Stock Ideal

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En «Gestión de Almacén”, “Menú Pedidos a Proveedores”, encontramos la función “Stock Ideal”. Desde esta función, se configuran los valores de «mínimo» y «máximo» por almacén, marca y familia de productos que la aplicación utilizará para realizar las operaciones necesarias para obtener el valor de «Stock Ideal». En base a esta cifra, la opción permite modificar automáticamente el código de reaprovisionamiento de la ficha de artículo (Datos Almacén), así como los valores de mínimos y máximos, para que se tengan en cuenta cuando se lancen los procesos de reaprovisionamiento (a proveedor y entre almacenes).

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

Sobre el concepto de «Stock Ideal»

¿Qué quiere conseguirse con el cálculo de «Stock Ideal»?

El concepto de “Stock Ideal” hace referencia a la cantidad de stock idóneo que una sucursal debe pedir para no sobre stockar pero teniendo en cuenta las casuísticas siguientes y evitando que deba modificarse manualmente el código de reaprovisionamiento, así como las cantidades de mínimos y máximos de cada referencia:

  • Realizar reaprovisionamiento en almacenes aunque no tengan consumo propio: Un almacén pequeño no recibe stock de una referencia por no tener consumos pero se quiere disponer de un mínimo de unidades, partiendo del convencimiento que tarde o temprano ese material también se venderá en ese almacén. Esto afecta al cálculo de material a pedir cuando los tamaños de las sucursales y unidades a stockar por marca y familia son distintas, así como los consumos.
  • Duplicar datos de reaprovisionamiento: Reponer a una sucursal nueva y poder duplicar datos de mínimos y máximos de una sucursal parecida.

¿Qué hace el proceso de cálculo por «Stock Ideal»?

El proceso de cálculo de “Stock Ideal” de referencias por almacén, marca y familia se ejecuta de forma automática, modificando dinámicamente el “Código de reaprovisionamiento”, así como las cantidades mínimas y máximas de la “Ficha de articulo” (apartado “Almacenes”, “Datos de Almacén”), dependiendo del resultado del cálculo realizado según la parametrización que se haya realizado y que se detalla más adelante.

¿Qué es el «código de reaprovisionamiento»?

El “Código de reaprovisionamiento” de la ficha de artículo (artic-gener) indica el tipo de cálculo de reaprovisionamiento que debe realizarse para el reaprovisionamiento de la referencia. Este código se utilizará desde las funciones “Propuesta de Pedido a proveedor” o “Reaprovisionamiento entre almacenes” cuando se ejecuten cualquiera de los dos procesos de reaprovisionamiento.

Código de reaprovisionamiento

En la imagen, «Código de reaprovisionamiento» definido en la «Ficha de artículo» y «Lote embalaje», que se tendrá en cuenta cuando se obtenga uno de los posibles resultados de cálculo de «Stock Ideal» (Ver más adelante).

Reaprovisionamiento «Manual» vs «Estandar»

Dentro de la ficha de articulo, en el apartado “Almacenes”, “Datos de Almacén”, se encuentran los bloques “Reaprovisionamiento Proveedor” y “Reaprovisionamiento entre almacenes”, donde debe indicarse el “Cod. Reaprovisionamiento” que debe seguirse para realizar el cálculo de unidades a pedir en cada uno de estos procesos.

En caso de no trabajar con “Stock Ideal”, los códigos de reaprovisionamiento, así como las cantidades máximas y mínimas deben modificarse manualmente.
  • Manual (1): El código de reaprovisionamiento 1 indica que la cantidad mínima y máxima no deben calcularse partiendo de los coeficientes por el consumo medio mensual, sinó con la información de mínimos y máximos que el usuario ha indicado en la ficha del artículo. Por tanto, el proceso simplemente verifica que el stock virtual esté por debajo de la cantidad mínima o stock de seguridad para lanzar el pedido. Si dicho stock se encuentra entre mínimo y máximo las necesidades están cubiertas y no se pide nada.
  • Estándar (2): El reaprovisionamiento estándar calcula las cantidades mínimas y máximas de forma dinámica partiendo del C.M.M. y de los coeficientes establecidos. Este es el más utilizado y completo; en lugar de que los mínimos y máximos sean fijos los calcula el proceso de forma dinámica, multiplicando el C.M.M. por los coeficientes mínimos y máximos. De esa operación se obtienen las cantidades mínimas y máximas que el proceso utiliza para detectar si las necesidades están cubiertas o no y si se debe pedir.

