MOSTRADOR – Ventas

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Dentro de la “Gestión de Almacén”, “Menú Pedidos/Albaranes de Clientes” encontramos la función de “Mostrador”. Desde esta función pueden ejecutarse todas las opciones que un operario de venta al público puede tener necesidad de realizar, así como generar los documentos correspondientes: presupuestos, albaranes de crédito, facturas de contado, ordenes de trabajo (partes de reparación), etc.

Existe la versión estándar de “Mostrador”, con posibilidad de realizar los documentos más habituales y con las opciones/botones de uso más frecuente. Sin embargo, IsiParts permite configurar varias opciones para adaptar el “Mostrador” al modo de trabajo de cada empresa, mostrando más tipos de documentos y botones de acceso directo a opciones a medida como son, por ejemplo, la conexión con un call center, el acceso a las “entregas a cuenta”, etc.

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

Configuración previa

El comportamiento del “Mostrador” así como los documentos que permiten realizarse debe configurarse en la función “Parámetros de Mostrador” (Menú Tablas Generales de Almacén, Menú Datos por Omisiones de Almacén).

Pantalla inicial

Al abrir la función, la primera ventana que aparece muestra todas las opciones disponibles para que un operario de venta al público ejecute desde el mostrador. Entre ellas, aparecen los documentos a los que el usuario tiene acceso de creación mediante la configuración de permisos realizada desde “Mnto. de Usuarios y Seguridad” (Gestión de Menús y Seguridad).


Introducir usuario y código de cliente

En primer lugar, la función solicita los datos siguientes:

  • Vendedor: Debe introducirse el usuario Isi que se dispone a realizar un documento desde el mostrador. Este dato es obligatorio.
  • Cliente: Debe introducirse el código de cliente. Puede utilizarse aquí la herramienta “prismáticos” para abrir la pantalla de consulta y búsqueda de clientes.Cuando se introduzca un código de cliente y se pulse ENTER, IsiParts detectará el tipo de documento asignado en función del modo de pago indicado en el “Mnto. datos por serie de facturación” de la ficha de “Cliente” (cliente-mant), abriendo el documento por defecto. Por ejemplo, un cliente con modo de pago crédito se le abrirá el documento “Albarán de crédito”. Cuando no se indique el código de cliente será necesario, por lo menos, seleccionar un tipo de documento.

Tipo de documentos

A continuación, el mostrador solicita que se seleccione el documento que quiere realizarse. Las opciones que aquí se presentan son configurables, es decir, cada empresa puede tener un menú diferente, con diferentes opciones de documentos y diferente ordenación de éstos. Para configurar estos elementos y su orden en la lista es necesario acceder a la función “Parámetros de Mostrador”  (most-param) (Menú Tablas Generales de Almacén, Menú Datos por Omisiones de Almacén).

Sin embargo, los documentos que toda empresa realizará serán los siguientes:

  • Albarán de crédito: Ventas a clientes con modo de pago “crédito”.
  • Albarán de traspaso: Albaranes de traspaso de mercancía entre almacenes, por ejemplo, cuando un almacén solicita un traspaso de mercancía aunque ésta no esté vinculada a un pedido de cliente.
  • Factura de contado: Ventas a clientes con modo de pago “contado”.
  • Pedidos de Cliente: Pedidos de cliente, es decir, pedidos que no han sido servidos y que se transformarán en albaranes de crédito o facturas de contado cuando se entregue la mercancía.
  • Presupuestos: Presupuesto que posteriormente podrán ser convertidos a albarán de crédito o factura de contado.
  • Orden de Trabajo: Partes de reparación, permite realizar la venta de recambios con mano de obra de mecánicos.

Traspasos entre almacenes

En las opciones donde se generen traspasos entre almacenes (Reaprovisionamiento entre almacenes) se tendrán en cuenta los lotes de embalaje, definidos en la “Ficha de artículo” (Menú Maestros de Almacén), dentro de la opción “Almacenes”, en la pantalla “Datos Almacén”. El lote de embalaje se comprobará teniendo en cuenta aquellos casos de rotura de stock en que se sirvan sustituciones y equivalencias. Se emitirá un mensaje de aviso cuando exista lote de embalaje superior a 1 para que el usuario decida si redondear al lote o no, proponiendo por defecto que sí que se ajuste el lote.

