Mostrador – Albarán de crédito

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En “Gestión de Almacén””, ““Menú Pedidos/Albaranes de Clientes””, encontramos la función de “”Mostrador” y, al acceder, podemos seleccionar el tipo de documento “Albarán de crédito”. Los albaranes de crédito son documentos de venta cuyo modo de pago asignado al cliente en su ficha, en los datos por serie de facturación, son “Crédito”. Para que se permita la edición de las líneas es necesario que antes se rellenen los datos de cabecera y se guarden los datos.

Otros procesos de venta de mostrador:

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

Pantalla inicial

Mostrador - Albarán de crédito

Seleccionar vendedor, cliente y documento

Para acceder al “Mostrador” y poder seleccionar el tipo de documento que quiere realizarse; en este caso, el alabarán de crédito, es necesario que antes se introduzca el código de vendedor y, si se desea, el del cliente.

  • Vendedor: En este apartado debemos poner el código de vendedor que está realizando la operación. Este campo es obligatorio.
  • Cliente: En este campo se pondrá el código de cliente para el que se esté realizando la operación. Este no es un campo obligatorio.
En caso de poner el código de cliente y pulsar INTRO, el programa abrirá automáticamente la opción de “Albarán de crédito” o “Factura contado”, dependiendo de la que opción que el cliente tenga configurada como forma de pago en su ficha, en el “Mantenimiento de datos por serie de facturación”.

Albaranes con incidencias

En la parte superior del listado de documentos disponibles puede aparecer el mensaje “Albaranes con incidencias”. Pulsando sobre el texto se abrirá una ventana emergente con el listado de documentos que la aplicación ha detectado y guardado como incidencias. Los albaranes en incidencias son aquellos que, por diferentes motivos, no han salido impresos (ni en pantalla) quedando en esta situación hasta que se recuperen y se impriman.

Para liberarlo de esta situación es necesario seleccionar el albarán en incidencias y, una vez dentro, pulsar el botón “Imprimir”.

Cuando se detecten “Incidencias” en los albaranes de venta desde el “Mostrador” nuevo (mtoalbventa) o antiguo (ventas-contado); imaginemos, por ejemplo, que no existe el “Modo de pago” en la ficha del cliente cuyo albarán se quiere recuperar, finalizar e imprimir. En estos casos, incluso cuando se trabaje con contadores de preparación, la aplicación NO imprimirá el documento, evitando así que se envíe la mercancía por duplicado.

Contador bloqueado

La aplicación emitirá un mensaje de aviso y notificación del usuario, PC y contador que está siendo bloqueado por otro usuario.

Usuario que bloquea un contador desde albarán de venta al realizar pedido

Exte mensaje aparecerá cuando sucedan las siguientes casuísitcas desde las funciones de “Mostrador” nuevo (mtoalbventa) y “Mostrador” antiguo (ventas-contado), así como en las “Facturas proveedor” (entradaFacPro):

  • Desde un albarán de venta con el contador de pedidos bloqueado.
  • Desde ambos “Mostradores” haciendo un albarán y con el contador de albaranes bloqueado.
  • Desde ambos “Mostradores” cuando se produce ruptura de stock y se lo pedimos a otro almacén (Traspasar stock desde otro almacén”, seleccionando “Generar Pedido/back-order”.
  • En “Facturas proveedor” con el contador de compras bloqueado.

¿Cómo encontrar un código de cliente?

En caso de no saber o no recordar el código del cliente, el programa permite abrir (pulsando el icono de “prsimáticos”) una segunda pantalla de ayuda para filtrar los contactos de cliente por:

  • Código
  • CIF
  • Razón social

En caso de se poner nada, el programa abrirá una ventana con todos los clientes de la empresa.

