Gestor de expediciones

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Más sobre gestión de repartos en rutas

El «Gestor de expediciones» (Gestión Almacén, Menú Pedidos/Albaranes de Clientes, Menú Pedidos Pendientes de Servir) permite «crear expediciones» de documentos ya generados (ventas de «Mostrador» y pedidos de cliente), cuya mercancía ya está preparada para ser enviada al cliente. Las expediciones permiten lanzar rutas de reparto de mercancía (entregas) incluyendo, si se desea, documentos de abono y recogidas de mercancía procedente de «Devoluciones de cliente». Para incluir los documentos de abono, deberá activarse la opción creando el parámetro «EXPEDICION.CON.ABONOS» desde «Datos de parametrización» (datos-param).

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

VÍDEO TUTORIAL

Proceso de venta desde «Mostrador» y pedido de cliente desde «Entrada Pedidos de cliente»; extracción de mercancía desde PDA e inclusión de ambos documentos en una expedición de la ruta BARCELONA.

App isiRutas para la gestión del reparto. Esta app permite a los repartidores gestionar las entregas y recogidas de mercancía pendientes.

CONTEXTO – PREGUNTAS PREVIAS

¿Para qué sirve el Gestor de expediciones?

El «Gestor de expediciones» permite “crear expediciones” de documentos ya generados (ventas de “Mostrador” y «Pedidos de cliente»), cuya mercancía ya está preparada para ser enviada al cliente. Las expediciones permiten lanzar rutas de reparto de mercancía (entregas) incluyendo, si se desea, documentos de abono y recogidas de mercancía procedente de “Devoluciones de cliente”.

¿De dónde proceden los documentos que se visualizan en el Gestor de expediciones?

Los documentos cuya mercancía pendiente de ser entregada se muestren en el «Gestor de expediciones» procederán, principalmente, de:

  • Los pedidos creados desde «Entrada pedidos de Cliente» (mtopedidoscli) que tengan una ruta o agencia de transportes asignada; y que hayan sido extraídos y preparados desde la PDA.
  • También podrán mostrarse en el «Gestor de expediciones» aquellos documentos que procedan del «Mostrador» cuando el parámetro “No mostrar ventas en gestor de expediciones” de las “Omisiones de almacén” (omisiones-alm), pestaña “Ventas” esté desmarcado.
¿Cómo se excluirá la mercancía que se entrega en tienda al cliente de los documentos a incluir en una expedición?

Para que las ventas desde el «Mostrador» (mtoalbventa) se vayan al «Gestor de expediciones» (gestorexp), el parámetro “No mostrar ventas en gestor de expediciones” de las “Omisiones de almacén” (omisiones-alm), pestaña “Ventas” deberá estar desmarcado. De ser así, por defecto, todos los documentos del «Mostrador» que tengan asignado un modo de entrega con «transportista» o «ruta» se irán al «Gestor de expediciones», excluyendo la siguiente mercancía:

  • La empresa trabaja en todos/algunos almacenes con PDA: Cuando la empresa trabaja en algún/todos los almacenes con PDA, para que la mercancía pueda ser extraída mediante el dispositivo lector de código de barras y que el operario la visualice en su PDA, el pedido de cliente deberá crearse desde la función «Entrada pedidos de Cliente» (mtopedidoscli). Es por ello que la empresa también tendrá configurada la función «Omisiones gestión logística PDA» (omialmpda), desde donde podrá indicar un «modo de entrega» específico para los «Pedidos Mostrador», que serán aquellos que NO deben ser enviados ni incluidos en reparto ya que el cliente lo recoge en tienda. Los «Pedidos de cliente» que, en su creación, se creen indicando el «modo de entrega» destinado para los «Pedidos Mostrador», no se irán al «Gestor de expediciones» con lo que no se excluirán del reparto.
  • La empresa NO trabaja con PDA: Estas empresas utilizan la función «Mostrador» (mtoalbventa) en todos los casos; es por ello que no tienen configuradas las «Omisiones gestión logística PDA» (omialmpda). Para excluir la mercancía que el cliente recoge en tienda (en el Mostrador) de la mercancía a incluir en reparto por ruta o transportista al crear una expedición; deberán acceder a la función «Mnto. Condiciones de expedición» y:
    • Crear una línea donde «Todos» los almacenes y «todas» las rutas tendrán un «NO» en la columna «Inc/Exc» (todo se excluirá del gestor de expediciones) y seguidamente;
    • Creará tantas líneas como combinatorias de almacén/ruta sí se quieran incluir en el gestor de expediciones.
¿En qué momento/fase se mostrarán los documentos procedentes de pedidos de cliente gestionados desde la PDA en el Gestor de expediciones?

