Mostrador – Orden de Trabajo

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Dentro de la gestión del nuevo “Mostrador” encontramos el tipo de documento “Orden de trabajo”. Las órdenes de trabajo se utilizan para realizar partes de reparación de maquinaria, en el supuesto que la empresa trabaje y ofrezca servicio de reparación de maquinaria que ha vendido con anterioridad a un cliente. Los partes de reparación pueden implicar la venta de recambios y/o de mano de obra por parte de uno o varios técnicos.  Además de estos dos tipos de “costes”, puede ser necesario imputar al cliente otro tipo de gastos como peajes y/o kilometraje. Desde la opción “Orden de trabajo” que nos ocupa, se gestionan este tipo de servicios y los costes adicionales a los que puedan estar sujetos.

Aviso: Esta opción sólo está activa en el «Mostrador» nuevo (mtoalbventa).

Otros procesos de venta de mostrador:

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

Configuración previa

Para que se permita la edición de las líneas es necesario que antes se rellenen los datos de cabecera y se guarden los datos. Puede crearse una OT sin necesidad de rellenar las líneas; imaginemos, por ejemplo, que se envía un técnico para hacer la valoración de una reparación pero no se proporcionan recambios ni se dedica mano de obra. En este caso, se crearía la OT sin detalle de líneas.

Para trabajar con las «Órdenes de trabajo» y realizar presupuestos y trabajos de servicio técnico de reparación de maquinaria es necesaria la siguiente parametrización:

Definir los precios del mecánico (mantPreMecCli)

Dentro del «Menú Maestros de Almacén» (Gestión Almacén) encontramos la tabla «Precios mecánico». Desde esta tabla se permite la creación de las tarifas de los técnicos para todos los clientes o para un cliente concreto, si quiere especificarse un precio exclusivo para alguno de ellos. En el supuesto de no definir un cliente concreto, el precio que aquí se configure servirá para todos los clientes por defecto. Para definir un precio exclusivo para un cliente, basta con seleccionar su código de cliente e introducir el precio para él.

Los precios aquí definidos aparecerán en los datos de cabecera de la «Orden de trabajo», pudiéndose modificar dentro del documento (OT) si así se desea. El «precio hora trabajada» se aplicará en función del cliente para el que se esté realizando el trabajo.

Orden de trabajo - cabecera - precios hora

En la imagen se observan (margen derecho) las casillas de la cabecera donde aparecen las tarifas de los mecánicos introducidas en la tabla «Precios mecánico» (MantPreMecCli).

Desde esta tabla se definen tres tipos de precio/hora de la mano de obra:

  • Precio hora desplazamiento: Precio hora por desplazamiento hasta el taller del cliente.
  • Precio km. desplazamiento: Precio a multiplicar por kilómetro de desplazamiento realizado.

Omisiones del nuevo mostrador (most-param)

Dentro de «Datos por defecto en mov Alb/Con» (Gestión Almacén) encontramos las «Parámetros de mostrador» desde donde pueden configurarse algunas opciones para todos los tipos de documentos que se generan desde el mostrador. Los datos previamente configurados para el mostrador antiguo se mantienen guardados en esta función.

Mecánicos (mec-alm-mant)

Dentro de la “Gestión Almacén”, “Menú Tablas Gestión Almacén” encontramos la función “Mecánicos”. Aquí deben crearse los diferentes mecánicos que ofrecen el servicio técnico para, posteriormente, seleccionarlos desde la “Orden de Trabajo” (pestaña inferior «Mano de obra»).

Las tarifas de los mecánicos introducidos en esta tabla no se tendrán en cuenta para el cálculo de los totales de la “Orden de trabajo”. Desde la opción «Orden de trabajo» se cogen las tarifas de “Precios mecánico” por cliente (parametrizado en la función descrita más arriba). Los precios introducidos en esta tabla solo se tienen en cuenta dentro de las opciones disponibles en el «Menú SAT» (Servicio Atención al Taller).

Los mecánicos aquí introducidos sólo serán necesarios para que se imprima el nombre del técnico que ha realizado la reparación.

Mostrador - Orden de Trabajo - Horas mecánico

En la imagen se observa el desplegable donde se selecciona el mecánico que ha realizado el parte de reparación. Las opciones que aparecen en este desplegable corresponden a los registros creados en la tabla «Mecánicos» (mec-alm-mant). Las «horas de trabajo», «horas de desplazamiento» y «km. de desplazamiento» deben anotarse en las casillas ubicadas a la derecha del desplegable. Estos valores serán los que IsiParts utilizará para realizar el cálculo de los totales multiplicando por el precio hora que esté definido para ese mecánico en la tabla «Precios mecánicos» (mantPreMecCli).