Búsqueda de cliente por “Razón social”

En caso de buscar por “Razón social” y no recordar exactamente el nombre, tenemos varias opciones:

  • Situar en: En este caso podemos poner una palabra; por ejemplo “taller” y nos mostrará todos los resultados que contengan en su inicio la palabra “taller”
  • Búsqueda por: En caso de poner “taller” en este campo, el programa mostrará todos los resultados coincidentes con la palabra “taller” independientemente de la posición donde se encuentre la palabra.
  • Razón social contiene: En este caso, imaginemos que ponemos “alle”; el programa nos mostrará todos los clientes que tengan en algún lugar de su razón social las letras “alle”.

Además de estos filtros, también podemos filtrar por:

  • Persona jurídica: el nombre de la persona jurídica cuando ésta sea diferente a la razón social.
  • Provincia
  • Población

Albarán de crédito

Este no es un documento oficial de cara al Estado pero sí que es importante para la factura que se emitirá posteriormente; a los 15 días, a final de mes o cuando está configurado en el programa.

Se trata de un documento que se realiza para el cliente cuando éste lo tiene definido como su “modo de pago” en la “Ficha de cliente” (Mnto. Clientes. Gestión de Terceros).

  • Crea registro de IVA
  • Genera movimiento en contabilidad
  • Genera la cartera
Por ley, se obliga a facturar inmovilizado y recambios por separado. Para que no sea necesario crear diferentes documentos y proporcionarlos a los clientes que necesitan diferentes facturas, se pueden separar documentos (sólo albaranes de crédito) de modo automático por “Grupos de facturación” (grufact-mant) desde el “Mostrador” nuevo (mtoalbventa) y desde la “Entrada de pedidos clientes” (mtopedidoscli).

Recuperar un documento

Si se desea recuperar un documento, en lugar de crear uno de nuevo, puede pulsarse el botón “Recuperar”, ubicado en el margen inferior de la ventana, o abrir el menú superior “Archivo” y seleccionar “Recuperar documento F5”.

Esta opción permite recuperar cualquier tipo de documento antes de introducir datos de cabecera o crear nuevas líneas en un documento nuevo. Se abrirá una ventana emergente donde indicaremos el ejercicio, almacén, serie de facturación y contador para, a continuación, ubicar el cursor en la casilla “Documento” y pulsar “Aceptar”. Seleccionaremos el documento que queremos recuperar.

Mostrador - recuperar documento

Paso 1: Introducir datos de cabecera

Mostrador - Datos de cabecera de albarán de crédito

En la primera pantalla encontramos diferentes campos en la cabecera, algunos de ellos a rellenar y otros predefinidos y bloqueados según los permisos que el usuario tenga configurados en “Mantenimiento de Usuarios y Seguridad”:

    • Vendedor: En este campo aparece el código de vendedor que está realizando el albarán y que se ha definido en la pantalla anterior.
    • Cliente: Este campo es obligatorio, nos pide el código de cliente para el que estamos realizando el albarán de crédito.
    • Documento: En este campo, una vez se pulse el botón “Guardar” de la parte inferior de la ventana, aparece automáticamente el número de albarán de crédito según la numeración que le toque. Lo más habitual es que este campo se encuentre bloqueado y no se permita su edición, a no ser que está expresamente permitido desde la gestión de “Usuarios y Seguridad”.
    • Serie: En este campo aparece la serie de facturación del almacén del vendedor. El usuario puede estar autorizado a realizar cambios en la serie de facturación y utilizando el desplegable, de lo contrario, el texto aparece en gris como inactivo.
    • Fecha: Se mostrará la fecha del día en cuestión y normalmente tampoco se puede editar, salvo que un usuario tenga permiso predefinido para hacerlo. En caso de modificarla, IsiParts comprobará que el “Periodo” (periodo-mant) introducido no esté cerrado, emitiendo un mensaje de aviso que el usuario deberá aceptar o rechazar para proceder con la creación del alabarán.
    • Abono: Esta casilla debe marcarse para indicar que se trata de un abono.
Internamente, la aplicación registrará como “hora del pedido” la hora en que éste esté finalizado, es decir, cuando todas las líneas estén confirmadas y el usuario pulse “Nuevo pedido”. Esta es la hora que se imprimirá en los documentos y que se tendrá en cuenta para asignar los pedidos en las rutas de reparto por considerarse la “hora real” de gestión de un pedido.