Para que los documentos procedentes de una «Entrada de pedidos de cliente» se muestren en el «Gestor de expediciones» será necesario que antes se haga la extracción de la mercancía desde la «PDA – Salidas de mercancía» y se emita el documento. En ese momento desaparecerá de la PDA y se mostrará en el «Gestor de expediciones».

¿Las expediciones creadas se podrán ver y gestionar desde la app isiRutas?

La empresa podrá contratar la aplicación isiRutas que permite gestionar las entregas y recogidas de mercancía desde un app. En caso de contratar y vincular isiParts con isiRutas, al añadir documentos y «Crear una expedición», los repartidores de la empresa visualizarán dichas entregas en las rutas que verán al abrir su app isiRutas.

CONFIGURACIÓN

Esquema de configuración de la forma de trabajo en expedición de mercancía

Descargar esquema

Enviar ventas de “Mostrador” al “Gestor de expediciones”

Para que las ventas desde «Mostrador» (mtoalbventa) se muestren en el «Gestor de expediciones» (gestorexp) el usuario deberá acceder a las “Omisiones de almacén” (omisiones-alm), pestaña “Ventas” y desmarcar el parámetro “No mostrar ventas en gestor de expediciones”.

De ser así, por defecto, todos los documentos del «Mostrador» que tengan asignado un modo de entrega con «transportista» o «ruta» se irán al «Gestor de expediciones», excluyendo la siguiente mercancía:

  • La empresa trabaja en todos/algunos almacenes con PDA: Cuando la empresa trabaja en algún/todos los almacenes con PDA, para que la mercancía pueda ser extraída mediante el dispositivo lector de código de barras y que el operario la visualice en su PDA, el pedido de cliente deberá crearse desde la función «Entrada pedidos de Cliente» (mtopedidoscli). Es por ello que la empresa también tendrá configurada la función «Omisiones gestión logística PDA» (omialmpda), desde donde podrá indicar un «modo de entrega» específico para los «Pedidos Mostrador», que serán aquellos que NO deben ser enviados ni incluidos en reparto ya que el cliente lo recoge en tienda. Los «Pedidos de cliente» que, en su creación, se creen indicando el «modo de entrega» destinado para los «Pedidos Mostrador», no se irán al «Gestor de expediciones» con lo que no se excluirán del reparto.
  • La empresa NO trabaja con PDA: Estas empresas utilizan la función «Mostrador» (mtoalbventa) en todos los casos; es por ello que no tienen configuradas las «Omisiones gestión logística PDA» (omialmpda). Para excluir la mercancía que el cliente recoge en tienda (en el Mostrador) de la mercancía a incluir en reparto por ruta o transportista al crear una expedición; deberán acceder a la función «Mnto. Condiciones de expedición» y:
    • Crear una línea donde «Todos» los almacenes y «todas» las rutas tendrán un «NO» en la columna «Inc/Exc» (todo se excluirá del gestor de expediciones) y seguidamente;
    • Creará tantas líneas como combinatorias de almacén/ruta sí se quieran incluir en el gestor de expediciones.

Crear reglas sobre las acciones a realizar al crear una expedición en “Mnto. Condiciones expedición”

Desde la función «Mnto. Condiciones de expedición» (mtoCondDocExp) la empresa podrá crear «reglas» para que, cuando el responsable logístico pulse el botón «Crear expedición» (dependiendo del almacén, la ruta o el transportista), se generen las siguientes acciones de forma automática (por omisión):

  • Inc./Exc: «Sí» para llevar al gestor de expediciones y «No» para excluir dichos documentos.
  • Exp. Fich.: Exportar fichero para la agencia de transportes.
  • Impre. rel: Imprimir relación para el transportista.
  • Impr. Docs: Imprimir documentos de venta.
  • Impr. Etiq: Imprimir etiquetas.
  • Impr. Pack: Imprimir packing list.

