Consulta e impresión de facturas

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Dentro de la «Gestión de Almacén», «Menú Facturación de Clientes» existe la función «Consulta e impresión de facturas». Desde esta función se permite la consulta e impresión de la facturación de los clientes mediante su filtro por diferentes criterios. Desde esta misma función se facilita la exportación de la factura a formato XML (FACTURAE) para emitir la factura electrónica exigida a los proveedores de la Administración Pública según obliga la ley.

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

A tener en cuenta sobre la «Consulta e impresión de facturas»

  • La mayoría de usuarios utilizan esta función para realizar los procesos de facturación de crédito mensuales, quincenales, etc.; filtrando por cliente y por fecha o número de factura. Una vez localizada la factura, se imprime para enviarla al cliente por correo ordinario o se envía vía email.
  • Aunque esta función es más utilizada para la consulta e impresión de la facturación de crédito permite, al mismo tiempo, consultar e imprimir las facturas de contado cuando, por ejemplo, un cliente solicita la copia de una factura que en su momento se le entregó desde el mostrador (mtoalbventa).
  • Por norma general, en la impresión de las facturas se tendrán en cuenta los modelos de impresión definidos para el cliente desde la función “Configuración impresión por cliente” (confImpCli) (Menú Parametrización Almacén).
  • Desde esta función sólo se pueden consultar y exportar a formato XML FACTURAE las facturas de Almacén. Para exportar las facturas de «Taller» o «Comercial» a XML es necesario abrir la función «Mantenimiento IVA repercutido» (iva-mant) dentro de la «Gestión Administrativa», «Menú Gestión de IVA Prov/Cte».
    Manual FACTURAE

Criterios de selección

En primer lugar es necesario localizar la factura que se quiere consultar y/o reimprimir. Para ello se dispone de un primer bloque que permite buscar una factura mediante su filtro por diferentes criterios de selección.

Filtros

Dentro de las opciones de la cabecera encontramos los criterios de selección que se detallan a continuación:

  • EjercicioEjercicio fiscal sobre el que se realiza la consulta de facturas.
  • Nº facturación: Número de la factura.
  • Serie: Serie de facturación de la factura que se quiere consultar.
  • Contador: En este desplegable debe seleccionarse el contador de la factura.
  • Cliente: Al marcar esta casilla se accede a la ventana emergente de selección de códigos de cliente, desde donde el usuario podrá seleccionar un rango de códigos de cliente, un listado, o un solo cliente sobre el que consultar o reimprimir facturas.
  • Documento: Mediante las dos celdas disponibles se podrá indicar un rango de números de documentos (facturas) a filtrar en pantalla.
  • Fecha de factura: Mediante esta opción se podrán filtrar las facturas por rango de fechas.

Desde el 15 de enero 2015 la Administración Pública exije que sean emitidas las facturas en formato XML y que éstas sean cargadas en el sistema mediante la web FACe habilitada como punto de entradas de facturas. Desde IsiParts se facilita la exportación de facturas al formato indicado y, posteriormente, la empresa debe acceder al portal FACe e «Importar» la/s factura/s mediante la opción disponible en el menú izquierdo de la aplicación de escritorio. Es importante descargar previamente el archivo TaxRates.properties, un fichero que aparece en la parte inferior de la pantalla de facturae.es relacionado con los tipos de IVA para evitar así posibles errores de base de datos que detecta el programa de Hacienda al efectuar la importación.

Opciones de impresión de factura

Además de los filtros disponibles en los criterios de selección de la cabecera, en la parte derecha de la pantalla encontramos algunas opciones que se pueden seleccionar para que la/s factura/s seleccionadas se emitan según:

  • Impresión en papel: En esta opción debe seleccionarse «Si» , «No» o «Todos» según se quiera sacar la impresión en papel de la factura (o no) seleccionada; o «Todos» cuando se quiera sacar en papel la impresión de todas las facturas, independientemente de la selección realizada.
  • Factura electrónica: En esta opción debe seleccionarse «Si» , «No» o «Todos» según se quiera emitir la factura electrónica (o no) de la factura seleccionada; o «Todos» cuando se quiera emitir con formato factura electrónica todas las facturas, independientemente de la selección realizada.
  • Envío de e-mail: En esta opción debe seleccionarse «Si» , «No» o «Todos» según se quiera enviar por email (o no) la factura seleccionada; o «Todos» cuando se quiera enviar por email todas las facturas, independientemente de la selección realizada. La factura se enviará por correo electrónico al email definido en la ficha del cliente y desde la cuenta de correo configurada en «Omisiones» generales de IsiParts.