Para seguir con el siguiente paso, pulsamos el botón “Guardar”, ubicando en el margen inferior de la ventana. En este momento se puede mostrar o no, según esté configurado en el programa, que IsiParts abra una ventana con información de “Referencias Pendientes de Servir”. De no existir referencias pendientes de servir, se habilita directamente la parte media de la ventana, donde se introducen las líneas.

Paso 2 (opcional): Confirmar referencias pendientes de servir

Esta pantalla, opcional según la configuración del programa, nos muestra las referencias que están pendientes de servir detallando: Serie de facturación, almacén, referencia, cantidad pedida, cantidad ya servida, cantidad stock y código de documento.

Mostrador - Material pendiente de servir

Desde esta pantalla es necesario indicar “Cantidad a servir” de todas aquellas líneas cuyas entregas quieran realizarse para, a continuación, proceder con la creación de las líneas del documento.

En esta pantalla podemos realizar las acciones siguientes:

  • Importar datos: Al seleccionar esta casilla se habilita la herramienta “prismáticos” para buscar y cargar el archivo a importar. Este archivo permite cargar, por ejemplo, datos de referencias pendientes a servir para un cliente que lo solicita mediante entrega de fichero Excel. El fichero importado debe disponer de código de referencia y unidades pedidas e importará las referencias del cliente en cuestión.
  • Servir mediante lector de código de barras: Este bloque sólo se utilizará en caso de disponer de lector de código de barras en el mostrador. Esta opción permite escanear el código de barras, en lugar de tener que introducir manualmente las unidades a servir en cada una de las líneas.
    • Referencia: Código de la referencia escaneada.
    • Cantidad: Cantidad de referencia escaneada.
    • Servir / Cancelar: Servirá o cancelará la referencia escaneada mediante lector de código de barras.
  • Servir y continuar venta: Tras pulsar este botón se serivirá el material cuya “cantidad a servir” se haya modificado y se cerrará la ventana de “Referencias pendientes de servir”.
  • Salir: Sale de la ventana ignorando las referencias pendientes de servir que no se hayan indicado.

Se selecciona o no material pendiente de servir, se cierra esta ventana y a continuación debe procederse a la creación de las líneas del albarán.

Cargar referencias pendientes de servir con portes e importes de embalaje

Cuando aparece la pantalla “Referencias pendientes de servir” al realizar un albarán a un cliente con pedidos pendientes de servir y éstos se carguen en el documento, IsiParts tendrá en cuenta los “portes” e importes de “embalaje” cargados en los diferentes pedidos.

Ver vídeo ejemplo

Dependiendo de la casuística, el “Mostrador” se comportará de las siguientes formas:

  1. Se cargarán automáticamente cuando se importen referencias pendientes de servir de un mismo pedido y éste tenga portes.
  2. Se emitirá un mensaje de aviso y el usuario tendrá que introducir los portes manualmente cuando la mercancía pendiente de servir provenga de diferentes pedidos. Los portes se introducirán a nivel de CABECERA del documento, en ningún caso se introducirán por línea.
  3. NO se cargarán portes cuando no se hayan indicado en ninguno de los pedidos pendientes de servir importados.

Paso 3: Modificar las pestañas de información y datos del “Albarán de crédito”

Debajo de la cabecera existen diferentes pestañas con información relativa al documento que se está creando. En estas pestañas aparecen los campos que se han predefinido y configurado como opcionales y/o obligatorios a rellenar desde los “Parámetros de Mostrador”.