Guía rápida de configuración «Orden de Trabajo»

¿Como se trabaja con la Orden de Trabajo?

La pantalla se divide en tres grandes bloques, la cabecera principal, la cabecera de la «Orden de Trabajo» y la creación de líneas de pedido. En el esquema que se ofrece a continuación se pueden ver, de un modo resumido, las funciones que corresponden a cada bloque. Más adelante se detalla cada apartado y su funcionalidad.

Esquema de Mostrador - Orden de Trabajo

Cabecera del documento

La cabecera principal se definen los datos básicos de creación del documento, es decir, de quién y para quién está creando el parte de reparación.

Mostrador - Orden de Trabajo - Cabecera
Los datos que aquí se solicitan son los siguientes:

  • Vendedor: Vendedor usuario Isi que está realizando y creando la «Orden de Trabajo».
  • Cliente: Código de cliente para el que se abre la OT. Puede utilizarse la herramienta prismáticos para abrir la ventana de consulta y buscar entre los clientes existentes.
  • Documento: Número de documento, en caso de disponer de él. Puede utilizarse la herramienta prismáticos para abrir la ventana de consulta y buscar entre los registros existentes.
  • Serie: Serie de facturación para la que se crea el presupuesto.
  • Fecha: Fecha en que se está realizando la OT.
  • Abono: Marcar esta casilla en caso de realizar un abono de un parte de reparación u «Orden de Trabajo».

Cabecera de la «Orden de trabajo»

Para proceder a la creación de las líneas es necesario que antes se guarden los datos introducidos en la cabecera de la «Orden de Trabajo». Para ello basta con pulsar el botón «Guardar» ubicado en el margen derecho inferior de la ventana y seguidamente se habilitarán las líneas para continuar con la creación del parte de reparación. La selección del tipo de OT, así como otros datos propios del cliente como los datos de facturación, etc. están disponibles en la cabecera de la pantalla, divididos en diferentes pestañas que se detallan a continuación.

Mostrador - Cabecera de la Orden de Trabajo

Orden de trabajo

  • Tipo: La “Orden de trabajo” o parte de reparación puede tener diferentes naturalezas, que son las siguientes:
    • Reparación
    • Garantía
    • Instalación
    • Pre-montaje
    • Otros
  • Urgente: Al seleccionar esta casilla se está indicando que se trata de un pedido urgente y se permitirá su posterior filtrado en los informes.
  • Presupuesto: Cuando se trate de un presupuesto deberá seleccionarse esta opción. Los recambios que aquí se añadan no se rebajarán de stock.
    Esta casilla estará habilitada siempre y cuando no se haya añadido ninguna línea de recambios ya que, al añadirla, se está rebajando stock y convertir a presupuesto ya no es posible. La casilla “Presupuesto” seguirá activa cuando en lugar de “Recambios” lo que se haya añadido sea “Mano de obra”, ya que en este caso no se rebaja stock.
  • Referencia: Referencia Isi de la máquina vendida (ficha de artículo).
  • Máquina: Literal descriptivo de la máquina cuyo parte de reparación se está creando (No obligatorio).
  • Número de serie: Número de serie que identifica la máquina, proporcionado por el cliente y campo opcional. Puede darse el caso que para una misma referencia se hayan vendido 10 números de serie diferentes. Para indicar que esa reparación es sobre un número de serie determinado existe este campo. Cuando se cree un parte de reparación se podrán buscar los números de serie que se hayan facturado a un cliente. Mediante el icono “prismáticos” se accede a la ventana “Selección de lotes”; mediante el icono “hojas de papel” se accede a la ventana de “Mnto. Números de serie” donde podrán crearse y seleccionar registros.
  • Estado: Al tratarse de un presupuesto, se permitirá seleccionar aquí el estado de éste, que podrá ser “anulado”, “pendiente”, “pendiente de aceptación”, etc. Existe la tabla de “Estados de reparación” para configurarlo (estadorep-mant).
    Estados de partes de reparación
  • Contacto: Nombre de la persona con la que contactar (cliente) para la reparación de la máquina o el servicio de asistencia.
  • Cant. Refer: Esta casilla permite introducir la cantidad de referencias de la composición cuando se trate, por ejemplo, de una maquina (kit). Este es un dato informativo.
  • Cod. ofer: Esta casilla permite seleccionar un “código de operación” para predefinir qué trabajos se van a realizar en esta orden de trabajo. Estos “códigos de operación” deberán crearse previamente desde la función “Mto. de plantillas de operación” (planOper-man). Al pulsar los prismáticos se accederá a la ventana emergente “Consulta de plantillas de operación” donde se visualizarán las “plantillas” creadas en la función anteriormente mencionada. En esta ventana se mostrarán los recambios y la mano de obra guardada con cada plantilla creada.
  • Fecha aceptación: Fecha de aceptación del presupuesto.
  • Fecha prevista: Fecha prevista de resolución de la orden de trabajo.
  • Fecha finalización: Esta casilla permite grabar la fecha en que el trabajo ha sido finalizado. Para convertirun parte de intervención a factura será necesario que el campo “Fecha finalización” esté rellenado. Este requisito pretende evitar errores de facturación en trabajos no terminados.
  • Precio horas desplazamiento: Precio hora del personal técnico que se sumará en concepto de horas de desplazamiento. Este precio hora puede ser distinto al precio de reparación (mantPreMecCli). El precio de la mano de obra en servicio de reparación se define desde la función «Precios mecánico» (Menú Maestros de Almacén), pudiéndose establecer un precio por cliente o un precio/hora igual para todos los clientes. El precio aquí definido sólo se refiere al desplazamiento.
  • Precio kilómetros desplazamiento: Precio que se añadirá por cada kilómetro de desplazamiento, pudiéndose calcular un coste por kilómetro basándose en el consumo de carburante, peajes, etc.
  • Estado gar.:
  • Comentarios: Pueden escribirse anotaciones sobre la orden de trabajo.