Facturas

Tras haber filtrado por los criterios de selección disponibles en la cabecera de la función, en este bloque aparecen las facturas del cliente ordenadas por número de documento. Se puede modificar el orden de las columnas mostradas en este bloque mediante el arrastre con el cursor.

Los datos aquí ofrecidos son los siguientes:

  • Empresa: Código de la empresa que ha facturado.
  • Ejercicio: Año sobre el que se realiza la consulta de facturas.
  • Serie de facturación: Serie de facturación de la factura consultada.
  • Contador: Código del contador de la factura consultada.
  • Documento: Número de contador interno de documento.
  • Fecha factura: Fecha de la factura consultada.
  • Cliente: Código de cliente Isi.
  • Razón social: Nombre del código de cliente Isi del campo anterior.
  • C / A: Cargo u abono, según se trate de una factura de venta o un abono.
  • Importe total: Importe de la factura.
  • Modo de pago: Código correspondiente al modo de pago asignado para la factura y el cliente consultado. Este dato se encuentra en la ficha de cliente, en la pestaña «Datos facturación» de una serie de facturación concreta.
  • Almacén: Código de almacén que ha realizado la venta.
  • Descripción almacén: Descriptivo del código de almacén del campo anterior.
  • Descripción modo de pago: Descriptivo correspondiente al modo de pago asignado para la factura y el cliente consultado.
  • Porte: Código del tipo de porte asignado para la factura (Ejemplo: S/C sin cargo).
  • Descripción PC: Descriptivo textual del código de portes del campo anterior.
  • Div: Código de divisa en caso de realizar la venta con una moneda diferente a la nacional.
  • Descripción divisa: Textual descriptivo del código de divisa del campo anterior.
  • Usuario: Código del usuario Isi que realiza la consulta e impresión.
  • Nombre de usuario: Nombre del usuario Isi que realiza la consulta e impresión.
  • Dto pp: Código de descuento pronto pago, definido como un descuento aplicable al usuario en caso de realizar un pago por avanzado. Este dato se encuentra en la ficha de cliente, en la pestaña «Datos facturación» de una serie de facturación concreta.
  • Descripción descuento pronto pago: Descriptivo textual del código de descuento pronto pago del campo anterior.
  • IVA: Código de IVA de la factura.
  • Descripción IVA: Descriptivo textual del código de IVA del campo anterior.
  • Re Eq (Recargo equivalencia): Recargo que debe aplicarse a algunas empresas que debido a su tipo de licencia fiscal (de actividad) deben serle cargados unos % de recargo en las ventas.
  • Descripción recargo financiero: Descriptivo del campo anterior.
  • Act: Actividad del cliente sobre el que se consulta la factura.
  • Fecha traspaso IVA: Fecha de traspaso de IVA; esta fecha puede ser diferente a la de la factura cuando se trata de facturas de contado, en algunos casos como el descrito esta fecha de traspaso de IVA puede ser 2 o 3 días después de la emisión de la factura.
  • Fecha tra ctb (fecha traspaso a contabilidad): Fecha de traspaso a contabilidad de la factura consultada.
  • Fecha de comunicaciones: Fecha de comunicación con otras plataformas como i2i.
  • Número de bultos: Número de paquetes que conforman la factura consultada con todos sus albaranes.