Elementos que el programa te pide si lo has configurado en “Datos por Defecto en Mov. Alb/Cont” (Menú Tablas Generales de Almacén”, “Menú Datos por Omisiones Almacén”) para que aparezcan en la generación de albaranes y/o facturas, así como en otros documentos. También estará previamente configurado si se trata de campos obligatorios u opcionales.

Mostrador - Datos de albarán de crédito

Pestaña “Albaranes de crédito”

Esta pestaña permite rellenar (opcionalmente) los campos que se detallan a continuación:

  • Pedido Cli: Campo para introducir el número del pedido (Entrada Pedido de Cliente).
  • Ope. venta: Este campo es opcional y permite introducir el nombre o código de usuario considerado como “operario de venta”. Este “operario de venta” no es ningún vendedor (comisionista), sino algún otro tipo de usuario como, por ejemplo el transportista, que consigue indirectamente una venta. Puede añadirse en esta casilla su nombre para poder controlar y tener constancia de aquellos operarios que sin ser su labor, generan ventas.
  • Depósito de facturación anticipada: Seleccionar esta casilla cuando se esté creando un depósito de facturación anticipada. Esta casilla sólo se mostrará activa para los usuarios que tengan activado permiso para “Permitir modificar, crear y borrar dep. anticipados” en el “Mto. Usuarios y Seguridad” (gSeguridad), pestaña “Almacén”, “Datos comunes a todos los almacenes”. Los depósitos que se creen desde el “Mostrador” mediante la selección de esta casilla serán siempre “reservando stock”. Para crear depósitos de facturación anticipada “sin reserva de stock” el usuario deberá acceder a la función “Depósitos facturación anticipada” (entmatdeposito).

Datos de cliente

Los datos que aquí se muestran en gris son informativos y proceden de la pestaña “Datos genéricos” de la ficha de cliente. No pueden modificarse.

  • Razón social: Denominación por la que se identifica al cliente; este texto aparecerá impreso en toda la documentación de entrega al cliente y es uno de los campos a través del cual se realizarán posteriores consultas. Puede ser la razón social o el apellido.
  • C.I.F: Código de identificación fiscal; este campo es obligatorio y de vital importancia para el apartado administrativo (declaración 347 o IVA repercutido entre otros), en la cumplimentación de este campo deben obviarse los puntos, guiones o cualquier otro símbolo que no sea propio del N.I.F. 
  • Persona jurídica: Si el cliente es una persona física y en el campo “Razón social” se introdujeron los apellidos, sobre este se indicará el nombre del cliente, que se antepondrá al anterior en los documentos impresos.
  • Dirección: Dirección del cliente, calle, avenida, con el número o punto kilométrico.
  • Código postal: Código numérico de cinco dígitos, asignado por correos. Puede buscarse mediante consulta utilizando los prismáticos.
  • Província: Este campo debe haber sido creado con anterioridad a través de las tablas de direcciones; como ejemplo puede identificarse a las provincias con los dos primeros dígitos del campo anterior, así pues Barcelona sería 08, Madrid sería 28, etc.
  • Población: Este campo debe haber sido creado con anterioridad a través de las tablas de direcciones; como ejemplo puede identificarse a las poblaciones con los tres últimos dígitos del código postal.
  • Teléfono: Existen dos campos para introducir más de un teléfono desde la ficha de cliente.
Ventas a clientes con casos especiales de IVA e intrastat (CEE)

Datos de envío

Estos datos pueden modificarse y afectarán sólo al documento que se esté creando. En ningún caso se modificarán losa datos registrados en la ficha de cliente de un modo permanente.

