Depósitos de facturación anticipada

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Dentro de la «Gestión de Almacén», «Menú Pedidos/Albaranes de clientes» encontramos la función «Depósitos facturación anticipada». Esta opción permite crear y gestionar el material que queda en situación de «depósito» y que está reservado para el cliente que lo ha comprado de un modo anticipado. Los depósitos suelen darse en situaciones en las que el cliente aprovecha alguna oferta y compra grandes cantidades de material de un modo anticipado pero no quiere que le sea servido hasta que él lo vaya solicitando, ya que no dispone de suficiente espacio en su almacén para guardarlo.

Existe la posibilidad de emitir el listado “Informe rentabilidad de depósitos” (infRentaDep) (Menú Estadísticas Almacén) para poder analizar y conocer el beneficio o la pérdida que representa un “Depósito de facturación anticipada” (entmatdeposito) respecto a la venta habitual de los mismos artículos. Se podrá escoger el formato del listado según se desee más “Detallado” o “resumido”.

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

Dificultades en la gestión de depósitos que restan stock

La dificultad que implica guardar grandes cantidades de material en depósito durante mucho tiempo hasta que éste sea servido al cliente implica que:

  • IsiParts tenga que tener en cuenta esa reserva de material, compre material para poder servir todo el depósito y reste el stock de las existencias.
  • Que el almacén propio gestione dicho depósito y disponga de lugar suficiente para almacenar todo el material hasta que el cliente quiera que le sea servido.

En muchos casos, esta previsión puede:

  • Complicar la gestión del almacén y tener ocupadas ubicaciones durante mucho tiempo sin servir el material en depósito.
  • Puede darse el caso que el material en depósito sea de naturaleza caduca y/o que pueda deteriorarse fácilmente con el tiempo. Cuando esto ocurre, es mejor hacer el pedido a proveedor en el momento en que el cliente solicite que le sea servido.
En cualquiera de las dos situaciones descritas sería aconsejable trabajar con la creación de depósitos que «NO tengan en cuenta el stock» en el momento de ser creados, aunque también existe la posibilidad de trabajar con depósitos que «SÍ restan stock». Pueden tenerse tantos depósitos como se quiera, y cada uno con un modo de trabajar distinto, teniendo o no en cuenta el stock. Esta parametrización se define en el momento de la creación del depósito.

Tipo de depósitos

La función «Depósitos facturación anticipada» permite crear dos tipos de depósito:

  • Depósito que NO resta stock en el momento de ser creado: Libera las ubicaciones del almacén, no se realiza pedido a proeedor o reaprovisionamiento entre almacenes hasta que el cliente solicita que le sea servido, se factura su totalidad en el momento de su creación. Con esta opción no es obligatorio el disponer de stock en el momento de la creación del depósito.
  • Despósito que SI resta stock en el momento de crearlo: Debe realizarse el pedido a proveedor, ubicar el material en el almacén y facturarse en su totalidad en el momento de la creación.
En cualquier caso, los depósitos SIEMPRE se facturan en su totalidad en el momento de creación.

Estados de los depósitos

Los «Depósitos de facturación anticipada» pueden tener diferentes estados:

  • Abierto: Despósito del que todavía quedan entregas pendientes de realizar.
  • Cerrado: Todo el material está entregado.
  • Forzado: Se ha cerrado sin estar todo el material entregado. Esta función permite «Cerrar» un depósito abierto cuando no se ha realizado la entrega total del material. Este tipo de «cierre» bloqueará el depósito para más movimientos y entregas hasta que no se «Reabra el depósito forzado» por aquellos usuarios que dispongan de permiso para ello. El estado «forzado» está pensado para aquellos casos en los que el cliente se ha olvidado de que existe dicho depósito y han pasado años desde que no ha reclamado que le sea servido el material. También puede usarse para cerrar un depósito por cualquier situación que no sea la entrega total del depósito.

Creación de un nuevo depósito

Depósitos facturación anticipada - crear nuevo albarán

Para crear un depósito nuevo es necesario abrir el menú «Archivo» y seleccionar la opción «Crear nuevo albarán de depósito». 