Además, si la empresa NO trabaja con PDA en ninguno de sus almacenes y, en consecuencia, no utiliza la función «Omisiones gestión logística PDA» (omialmpda); sólo podrá excluir desde aquí que algunos de los documentos de venta no se muestren en el «Gestor de expedición». Estamos hablando, por ejemplo, de aquellas ventas en las que el cliente recoge él mismo la mercancía, las ventas desde el Mostrador. Para ello deberán excluirse «todos» e ir creando una a una todas las líneas de almacén/ruta que sí deben irse al «Gestor de expediciones».

Etiquetar documentos como “Urgentes” desde el “Mostrador” y la “Entrada Pedidos de Cliente”

URGENTES en «Mostrador» 

URGENTES en «Entrada Pedidos de Cliente»

Las ventas/pedidos marcados como urgentes se podrán filtrar desde el «Gestor de expediciones» para visualizar sólo aquellas entregas pendientes que son urgentes, independientemente de la ruta o la agencia de transportes que tenga asignado el cliente/documento.

En la PDA, los documentos «urgentes» mostrarán una «S» en la columna «Urg». Además, cuando existan documentos «urgentes» en alguno de los modos de entrega de las «Salidas de mercancía», el bloque se mostrará en un recuadrado en rojo y se indicará el número total de documentos junto al número total de documento urgentes.


ISIRUTAS

Configurar la empresa para trabajar con isiRutas

fsafa
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Enviar los documentos en expedición a isiRutas

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GESTOR DE EXPEDICIONES

Pantalla inicial

Al acceder a la opción se pueden filtrar aquellos registros asociados a una ruta o agencia de transporte en concreto, de no indicar ninguna se muestran todos los registros.

La ventana se divide en cuatro apartados:

  • Filtros: Opciones de filtrado de expediciones pendientes y en curso.
  • Modos de entrega: En este bloque se muestran las diferentes rutas o agencias con documentos pendientes de expedir.
  • Clientes por modo de entrega y dirección de envío: En esta sección se muestran los clientes con documentos pendientes de expedir de la ruta o agencia seleccionada en el apartado anterior.
  • Documentos a incluir en expedición: En esta sección se visualizan los diferentes albaranes que cada cliente de la parte superior tiene asociados y pendientes de expedir en cada ruta o agencia seleccionada. Puede darse el caso que se incluyan también documentos de abono (color rojo) cuando se tenga activado el parámetro EXPEDICION.CON.ABONOS en los “Datos de Parametrización” (datos-param).

Filtro

  • Ruta: En este desplegable se permite filtrar por ruta de transporte las expediciones pendientes.
  • Repartos pendientes finalizar: Podrán visualizarse las rutas que todavía están en curso, es decir, aquellas que están repartiendo en ese momento. Para ello, deberá activarse el parámetro EXPEDICION.CON.REPARTO en los “Datos de Parametrización” (datos-param). Al definir “Si” en este valor de los datos-param, en la pantalla del “Gestor de expediciones” el usuario visualizará el filtro “Rutas pendientes de finalizar”, ubicado debajo del desplegable de selección por “Ruta”. Al activar este parámetro, se estará activando, al mismo tiempo, la opción “Finalizar reparto”, disponible mediante el botón derecho del ratón sobre la ruta no finalizada.
  • Agencia: En este desplegable se permite filtrar por agencia de transporte las expediciones pendientes.
  • No mostrar documentos sin bultos ni peso: Al seleccionar esta casilla, sólo se mostrarán los documentos que tengan informados bultos y/o pesos para, de este modo, poder lanzar una expedición donde estén informados estos datos.

Modos de entrega

En este apartado se visualizan las diferentes rutas o agencias con documentos pendientes de expedir (pedidos preparados pendientes de reparto) y, cada vez que el usuario selecciona una de ellas, en la siguiente sección se actualizan los datos de clientes con material pendiente de expedir por esa agencia o ruta.

Los modos de entrega (modo-entr-mant) se crearán y configurarán en su tabla correspondiente. Esta tabla es utilizada para indicar, en los documentos de venta (albaranes y/o facturas), cómo se entregará la mercancía a los clientes. Este concepto puede resultar impreso físicamente en los documentos y a través de él se pueden gestionar las preparaciones del material y los repartos.

Tras pulsar el botón «Crear expedición» se lanzará la expedición de la ruta/agencia seleccionada. Una vez pulsado, se abre la ventana emergente de «Salida de formatos» de archivos con la posibilidad de sacar la expedición en pantalla, imprimir el albarán o guardar el documento en fichero.