  • Dirección de envío: Puede seleccionarse la dirección de envío que se desee entre las opciones disponibles en el desplegable. Al pulsar el icono ubicado a la derecha del desplegable se accede a la ventana de “Mantenimiento de direcciones de envío” desde donde puede seleccionarse la dirección genérica o la dirección esporádica.
  • Datos expedición: Los datos que aquí se configuren determinarán el modo de extracción y envío de la mercancía.
    • Entrega: Sobre este apartado se informa de la manera de entregar el material al cliente (sus medios (S), nuestros medios (N), a través del mostrador, encargo (E), urgente (U), etc.).
    • Ruta: Ruta por la que se enviará el pedido.
    • Ag. transporte: Cabe la posibilidad de que las entregas de mercancías las efectúe una empresa subcontratada, agencia de transportes a la cual se le pueden entregar albaranes de justificación de entrega del material.
    • Portes: Cuando se realiza una venta pueden cargarse portes, que pueden ser introducidos de forma manual o de manera automática si sobre este apartado se especifica portes debidos (D), de lo contrario no se cargarán, portes pagados(P).
    • Preparado:
    • Nº bultos: Nº de bultos (pueden contener cajas) que conforman el pedido.
    • Peso: Peso del conjunto de todos los bultos, mercancía más embalaje.
    • Peso neto: Peso sólo de la mercancía.
    • Portes: Importe perteneciente a los portes.
    • Embalajes: Importe correspondiente al coste de los embalajes.

Datos facturación

Los datos de facturación corresponden a aquellos definidos en la ficha del cliente, pestaña “Datos facturación”, principalmente dentro del “Mantenimiento de datos por serie de facturación”. Los datos que aquí se modifiquen sólo se tendrán en cuenta para el documento, no se guardarán en la ficha de cliente.