Al seleccionar “Manual” desde las funciones “Propuesta de Pedido a Proveedor” o “Reaprovisionamiento entre almacenes”, se tendrán en cuenta las referencias que en su ficha tengan el código 1; al seleccionar “Estándar” se tendrán en cuenta las referencias que en su ficha tengan el código 2.

Código de reaprovisionamiento a proveedor

reapro-alm-codreaprovisionamiento

En las imágenes, pantallas de las propuestas de «Pedido a proveedor» y de «Reaprovisionamiento entre almacenes» donde debe seleccionarse el tipo de reaprovisionamiento a utilizar. Según el parámetro que se marque se tendrán en cuenta las referencias que en sus fichas tengan definido el «Cód. reapro» 1 o 2.

El trabajar con el concepto de “Stock Ideal”, estos códigos de reaprovisionamiento, así como las cantidades de mínimos y máximos de la ficha de articulo, se modificarán automáticamente tras la ejecución del proceso de cálculo.

Resultados posibles

Al trabajar con “Stock Ideal” los cálculos serán automáticos y estos datos se modificarán dinámicamente, pudiendo ocurrir las situaciones siguientes:

CONSUMO SUPERIOR AL MÁXIMO

El consumo diario es mayor que el resultado del cálculo de las unidades máximas, dividido por el número de días: El proceso asignará el “Código de reaprovisionamiento = 2” (Estandar), basado en el consumo (CMM) y dejará grabado 0 en “Ctd. Mínima” y “Ctd. Máxima”.

CONSUMO INFERIOR AL MÍNIMO

El consumo diario de la referencia es inferior al resultado del cálculo de unidades mínimas dividido por el número de días: El proceso, antes de asignar el “Código de reaprovisionamiento = 1” (Manual) y poner 0 en la cantidad mínima y máxima para que los procesos de reaprovisionamiento no pidan, verificará los valores de «Mínimo Agrupado». En caso de cumplir con el mínimo agrupado de los almacenes seleccionados para el cálculo desde la función «Actualizar Stock Ideal» (actureapr), se realizará una operación para comprobar si cumple con el «% Venta sobre lote de embalaje» definido por el usuario. Este % pretende comprobar si el valor de ventas agrupadas cumple un % mínimo sobre los almacenes que forman parte del cálculo agrupado, para enviar el lote si lo supera o no, en caso contrario.

  1. Si supera el % definido en «% Venta sobre lote embalaje»: Se enviará el lote definido en la ficha de artículo, se modificará el «Cod. reaprovisionamiento =1» y se grabará el lote en “Ctd. Mínima” y en “Ctd. Máxima” de la ficha de artículo.
  2. Si no cumple con el % definido en «% Venta sobre lote embalaje»: Se modificará el «Cod. Reaprovisionamiento=1» y se grabará 0 en “Ctd. Mínima” y “Ctd. Máxima” de la ficha de artículo y no se enviará.