Síntoma

Campo textual libre para anotar el problema que notifica el cliente que le ocurre con la máquina. Descripción del problema, qué le ocurre a la máquina.

Reparación

Campo textual libre para que el técnico anote el detalle de la reparación a realizar tras el análisis del síntoma. El documento queda guardado como presupuesto y puede recuperarse mediante el botón “Recuperar” ubicado en la parte inferior de la pantalla para poder introducir cambios y anotaciones.

Datos de cliente

En esta pestaña se muestran los datos introducidos en la ficha de cliente: Nombre, C.I.F., dirección, provincia, teléfono, razón social, persona jurídica, código postal, población.

Datos de envío

En esta pestaña el usuario podrá indicar la dirección de envío que desee de entre todas las que existen en la ficha del «Cliente» (cliente-mant), pestaña «Envíos«. Desde esta pestaña se podrán indicar también el modo de entrega, la ruta, la agencia de transporte, los importes en concepto de portes y embalajes, así como pesos, entre otros.

Datos de facturación

En esta pestaña se muestran algunos de los datos introducidos en la ficha de cliente, dentro de la pestaña “Datos facturación” y del “Mantenimiento de datos por serie de facturación”.  Pueden modificarse en la ficha de cliente o directamente desde esta pestaña de la “Orden de trabajo”.