Clientes por modo de entrega y dirección de envío

En esta sección se muestran los clientes con documentos pendientes de expedir de la ruta o agencia seleccionada en el apartado anterior. Para cada uno de los clientes se muestra el número total de albaranes y se pueden modificar los valores de:

  • Número de Palets: Palets totales que contiene el pendiente de expedir de ese cliente en todos sus albaranes.
  • Número de Cajas: Número de cajas que conforman un palet.
  • Número de Baterías
  • Número de Escapes
  • Número de Bultos: Número de bultos cuando no se trate de cajas sino de otro tipo de embalajes.
  • Número de Kilos: Número de kilos, peso de la mercancía.
  • Número de Chapa

Estos valores pueden resultar impresos en la documentación asociada a la expedición (etiquetas para los bultos o packing list), es por ello que puede resultar útil modificar dichas cantidades para su posterior comprobación tras la recepción del material.

Existe la posibilidad de filtrar sólo los clientes con bultos/peso informados mediante los filtros disponibles en la parte superior de la ventana.

Opciones del botón derecho sobre el cliente

Con el botón derecho del ratón se puede:

  • Crear expedición: Crear directamente la expedición; esta última acción lanza toda la documentación necesaria:
    • Etiquetas
    • Albaranes de entrega
    • Reporte para ruta o agencia / packing list
  • Imprimir albaranes: Forzar la impresión de los albaranes de entrega. Al pulsar esta opción, se abrirá una ventana emergente sonde el usuario podrá escoger qué configuración de impresión y de envío de emails quiere para los albaranes de los clientes seleccionados. Leer más 
  • Cambiar/Asignar Ruta o Agencia: Esta opción permitirá mover pedidos pendientes de entrega a clientes a rutas que todavía no han sido expedidas y que, por horarios de salida de reparto, permitirán realizar entregas antes que la ruta asignada por defecto. Al pulsar esta opción, se abrirá una nueva ventana donde se podrá marcar “Agencia” o “Ruta” y seleccionar la que se desee entre las opciones disponibles mediante desplegable. Se moverá el pedido a la nueva ruta/agencia asignada.En la imagen, ventana emergente que aparece tras pulsar la opción “Cambiar/Asignar Ruta o Agencia”. 
  • Observaciones expedición: Se podrán añadir observaciones sobre la ruta de reparto, estando disponibles en el listado de la expedición que se lleva el transportista. Este campo puede utilizarse para indicar recados/recogidas de material a realizar durante la ruta.

Imprimir albaranes

Al pulsar esta opción, se abrirá una ventana emergente sonde el usuario podrá escoger qué configuración de impresión y de envío de emails quiere para los albaranes de los clientes seleccionados.

  • Configuración impresión
    • Imprimir todos los albaranes: Aunque en la ficha del “Cliente” (cliente-mant) se tenga marcada la opción “Omitir impresiones”; al marcar esta opción NO se tendrá en cuenta la configuración del cliente y se imprimirán todos los albaranes.
    • Imprimir albaranes según configuración del cliente: Al marcar esta opción se tendrá en cuenta la configuración del cliente, NO imprimiendo los albaranes de aquellos clientes que tengan marcada la opción “Omitir impresiones” dentro del bloque “Impresión de documentos”, en el “Mantenimiento por serie de facturación” (pestaña “Datos facturación”).
    • No imprimir albaranes: No se imprimirá ningún albarán.
  • Configuración envío emails
    • Enviar todos los albaranes por email: Al marcar esta opción se enviarán todos los albaranes por email a los clientes que tengan informado su “E-mail” en la ficha de “Cliente” (cliente-mant), pestaña “Datos Genéricos”; aunque no esté marcada la casilla “Enviar documentos por email” de la pestaña “Datos facturación”.
    • Enviar albaranes por email según configuración del cliente: Al marcar esta opción se enviarán los albaranes por email sólo a los clientes que tengan informado su “E-mail” en la ficha de “Cliente” (cliente-mant) y marcada la casilla/celda casilla “Enviar documentos por email” de la pestaña “Datos facturación”.
    • No enviar albaranes por email: Al marcar esta opción no se enviará ningún email.