Identificación del usuario, destino y datos del albarán

Tras seleccionar esta opción se abre una ventana emergente donde se solicitan los siguientes datos:

  • Identificación del usuario
    • Usuario: Identificación del usuario que está realizando el depósito.
  • Destino
    • Cliente: Seleccionar el cliente para el que se va a crear el depósito, pudiéndose utilizar aquí la herramienta de búsqueda prismáticos.
  • Datos albarán
    • Vendedor / Comisión: Código de vendedor y comisión asignada en la ficha de cliente. Este código aparecerá impreso en el albarán como código de «representante».
    • 2º Vendedor / Comisión: Código de segundo vendedor y comisión asignada.
    • Pedido cliente: Número de pedido que proporciona el cliente para su pedido. Este número no se proporciona desde IsiParts, lo facilita el cliente y es opcional.
      En la solicitud de estos datos, se tendrá en cuenta el modo de trabajo que tenga definido la empresa en “Omisiones de Almacén”, mediante la selección del parámetro “Asociar vendedor por línea” que permitirá introducir estos datos desde la cabecera o desde las líneas del documento.

Reservar material sin restar stock: Seleccionar esta casilla cuando NO se quiere tener en cuenta el stock en la creación del depósito.

Se tendrá en cuenta la forma de pago del cliente definida en su ficha y no se permitirá realizar depósitos de venta anticipada para clientes de contado. En tal caso, IsiParts emitirá el mensaje «No se pueden hacer depósitos a clientes de contado».

En la mayoría de casos, y debido a la dimensión de este tipo de pedidos, el programa mostrará un mensaje avisando que no se dispone de suficiente stock en el almacén. En estos casos es necesario pulsar «Aceptar» para seguidamente pulsar «Generar albarán». Con la opción «Reservar material sin restar stock» seleccionada, no es obligatorio el disponer de stock en el momento de la creación del depósito. entMatdeposito-nodisponestock

Referencias

Tras haber introducido esta información, el usuario debe proceder a «Guardar» los datos y a seleccionar las referencias que componen el depósito. En el apartado «Referencias» se pueden indicar los siguientes datos por línea:

  • Referencia
  • Cantidad
  • Precio
  • Dto1
  • Dto2
  • Dto3
  • Vendedor: En caso de tener activado este dato por configuración, desde la función “Omisiones de almacén” (omisiones-alm), en la pestaña “Ventas”, opción “Asociar vendedor por línea”, será obligado introducir el código del vendedor por línea. La aplicación emitirá un mensaje avisando que este dato es obligatorio y no permitirá proceder con la generación del albarán.
    Depósitos facturación anticipada - Vendedor obligatorio
  • % Comisión: En caso de tener activado este dato por configuración, desde la función “Omisiones de almacén” (omisiones-alm), en la pestaña “Ventas”, opción “Porcentaje comisión vendedor por línea”, se permitirá introducir el % de comisión.
  • Su pedido: Número de pedido que proporciona el cliente para su pedido. Este número no se proporciona desde IsiParts, lo facilita el cliente y es opcional. Se puede mostrar la columna para introducir este dato creando la acción NRO.PED.EN.LINEAS directamente en “Datos de parametrización” (datos-param).

Para proceder a la finalización del proceso de creación de un depósito debe pulsarse «Generar albarán» y aparecerá un mensaje de confirmación con el número de albarán de crédito que se le ha asignado al depósito creado.
Depósito - Creado el albarán

Ejemplo de albarán de creación de depósito

Depósito facturación anticipada - Albarán

Consulta de un depósito

Para buscar y consultar los depósitos es necesario, en primer lugar, utilizar la casilla «Cliente» del bloque «Selección» y seleccionar el cliente para el que queremos buscar el depósito, utilizando la herramienta de búsqueda prismáticos si así se desea. A continuación debe pulsarse el icono «Validación» que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla y aparecerán los diferentes depósitos que tiene ese cliente, con la información siguiente:

Desglose material en depósito

  • Documento: Código del documento, el albarán de crédito creado para el depósito seleccionado.
  • Referencia: Referencia que conforma el depósito realizado.
  • Descripción: Texto descriptivo de la referencia.
  • Fecha: Fecha de la creación del depósito.
  • Cantidad disponible: Cantidad existente en ese momento en el stock de la empresa.
  • Cantidad en depósito: Cantidad total solicitada en el depósito.
  • Cantidad restante: Cantidad todavía pendiente de ser servida al cliente.
  • Cantidad a entregar: Cantidad que se irá modificando según nos indique el cliente para hacer las entregas parciales del depósito. Esta cantidad será la que se irá sirviendo al cliente y debe modificarse manualmente cuando se realizan diferentes entregas.
  • Sin reservar stock: Cuando el depósito se haya creado «sin restar/reservar stock» se mostrará un «S» en esta columna. Cuando aparezca aquí una «N» se estará indicando que la mercancía en depósito está reservada, es decir, disponible para ser servida y que resta stock.
  • Estado depósito: Se indica el estado de dicho depósito, que puede ser «abierto», «cerrado» o «forzado».
  • Alm Entrega: Se permite modificar el almacén que realiza la entrega, pudiendo entregar la mercancía desde otro almacén distinto al que realizó el depósito. Al modificar el “Almacén de entrega” se actualizará la cantidad disponible de stock del almacén informado en la columna “Stk. Alm. Entrega”. Las entregas se registrarán en el histórico de movimientos de la referencia como entregas realizadas desde el nuevo almacén informado.
  • Stk. Alm Entrega: Cantidad disponible de stock del almacén informado en la columna anterior “Alm. Entrega”.

Una vez seleccionado el depósito en el bloque «Desglose material en depósito», se mostrará en la parte inferior, en el módulo «Entregas referencia XXXXX» el detalle de las diferentes entregas que se han ido realizando sobre dicho depósito.

Realizar entregas de depósito

Para realizar entregas parciales o totales de los depósitos de un cliente es necesario:

  • Modificar la columna «cantidad a entregar», una vez seleccionado el depósito.
  • Seleccionar la opción «Entregar depósito» del menú «Archivo» o de las opciones que se abren utilizando el botón derecho del ratón, o el botón «Entregar material» que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla.
  • Pulsar «Aceptar» en el mensaje emergente que indica que se realizará la entrega.
  • Selección dirección y modo de envío: Definir los campos aquí solicitados.
  • Pulsar «Aceptar» en el mensaje que informa que se ha enviado correctamente y la entrega se registrará en el bloque «Entregas referencia XXXX» de la parte inferior de la pantalla.


Deshacer entregas

Mediante el uso del botón derecho del ratón sobre una entrega realizada se podrá «Deshacer entrega», siempre y cuando la mercancía todavía no haya sido gestionada desde la PDA.


Tipos de movimientos registrados

En el proceso de creación y entrega de un depósito intervienen diferentes tipos de movimientos, que quedarán registrados en la «Consulta histórico de movimientos» como:

  • SFA (Salida facturación anticipada): Movimiento registrado en la creación depósito que «NO» resta stock (cuando se ha seleccionado «Reservar aterial sin restar stock»). Visualmente se muestra la cantidad vendida pero no lo resta del stock de almacén ni cuenta como consumo. También se muestra el número de albarán de crédito creado.
  • SAC (Salida albarán de crédito): Movimiento que se registra tras la creación de un depósito normal, aquel que rebaja stock y tiene en cuenta consumo. Registra un movimiento de salida de albarán de crédito normal.
  • SRV (Salida Regularización de Venta): Registra el movimiento de entrega de material en depósito facturado con o sin restado de stock. Este es el movimiento que se registra siempre que se realiza una entrega de material en depósito. Para visualizar que se ha realizado una entrega de depósito que NO tenía en cuenta el stock, el movimiento SRV registra en su «Descripción» el texto «Regularización S.F..A» a modo informativo.
    Internamente, IsiParts comprobará que se trata de una entrega de mercancía en depósito para permitir realizarla al usuario, aunque éste NO tenga permiso para «Regularizar stock» (pestaña «Almacén») en el «Mnto. Usuarios y Seguridad» (gseguridad).