  • Modo de pago: En este campo se indican las condiciones habituales de pago que tiene el cliente con la empresa. Partiendo de los datos introducidos en la forma de pago, la fecha factura y el día de pago, se calcula el vencimiento de los efectos en la gestión de cobros.
  • Días de pago: Esta tabla permite que bajo un mismo código puedan introducirse tres días de pago diferentes. En función de la fecha de factura y la forma de pago, se ajusta el vencimiento al día de pago más cercano.
  • Vendedor / Comisión: Cabe la posibilidad de asociar clientes a vendedores o representantes para un control posterior de comisiones; a cada cliente pueden asignarse dos vendedores, uno como principal y otro como jefe de ventas, el cual percibe comisión de las operaciones realizadas por su equipo. Seleccionar el vendedor comisionista y su comisión.
  • 2º vendedor / Comisión: Seleccionar el vendedor comisionista 2 y su comisión.
  • Dto. Pronto pago: Si al cliente se le aplica un porcentaje de descuento por pronto pago debe indicarse en este apartado el código, previamente creado, que lleva asociado el descuento. Por defecto en la gestión comercial se aplica dicho porcentaje de no ser variado por el vendedor.
  • Recargo financiero: El recargo financiero actúa de forma contraria al descuento por pronto pago, es un porcentaje que incrementa la base imponible como concepto de aplazamiento, etc.
  • Divisa: Si se realizan exportaciones, sobre este apartado puede especificarse la moneda con la que van a realizarse las ventas al cliente. Es necesario crear la tarifa en la divisa correspondiente para los artículos y asignársela al cliente.
  • Tarifa: Dado que la gestión comercial permite la aplicación de múltiples precios de venta para un mismo artículo, es necesaria la elaboración de diferentes tarifas. Mediante este campo se informa de la tarifa a aplicar durante la gestión de ventas.
  • Cobro por: Este apartado va directamente relacionado con la gestión de cobros; si el cliente tiene una domiciliación bancaria creada debe indicarse «Banco», por el contrario si el cobro debe presentarse a una dirección, sea la genérica o una específica de cobro, debe indicarse «Dirección».
  • Iva por: Este concepto permite aplicar al cliente un IVA fijo (cliente) o variable (referencia) dependiendo del producto que se le factura. Entre las opciones del desplegable se encuentran: IVA 4%, IVA intracomunitario, IVA 0, IVA 18%, IVA 7%, IVA General, IVA reducido, suplidos.
  • Recargo equivalencia: A determinados clientes, además de aplicar el impuesto sobre el valor añadido debe aplicarse en las ventas un porcentaje de recargo, que sólo se aplicará si está indicado en la ficha del cliente.
  • Fecha mínima facturación:
  • Periodo facturación: Este concepto determina cada cuánto se debe facturar a un cliente (diaria, semanal, quincenal, mensualmente o periodos excepcionales). Esta clave se registra en cada albarán que se emite, pudiendo un mismo cliente tener albaranes de diferentes claves. El periodo es un número que va del cero al nueve siendo hasta el cinco descendente, es decir, si en el proceso de facturación se determina la clave cinco serán facturados todos aquellos albaranes que posean esa clave o las inmediatamente inferiores. A partir de la clave seis hasta la nueve son excluyentes, sólo se factura la clave solicitada.
  • Generar cartera de cobros: Este parámetro permite que el efecto resultante se genere en cartera de cobros.
  • Albarán valorado: Existe la posibilidad de emitir documentos (albaranes o facturas) en los que determinados campos no salgan impresos (como por ejemplo los descuentos, bases imponibles, importes de IVA, etc.); este campo evita la impresión pese a estar aplicando dichos conceptos.

Totales

Importes totales tras la introducción de las diferentes líneas del presupuesto. En esta pestaña se muestra el importe bruto y el importe total tras aplicar el IVA y el recargo equivalente (% de recargo aplicado al cliente en las ventas) si lo tiene asignado. En esta pestaña, y cogiendo los datos de la ficha de cliente, se suman al importe bruto: Campañas facturación, portes, embalajes y recargo financiero. En caso de disponer de él, aquí también se resta el “descuento pronto pago”.

Comentarios

Campo textual libre para que el técnico anote lo que crea oportuno.

  • Imprimir en documento: Seleccionando esta opción los comentarios se imprimirán en el documento.

Creación de líneas

En la parte inferior de la pantalla existen 2 pestañas para incorporar líneas a la “Orden de Trabajo” que está creando, y que puede ser de dos tipos. Es necesario pulsar la pestaña correspondiente y a continuación ir creando las líneas según se trate de una OT de:

  • Recambios: En caso de realizar un presupuesto de “Recambios”, se seleccionará esta pestaña para, a continuación, incorporar línea a línea los diferentes recambios/referencias que deben incorporarse en el presupuesto.
  • Mano de obra: En el supuesto de realizar una orden de trabajo de “Mano de obra”, deberá pulsarse esta pestaña e incorporar en diferentes líneas esta información. Al crear aquí un registro se abre una pantalla emergente para indicar los “Datos de línea de mecánico”. Entre los datos que aquí pueden introducirse existe la casilla «Facturar», que deberá marcarse para que se facturen las horas aquí introducidas. Cuando un mecánico, por ejemplo, haya cometido errores no facturables pero que deben constar en la orden de trabajo, deberá dejar esta casilla desmarcada.
    Mostrador - Orden de Trabajo - pestaña "Mano de obra"
  • Imágenes: Esta pestaña permite adjuntar imágenes y documentos al parte de reparación. Esta pantalla acepta diferentes formatos de archivo, tales como: Excel, jpg, pdf, word, etc. Se visualizarán en la misma ventana, en el margen derecho. Mediante el icono “papelera” se podrá borrar el archivo adjuntado.Mostrador - Orden de Trabajo - pestaña "Imágenes"

Puede crearse una OT sin necesidad de rellenar las líneas. Imaginemos, por ejemplo que se envía un técnico para hacer la valoración de una reparación pero no se proporcionan recambios ni se dedica mano de obra. En este caso, se crearía la OT sin detalle de líneas.