CONSUMO ENTRE MÍNIMO Y MÁXIMO

El consumo diario se encuentra entre el mínimo y el máximo: El proceso asignará el código de reaprovisionamiento = 1 (Manual), y realizará las siguientes operaciones para modificar los valores de “Ctd. Mínima” y “Ctd. Máxima” de la ficha de artículo:

  1. Si existe «Coeficiente mínimo» y «Coeficiente máximo» definido por marca/familia y entra por dichos valores: Se obviarán los datos del apartado «Almacenes» así como los de «Mínimo agrupado».
    • Cantidad mínima = 1 + (coeficiente mínimo de la tabla «Condiciones» * Consumo medio mensual)
    • Cantidad máxima = 1 + (coeficiente máximo de la tabla «Condiciones» * Consumo Medio Mensual)
  2. No existe «Coeficiente mínimo» y «Coeficiente máximo» por marca/familia: Se buscarán los valores de «Coeficiente Mínimo» y «Coeficiente Máximo» por Almacenes.
    • Cantidad mínima = 1 + (coeficiente mínimo de la tabla «Almacenes» * Consumo medio mensual)
    • Cantidad máxima = 1 + (coeficiente máximo de la tabla «Almacenes» * Consumo Medio Mensual)

Parametrización del cálculo de «Stock Ideal»

Stock Ideal (minmaxre)

En esta tabla se configuran, por almacén, y marca/familia, los mínimos y máximos para el cálculo que posteriormente se hará.  En caso de NO configurar las condiciones de «Coeficiente mínimo» y «Coeficiente máximo» por marca/familia sólo se tendrán en cuenta los valores por almacenes de la tabla superior.

Almacenes

  • Almacén: Código del almacén para el que se definirán mínimos y máximos por marca y familia en el apartado inferior.
  • Descripción: Textual que describe el código de almacén antes informado.
  • Tipo: Código del «Tipo de almacén» para definir e identificar de qué tipo de almacén se trata. Este dato es informativo, aunque obligatorio, y solo puede marcarse G (grande), P (pequeño) y M (mediano).
  • Descripción: Textual que describe el código de «Tipo de almacén» antes descrito.
  • Coeficiente mínimo: La empresa sabe el valor porcentual que representan las ventas de cada sucursal respecto a las del grupo. Este valor multiplica al número de días que quieren que corresponda a la cantidad mínima.
  • Coeficiente máximo: La empresa sabe el valor porcentual que representan las ventas de cada sucursal respecto a las del grupo. Este valor multiplica al número de días que quieren que corresponda a la cantidad máxima.
    Ejemplo de cálculo de coeficientes mínimo y máximo
    En el supuesto que una sucursal suponga para el grupo un 9% de las ventas.Cálculo para saber el coeficiente para una semana (mínimo) y el coeficiente para dos semanas (máximo) es el siguiente:Coeficiente mínimo: 0,09 x 7 = 0,63
    Coeficiente máximo: 0,09 x 15= 1,35Cálculo para saber el coeficiente para un mes (mínimo) y el coeficiente para dos meses (máximo) es el siguiente:Coeficiente mínimo: 0,09 x 30 = 2,70
    Coeficiente máximo: 0,09 x 60= 5,40

