registro de forma automática, ahorrando así algo de tiempo en la configuración inicial de los contadores. También pueden crearse manualmente desde cero si así se desea.

Valores de contador

En el segundo bloque de esta misma pantalla se informa de los cambios realizados sobre cada contador, registrando algunos datos de dicha modificación y/o creación de registros como:

  • Ejercicio: En esta celda debe introducirse 0000 en caso de haber definido “No” en “Por ejercicio” de la tabla superior. En caso de haber definido “Si” (para tener en cuenta el ejercicio) deberá crearse la línea de registro de contador de dicho año escribiendo, por ejemplo 2015 en lugar de 0000 para que el contador funcione correctamente en el ejercicio en curso.
  • Valor contador: En esta casilla debe escribirse el mismo valor que se ha escrito en la casilla “Valor inicial” de la tabla superior. En algunos casos, las empresas pueden trabajar sin contador por ejercicio y para diferenciar un año del siguiente dentro de un contador con numeración correlativa definen como “Valor inicial” en la tabla superior el último número de documento creado por el contado en el año anterior.Por ejemplo (Se trabaja sin ejercicio en curso para el contador ALBARAN):Año 2014 último documento 23.456
    Año 2015 “Valor inicial”: 23.456De este modo, el contador empezará a numerar por el siguiente a 23.456, siendo el 23.457 el primer documento de contador ALBARAN 2015 sin que necesariamente se trabaje con “Ejercicio”.
  • Fecha de alta: Fecha de alta del contador, registrada automáticamente por IsiParts.
  • Fecha de modificación: Fecha de modificación del contador, registrada automáticamente por IsiParts.
  • Hora de modificación: Hora de modificación del contador, registrada automáticamente por IsiParts.
  • Usuario modificación: Usuario de IsiParts que ha realizado cambios o creado contadores, registrado automáticamente por IsiParts.
  • Nombre: Descriptivo del usuario que ha realizado cambios o creado contadores, registrado automáticamente por IsiParts.

Menú superior

Desde el menú superior pueden realizarse las mismas opciones disponibles desde los botones habilitados en la pantalla principal, y algunas otras que se detallan a continuación:

Menú “Archivo”

  • Crear: Crea una nueva línea de registro.
  • Borrar: Borra el contador seleccionado.
  • Guardar: Guarda las modificaciones realizadas.
  • Cancelar: Cancela la operación.
  • Imprimir: Se ofrece un informe detalle de los contadores aquí definidos y se visualiza en pantalla, se imprime o se guarda el fichero en el ordenador, dependiendo del formato de salida del informe que se escoja.
  • Salir: Sale de la función.

Menú “Edición”

  • Seleccionar todo: Selecciona todas las líneas de registros de contadores para aplicar una acción en grupo.

Menú “Ver”

  • Refrescar datos F5: Refresca los datos actualizando la información que otro usuario puede haber modificado desde otra sesión paralela en IsiParts.
  • Ir inicio: Ctrl + home, el cursor se ubica en el primer registro de la tabla.
  • Ir final: Ctrl + End, el cursor se ubica en el último registro de la tabla.