Opciones botón derecho del ratón

Una vez seleccionado un registro, es decir, una factura, existen diferentes opciones que pueden ejecutarse mediante el uso del botón derecho del mouse. Estas opciones son las siguientes:

  • Datos de la factura: Se accede a la pantalla detalle de los datos de la factura seleccionada.
  • Seleccionar todas las facturas: Selecciona todas las facturas/registros del bloque «Facturas».
  • Seleccionar columnas: Abre la ventana emergente que permite la selección por columnas, mostrando u ocultando las columnas de este bloque una vez parametrizado.
  • Imprimir facturas en papel: Imprime la/s factura/s seleccionadas en papel por la impresora configurada.
  • Enviar facturas según ficha del cliente: Utiliza el modo de envío de facturas asignado para el cliente en su ficha.
  • Imprimir diario:
  • Exportar factura formato FACTURAE: Exporta la/s factura/s seleccionadas a fichero XML, formato necesario para poder emitir facturas electrónicas a la Administración Pública a través de la aplicación de escritorio descargable desde FACe. Se exportará la fecha, el número de albarán, el importe correspondiente a los portes y el descuento pronto pago, cumpliendo con los requisitos que algunos organismos solicitan.
    Manual FACTURAE
  • Exportar fichero Excel: Exporta las facturas seleccionadas a fichero Excel, incluyendo, en la columna «O», la información de la referencia del proveedor preferente.

Abaranes

En este bloque se muestran los diferentes albaranes que conforman la factura arriba seleccionada. La información aquí mostrada también puede personalizarse mediante la opción «Seleccionar columnas» ejecutable con el botón derecho del ratón.

Las columnas y datos aquí mostrados son los siguientes:

  • Ejercicio
  • Serie
  • Contador
  • Documento
  • Cliente
  • Fecha nº albarán
  • Numero de pedido
  • Total albarán
  • Tipo Cliente: Tipo de cliente sobre el que se realiza la consulta de factura y albaranes.
  • Fecha facturado
  • Usuario: Código de usuario que ha realizado la venta.
  • Nombre usuario: Textual descriptivo del usuario que ha realizado la venta.
  • Alm: Código de almacén que ha realizado el albarán consultado.
  • Preparado:
  • Núm. expedición:
  • Hora exp (expedición):

Líneas

Finalmente, en este bloque se muestran las diferentes líneas del pedido, es decir, las líneas de referencias que contienen los diferentes albaranes de la factura consultada.
En este sentido, la información aquí mostrada también puede personalizarse mediante la opción «Seleccionar columnas» ejecutable con el botón derecho del ratón.

Estos son los datos que aquí se visualizan:

  • Documento: Número del alabarán que contiene las referencias de la línea seleccionada.
  • Referencia: Código de la referencia incluída en el albarán.
  • Descripción de la referencia: Textual descriptivo del código de referencia del campo anterior.
  • Almacén: Código del almacén que ha vendido la referencia.
  • Cantidad: Cantidad de artículos incluídos en el albarán.
  • Precio: PVP unitario de la referencia.
  • Dto. 1: Porcentaje de descuento 1 aplicado sobre la referencia incluída en el alabarán.
  • Dto. 2: Porcentaje de descuento 2 aplicado sobre la referencia incluída en el alabarán.
  • Dto. 3: Porcentaje de descuento 3 aplicado sobre la referencia incluída en el alabarán.

Exportar a Factura-e (Factura electrónica)

Desde el 15 de enero de 2015 los proveedores de la Administración Pública están obligados a emitir facturas en formato Factura-e. Desde IsiParts se permite la exportación de facturas a formato Factura-e (XML) para posibilitar su posterior importación desde FACe, el portal habilitado para realizar la introducción de facturas electrónicas a la Administración Pública.

Pasos previos

  • La empresa debe acceder al portal FACe y descargar la aplicación de escritorio.
  • Cuando se tengan las firmas autorizadas, se podrá «Importar» la/s factura/s exportadas a formato XML desde IsiParts, mediante la opción disponible en el menú izquierdo de la aplicación.
  • Es importante descargar antes el archivo TaxRates.properties, un fichero relacionado con los tipos de iva para evitar posibles errores de base de datos que detecta el programa de Hacienda al efectuar la importación.

Exportar factura de «Almacén» desde IsiParts

Las facturas que deben introducirse mediante FACe deben cumplir con algunos requisitos, entre ellos debe tratarse de un fichero XML. IsiParts permite, desde la función «Consulta e impresión de facturas» (Gestión de Almacén», «Menú Facturación de Clientes»), exportar la factura seleccionada a formato XML.

