3. Introducir recuento de inventario

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La introducción a través de esta función es manual, se basa en los datos del listado de inventario facilitados por los operarios del recuento, quienes marcaron el número de unidades en stock de cada referencia. Sin embargo, la introducción del recuento puede realizarse de tres formas diferentes.

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

Procesos de inventario paso a paso

  1. Lanzar inventario
  2. Listar inventario
  3. Introducir recuento
  4. Informe de diferencias (opcional)
  5. Actualización Diferencias Inventario

¿Cómo introducir los datos?

Formas de introducción de datos de recuento

La introducción del recuento de un inventario puede realizarse de tres formas diferentes:

  • De forma manual, utilizando la función del programa dispuesta para tal fin e introduciendo los datos de recuento uno a uno.
  • Importando un fichero para cargar los datos, utilizando la tecla F5.
  • Introducir el recuento desde un lector de código de barras tipo PDA.

Importante

Tanto si se trabaja de modo manual (papel) como con PDA, es importante saber que existen bloqueos de los movimientos de las referencias cuando éstas están dentro de un inventario. El bloqueo puede ser total, impidiendo todo tipo de movimientos de las referencias incluídas en un inventario en curso; o parcial, permitiendo sólo las ventas. También pueden permitirse, o no, realizar entradas de material de referencias coincidentes con un inventario en curso.

Sea cual sea el tipo de bloqueo o la forma de trabajar (manual/PDA), IsiParts emitirá mensajes de aviso desde el «Mostrador» cuando se realicen ventas. De este modo, el operario que esté realizando un albarán o factura de una referencia incluída en inventario (cuando el bloqueo sea parcial y permita ventas), deberá avisar al operario que realiza el inventario para que éste tenga en cuenta las unidades vendidas y actualice el recuento.


Recuento manual

Cuando se accede a la opción, el usuario debe indicar para qué almacén y número de inventario (asignado automáticamente) quiere realizar la entrada de datos del recuento, mostrándose seguidamente una ventana con las referencias incluidas en él. En el panel que muestra las líneas existe la columna “Contada”, donde se muestra una “S” cuando el usuario ha introducido el recuento de una referencia y una “N” cuando no lo ha hecho.


Para proceder a la introducción manual, el usuario debe seleccionar la referencia para la cual quiere introducir las unidades, pulsar la tecla “Enter”, y se mostrarán los campos y datos siguientes:

  • Página
  • Nro. Línea
  • Depósito
  • Cód. depósito
  • Referencia: En el caso del recuento manual, en la parte derecha se muestran las unidades en stock, “Cantidad stock” y, justo debajo, la “Cantidad real” que contó el operario.
  • Cantidad stock: Stock informático de la referencia, siempre y cuando no se haya bloqueado dicho dato. IsiParts permite configurar el proceso de inventario para que el operario que realiza el recuento no pueda ver la cantidad registrada por el sistema, obligando a que el operario cuente las unidades.
  • Cantidad real: Casilla donde el usuario debe introducir su recuento.
  • Precio de coste: Este campo aparece cuando, por error, el precio es cero. Aquí se puede modificar este valor.
  • Ubicación: El usuario puede indicar una ubicación diferente a la del artículo o asignar una cuando este campo está en blanco. Si se trabaja con ubicación, el programa obliga a poner ese dato cuando detecta que está vacío. Para definir que no se trabaja con ubicación y PDA tiene que haberse seleccionado la casilla “No controlar ubicación”, en la función “Omisiones gestión de PDA” .

Tras aceptar el proceso de inventario se genera la diferencia entre las cantidades de stock informático y stock real (introducido por el operario) y se ajusta el cálculo.

Recuento desde fichero

Debe tenerse en cuenta que también cabe la posibilidad de poder importar un fichero con los datos de las referencias, este archivo debe tener el siguiente LayOut (formato):

  • almacén
  • ubicación
  • referencia
  • cantidad
El formato se puede generar desde Excel guardando como *.CVS con el caracter ; como separador.