Desde esta ventana, en el bloque “Configuración envío por emails”, se podrá:

  • Abrir o seleccionar el programa/buzón desde el que enviar los emails, pudiendo escoger el buzón corporativo informado en “Omisiones generales” (omisiones); el programa predeterminado o Microsoft Outlook.
  • Seleccionar el formato del fichero (albarán) que se adjuntará en el correo electrónico.
  • Cargar una plantilla de correo previamente creada desde “Mnto. Plantillas de email” (mail-plan-mant). Al pulsar la herramienta “prismáticos” se accederá a la ventana donde seleccionar la plantilla de email creada.

Al marcar cualquiera de las opciones según configuración del cliente, IsiParts revisará los siguientes parámetros de la ficha del “Cliente” (cliente-mant):

  • Omitir impresión
  • Copias albarán
  • Copias factura
  • Enviar documentos por e-mail
  • Enviar documentos por fax
Cuando en la creación del pedido se hayan informado bultos y pesos en la cabecera del documento se añadirá dicha información en el texto enviado por email. No se notificará en el email cuando los bultos y/o el peso se informen desde el “Gestor de expediciones” (gestorexp).

Documentos a incluir en expedición

En esta sección se visualizan los diferentes albaranes que cada cliente de la parte superior tiene asociados y pendientes de expedir. Podrán incluirse, además de albaranes, documentos de abono. Por defecto, los abonos no se incluirán, salvo que se active el parámetro EXPEDICION.CON.ABONOS en los “Datos de Parametrización” (datos-param). Al definir “Si” en este valor, se mostrarán los abonos en el este apartado.

El usuario puede, con el botón derecho, realizar las acciones siguientes:

  • Seleccionar todos: Seleccionar todos los registros/albaranes para su posterior tratamiento.
  • Imprimir albaranes: Imprimir un documento en concreto o la selección que se tenga realizada.
  • Eliminar: Suprimir un registro para que NO se incluya en la selección actual, pero SÍ en posteriores expediciones.

Botones disponibles

Marcar como preparado

Se puede marcar un documento como «ya expedido» utilizando el botón de la parte inferior «Marcar como preparado». Tras pulsar este botón se abre una ventana emergente solicitando la verificación para marcar o no los documentos seleccionados como preparados y, en caso de pulsar «Sí» los documentos desaparecerán de la lista definitivamente.


Cada vez que se ejecuta la creación de una expedición, se numera y se guarda todo lo relacionado con ella. El usuario puede volver a gestionar todos los documentos de una expedición haciendo uso de la barra de menús «Archivo» y la función «Consulta de expediciones».

Eliminar documentos

Este botón permite eliminar los albaranes/documentos que se tengan seleccionados de la expedición pendiente. Es decir, NO incluyendo, con ello, el documento «eliminado» en la expedición de la ruta al cliente que se realiza. Al volver a abrir la función, el documento «eliminado» volverá a estar disponible en la «Ruta» o «Agencia» como pendiente de expedición.

Esta opción se utiliza, por ejemplo, en aquellos casos en los que, por el motivo que sea, un cliente no quiere recibir toda la mercancía preparada, imaginemos que uno de sus albaranes lo quiere recibir la semana siguiente. En este caso, para lanzar la ruta (crear expedición) sin incluir dicho documento se pulsará este botón, eliminándolo provisionalmente de la expedición que se crea en ese momento.

Menú superior

Menú «Archivo»

Desde la barra de menús superior, encontramos el menú «Archivo» que permite:

  • Crear expedición: Esta opción genera la expedición del registro seleccionado, del mismo modo que se puede realizar utilizando el botón habilitado para tal fin.
  • Consulta de expediciones: Esta opción abre una ventana emergente para filtrar los resultados de expediciones que se quieren consultar, así como una ventana de consulta de expediciones.

  • Imprimir albaranes: Imprime los albaranes que componen una expedición de cliente.
  • Salir: Sale de la función.

Menú «Opciones»

Desde la barra de menús superior, encontramos el menú «Opciones» que permite:

  • No pedir impresoras si ya están definidas: La función permite seleccionar esta opción para que la expedición de documentos NO abra la ventana de «Formatos salida» cuando ya exista una impresora previamente definida para el usuario y almacén seleccionado y, de este modo, se imprima directamente por la impresora predefinida en «Usuarios y Seguridad», «Datos genéricos».
  • No pedir directorio para fichero de exportación: La función permite seleccionar esta opción para que la expedición de documentos NO abran la ventana de «Formatos salida» cuando ya exista un fichero de exportación previamente definido para el usuario, almacén y tipo de documento seleccionado.