Documentos con incidencias

Se puede recuperar un documento en incidencias pulsando el texto “Total documentos con incidencias: X” ubicado debajo del campo “Cliente” de la pantalla inicial del “Mostrador”.

Al pulsar, se abrirá una nueva ventana con los documentos de ese usuario (vendedor) guardados como incidencias; es decir, no imprimidos ni finalizados. El usuario podrá seleccionar uno de ellos para cargarlo en el “Mostrador” y terminar el proceso de venta.

En la parte superior de la ventana existe el bloque “Criterios de selección” desde donde se podrán filtrar sólo los documentos en incidencias del “usuario” (vendedor) (gseguridad) indicado en la pantalla de inicio del “Mostrador” o “Todos” los documentos en incidencias existentes de todos los usuarios.

Al recuperar un documento en “Incidencias” desde el “Mostrador”, cuando la empresa trabaje con contadores provisionales (también llamados contadores de preparación), se asignará la fecha en que éste fue recuperado, en lugar de la fecha de la incidencia.

Sobre los contadores en preparación

Algunas empresas pueden decidir trabajar con contadores provisionales para los documentos emitidos desde el “Mostrador” hasta que éstos no sean “impresos” (F3) o “Confirmados”; momento en el que el documento pasa a su numeración y contador definitivo. Puede trabajarse con contadores y numeraciones provisionales en albaranes, facturas de contado, presupuestos y traspasos. Los contadores de preparación se indicarán desde la función “Contadores de almacén” (contador-alm). Cuando se realicen documentos que trabajan con contadores de preparación desde el “Mostrador” (mtoalbventa), IsiParts detectará el contador provisional (preparación) asignándolo hasta que el documento no se imprima.

Opciones disponibles mediante botones

En la primera pantalla, ubicados a la derecha de la ventana, aparecen tres opciones:

  • Entrega a cuenta Opcional: Mediante este botón se accede a la pantalla de “Entregas a cuenta” para registrar entregas de ese cliente seleccionando la caja y la fecha en que se está realizando. Se abre la gestión de caja para realizar la entrega de un importe a cuenta.
  • Atender llamadas Opcional: Esta opción permite enlazar con el software que la empresa tenga contratado como call center.
  • Consulta referencias: Acceso directo a la pantalla de consulta de referencias.
  • Salir: Sale de la función.

Tipo de documentos

Albarán de crédito

Tipo de documento emitido según la configuración del modo de pago y los datos de facturación del cliente, indicados en el “Mnto Datos por serie de facturación” de la ficha de “Cliente” (cliente-mant). El cliente al que se realizará por defecto un “albarán de crédito” es aquel que tiene indicado en su ficha el “modo de pago” “Crédito”.

Más sobre los albaranes de crédito

Albarán de traspaso

Tipo de documento realizado para los traspasos entre almacenes. Por defecto, cuando los traspasos entre almacenes se realicen entre diferentes empresas, se crearán albaranes de crédito. Para que se registren como traspasos es necesario seleccionar el parámetro “Generar traspasos entre almacenes de distintas empresas” de las “Omisiones de Almacén”, pestaña “Otros Datos”, apartado “Pedidos de Cliente”.

Modificar cantidad de albarán de traspaso parcialmente recepcionado
Más sobre los albaranes de traspaso

Pedidos de Cliente

También conocidos como “back-orders”, estos “pedidos de clientes” son documentos de pedido que, por diferentes motivos, no se han podido servir y entrar al momento (sin disponiblidad de stock, no referenciado etc.). Estos pedidos no están facturados hasta la entrega del material.

Las empresas que trabajan con dispositivos lectores de código de barras (PDAs) están obligados a utilizar esta opción para crear los pedidos. De lo contrario, la mercancía vendida no se podría gestionar con la PDA, los operarios del almacén no visualizarían en la PDA la mercancía a extraer y preparar para los clientes.