Recuento de inventario vía fichero - Importar CSV

Al importar el fichero se solicita el nombre y al aceptar el usuario debe contestar a la siguiente pregunta:

¿Poner a cero las cantidades reales?

Esta acción asigna el valor cero en el stock informático de las referencias. Por tanto, si en el fichero no han sido contadas todas las referencias, la aceptación del inventario generará movimientos de salida para dejar el stock a cero.

Recuento desde PDA

En el caso de la introducción del recuento desde un lector de código de barras tipo PDA, el proceso es prácticamente el mismo, aunque es mucho más sencillo ya que el dispositivo dispone de los datos en caso de haber leído el código de barras.

El usuario debe proceder a:

  • Seleccionar el «Nº Inv»: En este desplegable aparecerán por orden de más antiguo a más nuevo para que el usuario realice primero el recuento de inventarios más antiguos.
  • Sector: En este desplegable aparecerá el sector/es que un usuario tiene asignados y sobre los que se le asignarán inventarios con ubicaciones que coincidan con esos sectores cuando tenga que realizar recuentos. El usuario puede seleccionar un sector y realizar ese recuento para, a continuación, proceder con otro. Para que se pueda trabajar con sectores, además de la parametrización realizada desde «Omisiones gestión logística PDA», deberá trabajarse con «ubicaciones».
  • Familia: Podrá seleccionarse por familias la realización del recuento de existencias.
  • Seleccionar una referencia y realizar el escaneo: Tras escanear un código de barras, la PDA detectará la configuración de los permisos que tiene el almacén en cuanto al recuento de inventarios y permitirá introducir en una sola vez las unidades «propuestas» por IsiParts (stock informatico) o, en su defecto, obligará a realizar el recuento escaneando una a una todas las existencias. Esta parametrización pronondrá las unidades a introducir siempre y cuando superen el valor indicado en «Proponer si supera lote» del proceso de «Inventarios» en las «Omisiones gestión logística PDA» (omialmpda). Si está seleccionado «Pedir cantidad» siempre obligará a realizar el escaneo una a una.
Guía rápida – Formas de lectura desde PDA

Filtros margen inferior

Tan solo destacar algunos filtros que aparecen en la PDA cuando se introduce el recuento y que facilitan su trámite hasta la “Aceptación del recuento”:

  • Mostrar sólo diferencias (aparece pulsando el primer icono izquierda): Para mostrar sólo las referencias que han dado diferencias de recuento respecto a los datos de stock informático del programa, siempre sin mostrar el stock inicial en caso de haberlo bloqueado para el inventario desde PDA. Existe el parámetro “No mostrar stock inventario” en las “Tablas generales de Almacén”, “Omisiones gestión logística PDA” para permitir o bloquear la información de “stock” que aparece en las PDA cuando se realiza el inventario.
  • Omitir referencias ya contadas (aparece pulsando el primer icono izquierda): Filtro para ocultar las referencias ya contadas que, a su vez, se muestran con una “C” de contadas en su detalle.
  • Mostrar sólo garantías (aparece pulsando el primer icono izquierda): Seleccionando esta casilla se mostrarán solo las referencias en depósito de «Garantías», actúa en modo filtro.
  • Poner a cero (icono medio izquierda): Este filtro permite poner a cero las líneas que no han sido contadas y que no disponen de datos. El programa realiza la siguiente pregunta: ¿Poner a 0 las líneas no contadas?
  • Seleccionar todo (icono derecha): Este filtro permite seleccionar todas las filas para proceder con alguna acción posterior como, por ejemplo, “poner a cero”.

Casuísticas posibles cuando se trabaja con PDA y ubicación

A diferencia del recuento manual de existencias, en el inventario mediante PDA el sistema dispone de información mediante la que puede emitr avisos y detectar casuísticas:

  • Escanear dos veces una misma referencia: Cuando se escanee una referencia que ya ha sido contada (por estar multiubicada o por error del operario), la PDA lo detectará y emitirá el mensaje «¿Desea sumar la cantidad a la ya introducida?». Al pulsar «Sí», IsiParts las suma, teniendo en cuenta el recuento anterior. Al pulsar «No», dejará solo válido el valor del segundo recuento.