Condiciones

  • Marca: Código de la marca sobre la que van a definirse mínimos y máximos para el almacén seleccionado.
  • Descripción: Textual que describe el código de marca antes seleccionado.
  • Familia: Código de la familia sobre la que van a definirse mínimos y máximos para el almacén seleccionado.
  • Descripción: Textual que describe el código de familia antes seleccionado.
  • Mínimo: Stock mínimo por marca y familia. Se tendrá en cuenta para calcular el stock diario mínimo.
  • Máximo: Stock máximo por marca y familia. Se tendrá en cuenta para calcular el stock diario máximo.
  • Mínimo agrupado: Valor de stock grupal (diario), es decir, consumos agrupados que deben cumplir la selección de almacenes realizada desde la función «Actualizar Stock Ideal» (actureapr), en el apartado de selección de almacenes para realizar el cálculo. Esta cifra servirá para calcular conjuntamente el mínimo agrupando las ventas de los almacenes y se utilizará como corte en el proceso de actualización de datos, pero teniendo en cuenta el mínimo para marca y familia y el «lote» definido en la ficha de artículo.
    Entre las opciones disponibles en la función «Actualizar Stock Ideal» (actureapr), en el apartado «Datos cálculo», existe el parámetro «Sin mínimo agrupado. considerar ventas de todos los almacenes». Este parámetro deberá estar siempre marcado y se mostrará activo por defecto. Cuando la configuración realizada por el usuario tenga definido un mínimo agrupado en la tabla por marca/familia, lo tendrá en cuenta, en caso contrario cogerá los consumos de todos los almacenes seleccionados en los criterios de selección como valor agrupado de esa marca y familia. Al desmarcar este parámetro, la aplicación volverá a coger los consumos sólo de los almacenes de los «Datos del Cálculo».
  • Coeficiente mínimo: La empresa sabe el valor porcentual que representan las ventas de cada sucursal (marca/familia) respecto a las ventas del grupo. Este valor multiplica al número de días que quieren que corresponda a la cantidad mínima. Cuando exista este valor, prevalecerá sobre el de la tabla «Almacenes» (superior).
  • Coeficiente máximo: La empresa sabe el valor porcentual que representan las ventas de cada sucursal (marca/familia) respecto a las ventas del grupo. Este valor multiplica al número de días que quieren que corresponda a la cantidad máxima. Cuando exista este valor, prevalecerá sobre el de la tabla «Almacenes» (superior).
  • % Venta sobre lote de embalaje (% venta de almacenes): Sólo se tendrá en cuenta cuando el resultado del cálculo esté por debajo del «Mínimo» por marca/familia, para calcular si se debe enviar como mínimo el lote, cumpliendo con la siguiente norma que se explica, antes de no enviar directamente. Si el «% Venta sobre el lote de emblaje» se supera, entonces entra en el cálculo de «Stock Ideal» y se pedirá hasta el lote que esté definido en la ficha de artículo, en «Datos de Almacén».
    Ejemplo

    Referencia A – Lote 200 – MAN (marca) / FIL (familia).
    Referencia B – Lote 6 – MAN (marca) / FIL (familia).
    Referencia C – Lote 50 – MAN (marca) / FIL (familia) – Referencia excluída.
    Minimo Agrupado: 200 unidades – Ventas diarias de los almacenes de la selección. En la función «Actualizar Stock Ideal» (actureapr) se deciden los almacenes que entran en cálculo de este mínimo agrupado. De aquí calculará el mínimo agrupado.
    % venta sobre lote de embalaje: 25%.¿Referencia A se han vendido 200 unidades? 
    Consumo Referencia A son 300/6 almacenes de los criterios de selección = 50 unidades/almacén. No se envía lote.¿Referencia B se han vendido 200 unidades? 
    Consumo Referencia B 200/6 almacenes de los criterios de selección = 33,33 unidades. Se envía lote de 6 unidades.
  • % Almacenes venta agrupado: En esta columna el usuario podrá indicar un valor porcentual a tener en cuenta para que una referencia entre en el cálculo de stock ideal sólo si se ha cumplido/alcanzado el % indicado. Es decir, cuando se haya alcanzado el porcentaje mínimo de almacenes que tienen que tener ventas para que una referencia entre en el cálculo de stock ideal. En el ejemplo de la imagen superior; sólo si la marca 002 llega a un mínimo de 200 unidades vendidas en el 50% de los almacenes agrupados entraría en cálculo.
Los valores de stock mínimo y máximo por marca y familia para cada almacén se dividen por el número de días (definido en la función «Actualización Datos Reaprovisionamiento») para hallar el stock por día.

Ejecución del cálculo mediante «Actualizar Stock Ideal» (actureapr)

Para ejecutar el proceso de recálculo de consumos mínimos y máximos de las referencias por almacén existe la función «Actualizar Stock Ideal» (actureapr). Esta opción lanza el cálculo, asignando a cada ficha de artículo (si procede) el código de reaprovisionamiento y las nuevas cantidades mínimas y máximas.

Actualizar Stock Ideal

Criterios de selección

Estos criterios hacen referencia al almacén que recibe los cambios, es decir, a las marcas, familias, almacenes, secciones y referencias en las que se aplicarán cambios.