Para ello basta con:

  • Buscar la/s factura/s utilizando los criterios de selección de la cabecera de la función.
  • Seleccionar la/s factura/s y, mediante el uso del botón derecho del ratón, abrir las opciones y seleccionar «Exportar factura formato FACTURAE».
  • A continuación IsiParts solicitará la ruta del PC donde guardar la factura, así como un nombre de archivo.

La composición del nombre del fichero XLM que se exportará para cada una de las facturas seleccionadas se cogerá de la codificación definida por omisión en “Omisiones Gestión Administrativa” (omisiones-adm), pestaña “SII”, campo “Plantilla identif. factura emitida”. Si lo desea, el usuario podrá modificar el nombre del fichero desde esta pantalla antes de exportar definitivamente la factura a XML o dejarlo en blanco para que se coja la codificación larga por defecto EEEESSSCCCCCCCNNNNNNNNN.

En la exportación de facturas a formato FACTURAE (XML), IsiParts truncará la codificación de la referencia de la factura a los 20 dígitos, siendo éste el máximo aceptado por la Administración. Cuando la referencia supere los 20 dígitos de longitud, IsiParts se quedará con los 20 primeros.

Manual FACTURAE

Exportar factura de «Taller» o «Comercial» desde IsiParts

Desde esta función sólo se pueden consultar y exportar a formato XML (Facturae) las facturas de Almacén. Para exportar las facturas de «Taller» o «Comercial» a XML es necesario seguir los pasos siguientes:

  • Abrir la función «Mantenimiento IVA repercutido» (iva-mant) dentro de la «Gestión Administrativa», «Menú Gestión de IVA Prov/Cte».
  • Una vez dentro de la función, es necesario ubicarse en la casilla «Nro. documento» y pulsar F4.
  • A continuación se abrirá la ventana de cnsulta de facturas, donde se encuentran las facturas de «Comercial» y «Taller».
  • En este momento es necesario seleccionar la factura que quiere exportarse a XML y, abriendo las opciones disponibles con el botón derecho del ratón, pulsar «Exportar factura formato FACTURAE».


Opciones del menú superior

Desde el menú superior existen diferentes opciones que pueden ejecutarse, algunas de ellas también ejecutables con las opciones disponibles desde el botón derecho del ratón.

Menú «Archivo»

  • Imprimir facturas: Imprimir las facturas seleccionadas.
  • Imprimir diario: Imprimir diario de facturación.
  • Salir

Menú «Edición»

  • Seleccionar todas las facturas: Permite la selección masiva de todas las facturas para ejecutar, posteriormente, otra acción en grupo como, por ejemplo, imprimir facturas.

Menú «Ver»

  • Seleccionar columnas facturas: Abre la ventana emergente para seleccionar y configurar las columnas de información que quieren mostrarse en el bloque «Facturas».
  • Seleccionar columnas albaranes: Abre la ventana emergente para seleccionar y configurar las columnas de información que quieren mostrarse en el bloque «Albaranes».
  • Seleccionar columnas líneas: Abre la ventana emergente para seleccionar y configurar las columnas de información que quieren mostrarse en el bloque «Líneas».

Menú «Opciones de impresión»

  • Orden: Este desplegable ofrece diferentes opciones de ordenación de la información en los docuementos/facturas que se imprimen. Las opciones de orden que pueden seleccionarse son:
    • Cliente
    • Ejer./Ser.Fac./Contador/Documento
    • Forma de pago/Ciente
    • Nº hojas/Cliente
  • Número de copias según ficha del cliente: Esta opción buscará el número de copias predefinidas en la ficha de cliente para la impresión de facturas, en la pestaña «Datos facturación», seleccionando una serie de facturación concreta, y pulsando el botón «Modificar». La ventana que aquí se muestra permite modificar los datos de «Impresión de documentos», donde se encuentra el número de copias para el cliente, así como el recargo financiero, el descuento pronto pago, etc. Muchos de los datos que se muestran en las columnas de los bloques «Facturas», «Albaranes» y «Líneas».
  • Imprimir copia antes que originales: Esta opciçon permite definir un orden de impresión donde las copias se imprimirán antes que las facturas originales.