En el ejemplo, la referencia 010bfu707 ya fue contada y existían 6 unidades. Al pulsar «Sí» la cantidad se suma al recuento antes introducido.

Una vez sumada, la referencia 010bfu707 se contabiliza como 12 unidades.

  • Stock informático muestra un valor determinado pero en el recuento real de la referencia es 0,00: Previamente a realizar esta acción se recomienda utilizar el filtro «Omitir referencias ya contadas» (aparece pulsando el primer icono margen izquierdo) y, seguidamente, pulsando el tercer icono que sirve para realizar la selección de todos los registros en pantalla. Es en este momento cuando el usuario utilizará el segundo icono del margen inferior izquierdo «Poner a 0» y se pondrán a 0,00 las referencias que no tengan valor. Esta acción añadirá una «C» de contadas, registrando el recuento de esa referencia como que está realizado. Esta diferencia de unidades se mostrará en el segundo inventario que la PDA genera automáticamente para que otro operario autorizado o responsable de almacén pueda validar las diferencias.
  • La referencia escaneada «No pertenece a esta ubicación»: En caso de controlar la «ubicación», cuando el usuario realice el recuento por ubicación y escanee una referencia que NO coincide con la ubicación que está contando, la PDA emitirá este mensaje. Seguidamente, el operario deberá ubicar correctamente la pieza en el lugar correcto para poderla escanear correctamente cuando tenga que hacer el recuento de su ubicación.
  • La referencia escaneada «No pertenece al inventario»: Cuando el usuario realice el recuento y escanee una referencia que NO coincide con la/s incluídas en el inventario en curso por tratarse de otra ubicación, marca, etc; la PDA emitirá este mensaje, avisando al usuario que la pieza contada está mal ubicada o no pertenece a la marca, familia, etc. incluídas en inventario. Seguidamente, el operario deberá separar la pieza para posteriormente ubicarla en el lugar correcto.

Inventario de depósitos en «Garantía» desde PDA

La aplicación permite realizar inventario de referencias en depósito de garantía. Cuando este sea el caso, en la tabla de selección de inventario se mostrará la nueva columna «Dep» con el texto «G», indicando que se trata de mercancía en depósito de garantía. Para proceder con el recuento de las existencias de ese depósito será necesario activar el parámetro “Garantía” en la siguiente pantalla.

inven-entrada-deposito2

Inventario en depósito

Seleccionar el parámetro «Garantía» para indicar que se están contando referencias en depósito de «Garantía».

Generar un inventario con las diferencias encontradas

PDA, se crea automáticamente

Al aceptar el inventario mediante el botón «Finalizar recuento» (PDA), se genera otro inventario para que un responsable de almacén autorizado lo verifique y apruebe las diferencias encontradas. Trabajando con PDA, este segundo inventario con las diferencias siempre se genera automaticamente; en caso de trabajar de modo manual, el programa lo pregunta.

MANUAL, debe indicarse

Si se trabaja de modo manual, el recuento realizado debe introducirse desde la función «Introducir recuento» (inven-entrada). Desde esta función, una vez introducidos los recuento y en la pantalla que finaliza y acepta el recuento, se solicitará si quiere «generar un nuevo inventario en diferencias» tras lo que deberá indicarse S para que sí que lo genere o N para no generarlo y, en consecuencia, grabar los datos de las diferencias encontradas en el histórico de movimientos.

Anular un inventario

Para cancelar un inventario lanzado por error, imaginemos, de todas las marcas y familias; sólo podrá cancelarse manualmente desde la función «Actualización diferencias inventario» (inven-actualiz).
Eliminar inventario

Para eliminar un inventario debe escribirse «N» en el apartado «Aceptar Inventario» y el recuento introducido se borrará, dejando como estaba el histórico antes de realizar el recuento. El código de inventario también quedará liberado y será asignado al próximo inventario.