% Stock mínimo de seguridad en depósitos

Se ha creado una alerta de aviso en el cálculo del reaprovisionamiento de proveedor para que aparezca cuando el stock disminuye de un % (stock de seguridad) de la cantidad pendiente de servir del total del depósito. El porcentaje será común para todos los depósitos. Para configurarlo es necesario ir a “Omisiones Almacén”, “Compras” (Gestión Almacén, Menú Tablas Generales Almacén) y poner el % que se desee en el campo “Porcentaje stock mínimo depósitos facturación anticipada”. Existe un proceso creado en las «Tareas programadas» para programar este aviso.


Opciones del menú «Archivo»

Es necesario crear el modelo de impresión para albaranes de entrega de depósitos en la función «Mnto. Modelos de impresión». Seleccionar carpeta «Almacén», «Albaranes» y crear el modelo «albent» .

  • Entregar material: Opción seleccionable también con el botón derecho del ratón; permite hacer una entrega parcial o total del depósito una vez editado el valor de la columna «Cantidad a entregar».
  • Crear nuevo albarán de depósito: Para crear un nuevo depósito y su correspondiente albarán de crédito.
  • Eliminar líneas de albarán de depósito: Eliminar líneas del depósito.
  • Forzar cierre / Reabrir depósito forzado: Esta función permite «Cerrar» un depósito abierto cuando no se ha realizado la entrega total del material. Este tipo de «cierre» bloqueará el depósito para más movimientos y entregas hasta que no se «Reabra el depósito forzado» por aquellos usuarios que dispongan de permiso para ello. El estado «forzado» está pensado para aquellos casos en los que el cliente se ha olvidado de que existe dicho depósito y han pasado años desde que no ha reclamado que le sea servido el material. También puede usarse para cerrar un depósito por cualquier situación que no sea la entrega total del depósito.
  • Imprimir albarán de entrega: Imprimir solo el albarán de entrega parcial.
  • Imprimir albarán de venta completo: Imprimir todo el albarán de entrega del depósito.
  • Listado referencias en depósito: Impresión del listado de stock en depósito sin reservar.
  • Salir

Opciones disponibles con el botón derecho del ratón


Seleccionando un depósito y pulsando el botón derecho del ratón se accede a diferentes opciones:

  • Crear nuevo albarán de depósito: Se accede a la creación de un nuevo depósito.
  • Eliminar líneas de albarán de depósito: Se imprimen las líneas que contiene el albarán de depósito.
  • Imprimir albarán de venta completo: Reimprime albaranes de venta de depósito, así como de las entregas totales o parciales si se ejecuta el botón derecho del ratón sobre las líneas de depósito.
  • Entregar material: Se accede a la entrega parcial o total de material en depósito.
  • Forzar cierre/reabrir depósito forzado: Permite forzar un cierre o reabrir un depósito, sólo en el supuesto que ese usuario Isi tenga el permiso para realizar esa acción. Para ello es necesario que se active «Permitir cierre y apertura de depósitos» en la función «Depósitos de venta anticipada«, pestaña «Almacén».
  • Cambiar material pendiente de entregar: Permite cambiar el material NO ENTREGADO de un depósito. Este cambio no tiene ninguna repercusión en facturación. Cuando se acceda a la consulta y reimpresión de un documento cuyo material ha sido sustituído, siempre saldrá impresa la referencia sustituta (B) en lugar de la facturada (A).
  • Abonar cantidad no entregada: Permite abonar las referencias no entregadas de un depósito, parcial o totalmente, quedando en este último caso cerrado el depósito. IsiParts realizará el albarán por cantidad no entregada correspondiente.
  • Imprimir albarán de entrega: Imprime el albarán de entrega correspondiente al depósito seleccionado.
  • Listado referencias en depósito: Emite un listado de las referencias que están en el depósito seleccionado.
  • Listado de stock en depósitos sin reservar: Emite un listado del stock disponible de las referencias del depósito cuando éste fue realizado sin reservar stock.