  • Marca: Selección de marcas sobre las que se aplicarán cambios de código de reaprovisionamiento y valores de mínimos y máximos, si procede.
  • Familia: Selección de familias sobre las que se aplicarán cambios de código de reaprovisionamiento y valores de mínimos y máximos, si procede.
  • Almacén: Selección de almacenes sobre los que se aplicarán cambios en sus referencias cuando cumplan con los requisitos de filtrado y con los de cálculo de «Stock Ideal».
  • Sección: Selección de secciones sobre las que se aplicarán cambios de código de reaprovisionamiento y valores de mínimos y máximos, si procede.
  • Referencia: Selección de  referencias sobre las que se aplicarán cambios de código de reaprovisionamiento y valores de mínimos y máximos, si procede.

Datos cálculo

  • Almacén: Almacenes cuyos datos se tendrán en cuenta para realizar el cálculo, es decir, almacenes desde donde se recoplia la información de consumos para obtener el cálculo de «Stock Ideal».
  • Fecha desde: Fecha desde la que debe recopilarse información para realizar el cálculo.
  • Días: Total de días a analizar desde la fecha antes descrita.
  • Acumular equivalencias: Marcando esta opción se tendrán en cuenta los datos de ventas de equivalentes para el cálculo y se contarán como consumo de la referencia principal.
  • Acumular substituciones: Marcando esta opción se tendrán en cuenta los datos de ventas de sustituciones para el cálculo.
  • Mostrar datos de referencias excluidas: Marcando esta opción se imprimirán en los listados las referencias que por algún motivo han quedado excluídas del análisis y cálculo de «Stock Ideal».
  • Sin mínimo agrupado. considerar ventas de todos los almacenes: Este parámetro deberá estar siempre marcado y se mostrará activo por defecto. Cuando la configuración realizada por el usuario tenga definido un mínimo agrupado en la tabla por marca/familia, lo tendrá en cuenta, en caso contrario cogerá los consumos de todos los almacenes seleccionados en los criterios de selección como valor agrupado de esa marca y familia. Al desmarcar este parámetro, la aplicación volverá a coger los consumos sólo de los almacenes de los “Datos del Cálculo”.
  • Actualizar datos para reaprovisionamiento: Dependiendo de lo que se seleccione a continuación, se grabarán o no datos, en el apartado «Reaprovisionamiento entre almacenes» o «Pedidos a proveedor» de la ficha de artículo, opción «Datos almacén». Antes de grabar modificaciones, la aplicación emite un informe de resultados que el usuario debe verificar y aceptar.

    • Entre almacenes
    • Proveedor
    • Ambos
  • Ventas a considerar: Dependiendo de lo que se seleccione a continuación, se tendrán en cuenta solo las ventas reales realizadas o las «Ventas reales» + «Ventas falladas».

    • Reales
    • Teóricas (ventas reales + ventas falladas)

Ejemplo

A continuación puede descargarse un archivo Excel de ejemplo para manipular y comprobar como afecta el consumo diario de una referencia al cálculo del «Stock Ideal».

Ejemplo de cálculo de «Stock Ideal»

Menú Archivo

Duplicar condiciones

Para mayor comodidad, el usuario podrá duplicar los datos de un almacén a otro, si así lo desea, evitando el trabajo de edición de las condiciones. Al acceder a esta opción se abrirá una ventana emergente donde el usuario deberá:

Stock Ideal - Duplicar condiciones

Criterios de selección

  • Almacén origen: Seleccionar el almacén de origen, desde donde se copiarán los datos.
  • Almacén destino: Seleccionar el almacén de destino, donde se copiarán los datos.