Más sobre los pedidos de cliente

Orden de trabajo

También conocido como “partes de reparación de maquinaria”. Estos documentos son presupuestos de partes de reparación de maquinaria que ha sido previamente vendida al cliente y cuya reparación, instalación, etc. debe gestionarse y contemplar costes de piezas (recambios) y de mano de obra por parte de personal técnico. Una vez realizado el trabajo, el presupuesto se transforma en una factura o albarán.

Más sobre la Orden de Trabajo

Presupuestos

Tipo de documento informativo. Se puede realizar un presupuesto para cualquier tipo de cliente, bien sea un taller, un particular, etc. El presupuesto realizado queda registrado en un archivo que se puede recuperarse desde el “Albarán de crédito” o la “Factura de contado”, mediante el uso del menú superior “Opciones”, “Importar desde presupuesto”. Una vez recuperado se podrá terminar el documento generando un albarán de crédito o una factura de contado.

Más sobre los presupuestos

Factura de contado

Tipo de documento emitido según la configuración del modo de pago y los datos de facturación del cliente, indicados en el “Mnto Datos por serie de facturación” de la ficha de “Cliente” (cliente-mant). El cliente al que se realizará por defecto una “factura de contado” es aquel que tiene indicado en su ficha el “modo de pago” “Contado”.

Más sobre las facturas de contado

Abonos

Para realizar un abono el proceso es el mismo que el de una factura contado / albaranes de crédito pero seleccionando el “Documento” correspondiente y el parámetro (casilla) “Abono”, ubicada en la parte derecha de la cabecera. A continuación se abrirá una ventana emergente para la selección de líneas a abonar. Los abonos generan movimientos en el stock de almacén.

Los usuarios no podrán realizar abonos de cargos cuyo modo de pago sea contado, salvo que se disponga de permiso expreso para ello. Por defecto, tampoco se podrán realizar abonos de material que NO ha sido vendido.

Más sobre los abonos

Albarán de Taller

Las empresas que no son sólo recambistas y que, a su vez, son concesionarios que venden y realizan reparaciones de vehículos; disponen de dos módulos adicionales y opcionales en IsiParts. Estos son el móduloGestión de Taller (para las reparaciones/revisiones) y el módulo “Gestión Comercial” (para la venta de vehículos nuevos o de ocasión).

El “Albarán de Taller” sólo se utilizará en aquellas empresas que tengan activado el módulo “Taller” en IsiParts y que tengan que vender un recambio asociado a lo que se llama “Orden de Reparación” (OR). La OR no es más que una reparación abierta por los mecánicos desde el módulo “TALLER”. Las piezas que éstos necesiten se solicitarán a través de un “albarán de Taller”. Se vinculará el albarán de Taller con el número de “Orden de Reparación”,  rebajando con ello el stock del Almacén y evitando descuadrar el inventario de la empresa.

Más sobre “Albarán a Taller”

Albarán interno

Este tipo de albarán es opcional y podrá ser utilizado para realizar albaranes de “autoconsumo” pàra la propia empresa. Por ejemplo, los neumáticos, aceite, etc. para las furgonetas de reparto, etc. Este tipo de ventas por “autoconsumo” tienen la particularidad que se facturan en una serie de facturación específica.

Albarán comercial

Las empresas que no son sólo recambistas y que, a su vez, son concesionarios que venden y realizan reaparaciones de vehículos; disponen de dos módulos adicionales y opcionales en IsiParts. Estos son el módulo “Gestión de Taller” (para las reparaciones/revisiones) y el módulo “Gestión Comercial” (para la venta de vehículos nuevos o de ocasión).

El “albarán comercial” sólo se utilizará en aquellas empresas que tengan activado el módulo “Comercial” en IsiParts y que tengan que vender un recambio asociado a la venta de un vehículo; por ejemplo, regalar un casco con la venta de una motocicleta. Los recambios/obsequios que éstos necesiten para ofrecer al cliente que ha comprado un vehículo se solicitarán a través de un “albarán comercial” que se vinculará con el número la venta del vehículo.