Opciones disponibles desde el menú superior

Menú «Archivo»

Al desplegar el menú superior «Archivo» se permite al usuario realizar las siguientes acciones:

  • Confirmar documento F3
  • Borrar documento: Mediante esta opción se podrá eliminar la «Orden de Trabajo» creada.
    Cuando una «Orden de Trabajo» se convierta a albarán o factura de contado mediante la opción “Generar albarán/factura contado” del menú superior “Opciones” y el usuario, desde el ALBARAN/FACTURA, quiera «Borrar» el albarán, se mostrará un mensaje donde el usuario deberá escoger si quiere eliminar sólo el albarán/factura o ambos documentos. Es decir, el usuario podrá eliminar la “Orden de Trabajo” asociada junto con el albarán o la factura; así como cancelar la operación.

    Cuando el usuario pulse “Sí” y se elimine sólo el albarán/factura (conservando la “Orden de Trabajo”) se mostrarán los cambios que se hayan hecho en el albarán/factura, sean éstos de la cabecera del documento (forma de pago, etc.) como de las líneas de referencias o mano de obra. Es decir, si se añadieron, por ejemplo, más líneas en el albarán, éstas se mostrarán en la “Orden de Trabajo” conservada.
  • Guardar
  • Cancelar
  • Recuperar documento F5
  • Pendientes de cargar F9
  • Salir

Menú «Opciones»

Al desplegar el menú superior «Opciones» se permite al usuario realizar las siguientes acciones:

  • Modificar cliente: Al pulsar esta opción se accede a una ventana emergente que permite buscar y reemplazar el código de cliente que se tiene asignado para el parte de reparación.
  • Modificar serie y fecha del documento
  • Abonar últimas ventas
  • Importar desde presupuesto
  • Generar albarán/factura contado: Una vez aceptado el presupuesto y realizado el trabajo/servicio, puede generarse un albarán de crédito o una factura contado desde esta misma pantalla.  Para ello basta con pulsar “Recuperar” y seleccionar la “Orden de trabajo” cuya factura quiere emitirse. A continuación, debe seleccionarse la opción “Generar albarán/factura contado” disponible en el menú superior “Opciones” y el presupuesto queda cancelado para su edición, pasando a ser un albarán con una nueva numeración de documento. En este momento, para añadir líneas o realizar modificaciones será necesario editar los datos en el alabarán.
  • Convertir en factura de contado
  • Convertir en albarán de reparación: En las reparaciones podrán hacerse presupuestos y pasarlos posteriormente a Orden de Trabajo mediante esta opción.

Menú «Consultas»

  • Referencias F11: Al pulsar este opción se abrirá la ventana emergente de “Consulta de referencias” independientemente de donde esté situado el cursor. La misma ventana que se abre al pulsar la herramienta “prismáticos” ubicada junto a la celda que permite introducir la “Referencia” en las líneas del documento, o F4 cuando el cursor está en dicha celda.
  • Observaciones F6: Mediante esta opción, el usuario podrá acceder a la ventana “Observaciones F6” o, si lo prefiere, y estando dentro del albarán, pulsando la tecla de función F6. En esta ventana se mostrarán las observaciones informadas en la ficha del “Cliente” (cliente-mant), pestaña “Observaciones”. El usuario podrá modificar y añadir las observaciones de cliente para añadir los comentarios pertinentes en el apartado “Observaciones almacén”. Para modificar o añadir comentarios en “Observaciones CIF” u “Observaciones cliente” deberá acceder a la ficha de “Cliente” (cliente-mant).

 

Botones margen inferior

Config. impr.
Recuperar
Pte. cargar
A cuenta
Consulta de referencias
Confirmar
Borrar
Guardar
Cancelar

A tener en cuenta

  • En las reparaciones podrán hacerse presupuestos y pasarlos posteriormente a Orden de Trabajo mediante la opción “Convertir en albarán de reparación” (menú superior “Opciones»). Ese será el momento en que se rebajará el stock, antes no porqué se habrá seleccionado que se trata de un presupuesto.
  • Existe la posibilidad de sacar listados de partes de reparación mediante la función “Consulta de reparaciones” (consrepara).
    Consulta partes de reparación
  • Existe la posibilidad de tener diferentes formatos de impresión de los partes, por ejemplo, uno para que lo lleve el técnico que realizará la intervención y otro para imprimir el parte como un presupuesto. Para poder parametrizar que todos los partes se facturen por separado se tendrá que accederse a la función “Omisiones de almacén” (omisiones-alm), y, en la pestaña “Reparaciones”, marcar la opción “Generar una factura para cada albarán de reparación”. Al no tener activado este parámetro se generará una sola factura para todos los partes de reparación.
    Omisiones almacén - Reparaciones