Ficha cliente – Datos facturación – Mantenimiento de datos por serie de facturación

La función ficha de cliente (Menú Gestión Terceros) y la información en ella incorporada serán datos que esta función detecta y muestra en las columnas de cada apartado (facturas, albaranes, líneas). La mayoría de estos datos se encuentran en la pestaña «Datos facturación», seleccionando una serie de facturación concreta y pulsando el botón «Modificar». La ventana que aquí se muestra permite modificar los «Datos de venta», donde se encuentra:

  • Número de copias para el cliente
  • Actividad
  • Recargo financiero
  • Descuento pronto pago
  • Iva (código de Iva)
  • Portes
  • Transportista
  • Modo de entrega
  • etc.

Opciones con el botón derecho

Pulsando el botón derecho sobre una factura seleccionada se abren diferentes opciones que permiten:

  • Datos de la factura: Pulsando esta opción se abre una ventana emergente con los datos de la factura; es decir, datos del documento, datos del cliente, fecha de traspaso a contabilidad, fecha de traspaso a IVA, etc.
    Datos de la factura
  • Seleccionar todas las facturas: Pulsando esta opción se seleccionarán todas las facturas de la ventana para poder ejecutar una acción en masa.
  • Seleccionar columnas: Al seleccionar esta opción, se abre una ventana emergente donde se permite añadir o quitar información de las columnas que se muestran en el bloque «Facturas».
    Añadir o quitar columnas de información de facturas
  • Imprimir facturas en papel: Pulsando esta opción se abrirá la ventana de asistente a la impresión con la opción de salida «Impresora» predefinida para el usuario.
  • Enviar facturas según ficha cliente: Al seleccionar esta opción, la aplicación irá a buscar la información de modo de envío de documentos definida en la ficha de cada cliente, pestaña «Envíos» (fax, email, impresión) y ejecutará las opciones que correspondan en cada una de las facturas seleccionadas.
  • Creación de fichero PDF: Mediante esta opción el usuario tiene la posibilidad de exportar las facturas de crédito de almacén seleccionadas a formato PDF. Se abrirá una ventana emergente desde la que el usuario deberá indicar el «Directorio» del PC donde guardar los PDFs, así como un «Modelo genérico» de impresión. Se tendrá que indicar obligatoriamente el modelo genérico para imprimir las facturas de crédito ya que, en caso de no encontrar un modelo en las funciones “Configuración impresión por documento” (confImpUsuDoc) ni en “Configuración impresión por cliente” (conImpcli) se aplicará el modelo genérico aquí indicado. Para descargar las facturas varias / facturas de servicio en formato PDF el usuario deberá acceder a la función «Consulta Facturas» (SrvFacCons), donde encontrará la misma opción mediante el botón derecho del ratón o desde el menú superior «Archivo». Cuando el usuario acceda desde menú «Archivo» y no haya seleccionado previamente ninguna factura, se habilitará un bloque de filtrado por «Criterios de selección» desde el que el usuario podrá realizar una selección de facturas a generar en PDF directamente desde esta opción.
  • Imprimir diario: Se imprimirá un resumen del diario de facturación, en lugar de las facturas independientemente.
  • Exportar factura formato FACTURAE: Exportar las facturas seleccionadas a XML para poderlas enviar a la Administración Pública.
  • Exportar factura a Excel: Se permita exportar una o varias facturas a formato Excel. Se abrirá una ventana donde debe escribirse el nombre del fichero y definir la ruta del PC donde debe ser guardado. Finalmente, debe pulsarse “Exportar a Excel” y se generará el fichero con los datos siguientes: Factura, cliente, albarán, cantidad, P.V.P., descuentos, neto línea, referencia, fecha albarán, cliente agrupado, descripción, marca y familia. Se exportarán tantos registros como líneas de albaranes que conforman cada una de las facturas seleccionadas. Se añadirá en la columna «O» del fichero exportado la información de la referencia del proveedor preferente.
    Exportar facturas a Excel
    Consulta e impresión de facturas - Exportar a Excel - Fichero