Opciones

  • Borrado previo de las condiciones del almacén destino: Al seleccionar esta opción, se eliminarán todos los datos y líneas de condiciones, lo que llevará a copiar exactamente los mismos datos de un almacén a otro. Será una duplicación exacta.
  • Reemplazar condiciones existentes: Al seleccionar esta celda, en caso de existir algunas líneas coincidentes en marca/familia y otras que no, se reescribirán los datos sobre las que coincidan y se mantendrán creadas las restantes, no se eliminarán.

Exportar condiciones a Excel

Al tener seleccionado un almacén de la tabla y pulsar esta opción, se descargará y abrirá directamente un fichero Excel con los datos de dicho almacén. El usuario no tendrá que realizar ningún tipo de acción.

Importar condiciones desde Excel

Al pulsar esta opción, se accede a una ventana emergente donde el usuario podrá decidir qué datos importar a la tabla, seleccionando previamente el/los almacenes sobre los que importar y qué tipo de datos.

Stock Ideal - Importar condiciones desde Excel

Importación

En este primer bloque el usuario deberá seleccionar el fichero Excel a importar, buscando la ruta del PC donde se encuentra.

Opciones

En este segundo bloque deberá indicar la fila a partir de la que la aplicación debe empezar a leer los datos a importar.

Origen del almacén

En este bloque el usuario debe indicar el/los almacenes sobre los que quiere realizar la importación, y puedo hacerlos seleccionando una de estas tres opciones:

  • Almacén seleccionado: La aplicación bloqueará la casilla «Almacén» e importará los datos sobre el almacén que el usuario tenga seleccionado en la pantalla principal o en el desplegable.
  • Lista de almacenes: Al pulsar esta opción, se habilita la celda «Almacenes», ubicada debajo del desplegable de selección de «Almacén». Tras seleccionar esta casilla se abre una ventana emergente donde seleccionar y añadir tantos almacenes como se quiera.
  • Excel: Al seleccionar esta opción, se habilita la celda «Almacén» para que se indique en qué columna se encuentra el código de almacén dentro del fichero de importación.

Se podrán importar todos los campos de la tabla, indicando en qué columna del fichero se encuentran cada uno:

  • Almacén
  • Marca
  • Familia
  • Mínimo
  • Máximo
  • Mín. Agru.
  • Mín.
  • Máx.
  • %Venta Lote

Llegados a este punto, el usuario deberá pulsar el botón «Importar Excel» y los datos se cargarán en el bloque «Datos importados», mostrando en rojo las líneas con errores. Existe la posibilidad de filtrar sólo las líneas erróneas. Finalmente, el usuario deberá pulsar el botón «Importar datos».

Menú Opciones

Mantenimiento de referencias excluidas

Se permite excluir algunas referencias de marca y familia de los cálculos por almacén hasta una fecha fin. Se permite también registrar el usuario y la fecha de creación de la exclusión de la referencia. En el siguiente recálculo de «Stock Ideal», fuera de la «fecha fin» finalizada, dicha referencia volverá a entrar en los cálculos de reaprovisionamiento.

Stock Ideal - Mantenimiento de referencias excluidas

Importar desde fichero Excel

En el «Menú opciones» de esta pantalla, existe la opción «Importación desde fichero Excel» que permite cargar datos varios sobre almacén, referencia, fecha fin y comentario.

Stock Ideal - Mantenimiento refrencias excluidas, importar desde Excel

  • Fichero Excel: Seleccionar la ruta donde se encuentra el fichero a cargar.
  • Primera línea de datos: Indicar el número de la fila del fichero a partir de la que deben cargarse los datos de importación.
  • Tipo de actualización: «Alta» para cargar datos, pudiendo «reescribir los datos ya existentes» y «Baja» para borrar la línea.
  • Sobreescribir datos ya existentes: Solo para «Alta». Grabará los cambios sobre referencias que ya existen en la tabla de exclusiones.
  • Columnas archivo Excel: Indicar la columna donde se encuentran los datos de «almacén», «referencia», «fecha fin» y «comentario».

Finalmente, el usuario deberá pulsar «Importar fichero» para que se carguen los datos e referencias a excluir mediante fichero Excel.