  • Modo de pago: En este campo se indican las condiciones habituales de pago que tiene el cliente con la empresa. Partiendo de los datos introducidos en la forma de pago, la fecha factura y el día de pago, se calcula el vencimiento de los efectos en la gestión de cobros.
  • Día de pago: Esta tabla permite que bajo un mismo código puedan introducirse tres días de pago diferentes. En función de la fecha de factura y la forma de pago, se ajusta el vencimiento al día de pago más cercano.
  • Vendedor / comisión: Código del vendedor y porcentaje de comisión.
  • 2º vendedor / comisión: Código de segundo vendedor y porcentaje de comisión.
  • Dto. Pronto pago: Si al cliente se le aplica un porcentaje de descuento por pronto pago debe indicarse en este apartado el código, previamente creado, que lleva asociado el descuento. Por defecto en la gestión comercial se aplica dicho porcentaje de no ser variado por el vendedor.
  • Rec. financiero: El recargo financiero actúa de forma contraria al descuento por pronto pago, es un porcentaje que incrementa la base imponible como concepto de aplazamiento, etc.
  • Divisa: Si se realizan exportaciones, sobre este apartado puede especificarse la moneda con la que van a realizarse las ventas al cliente. Es necesario crear la tarifa en la divisa correspondiente para los artículos y asignársela al cliente.
  • Tarifa: Dado que la gestión comercial permite la aplicación de múltiples precios de venta para un mismo artículo, es necesaria la elaboración de diferentes tarifas. Mediante este campo se informa de la tarifa a aplicar durante la gestión de ventas.
  • Cobro por:
    • Banco: Este apartado va directamente relacionado con la gestión de cobros; si el cliente tiene una domiciliación bancaria creada debe indicarse “Banco”, por el contrario si el cobro debe presentarse a una dirección, sea la genérica o una específica de cobro, debe indicarse “Dirección”.
    • Dirección: Este apartado va directamente relacionado con la gestión de cobros; si el cliente tiene una domiciliación bancaria creada debe indicarse “Banco”, por el contrario si el cobro debe presentarse a una dirección, sea la genérica o una específica de cobro, debe indicarse “Dirección”. La variación de este dato en el apartado de ventas, es decir, emitir parte de los albaranes a un mismo cliente con los dos conceptos, generará facturas resumen separadas. En el campo anterior se informó al cliente de la forma de presentar el cobro, pero un mismo cliente puede tener diferentes domiciliaciones y gestionar una u otra basándose en sus necesidades. Sobre este apartado se informa de la domiciliación más habitual; estas domiciliaciones van numeradas y se introducen en el apartado de bancos o direcciones de pago.
  • Iva por: Este concepto permite aplicar al cliente un IVA fijo (cliente) o variable (referencia) dependiendo del producto que se le factura. Entre las opciones del desplegable se encuentran: IVA 4%, IVA intracomunitario, IVA 0, IVA 18%, IVA 7%, IVA General, IVA reducido, suplidos.
    • Cliente: Si se indicó “Cliente” el IVA aquí introducido se aplicará en el documento de venta de dicho cliente.
    • Referencia
  • Recargo equivalencia: A determinados clientes, además de aplicar el impuesto sobre el valor añadido debe aplicarse en las ventas un porcentaje de recargo, que sólo se aplicará si se indica en este apartado.
  • Fecha mínima facturación: Fecha a partir de la que se permite ejecutar la facturación del documento.
  • Periodo facturación: Este concepto determina cada cuánto se debe facturar a un cliente (diariamente, semanalmente, quincenalmente, mensualmente o en periodos excepcionales). Esta clave se registra en cada albarán que se emite, pudiendo un mismo cliente tener albaranes de diferentes claves.
    El periodo es un número que va del cero al nueve siendo hasta el cinco descendente. Es decir, si en el proceso de facturación se determina la clave cinco, serán facturados todos aquellos albaranes que posean esa clave o las inmediatamente inferiores (1,2,3,4). A partir de la clave 6 hasta la 9 son excluyentes; sólo se factura la clave solicitada.
  • Generar cartera de cobros: Si no se marca este campo, las facturas de crédito del cliente no generarán cartera, por lo tanto no se podrá gestionar el cobro.
  • Albarán valorado: Al seleccionar esta casilla se mostrará el valor del albarán en la impresión; de lo contrario, el importe se ocultará dejando visible sólo la referencia y las unidades. En algunos casos puede interesar no mostrar el importe hasta el proceso de facturación, cuando la facturación se realiza directamente a la empresa y no a la persona que recibe el albarán.
    Los “Contados” realizados desde la función “Entrada Pedidos de Cliente” (mtopedidoscli) siempre estarán “Valorados”; independientemente de la configuración realizada en la ficha del “Cliente” (cliente-mant) o en el propio pedido modificando “Datos de cabecera” (menú superior “Cabecera”). Existe la posibilidad de marcar o desmarcar manualmente “albarán valorado” en la creación del albarán en el “Mostrador” (mtoalbventa), concretamente en la pestaña “Datos facturación”, o en la “Entrada Pedidos de Cliente” (mtopedidoscli), modificado el parámetro en la ventana emergente “Datos de Cabecera” (menú superior “Cabecera”).

Totales

Esta pestaña es informativa y muestra el detalle de los importes que se suman y restan en el albarán, así como los totales.

  • IMPORTE BRUTO: Total resultante de sumar y restar los valores que se detallan a continuación.
    • (+) Campañas facturación:
    • (+) Portes
    • (+) Embalajes
    • (-) Descuento pronto pago
    • (+) Recargo financiero
  • BASE IMPONIBLE: Total resultante del valor anterior más impuestos.
    • (+) I.V.A.
    • (+)Recargo equivalente

Comentarios

Este bloque permite introducir un mensaje de texto libre tipo “Observaciones” o “comentarios” para que el cliente disponga de ellos en el documento impreso que se le entregue. Estos comentarios no son por línea, sino por documento.

Para que aparezca impreso en el documento es necesario seleccionar la casilla “Imprimir en documento”, de lo contrario, el comentario quedará registrado en el sistema pero no se imprimirá.

Paso 4: Añadir líneas en “Datos de Albaranes de crédito”

En este paso se trata de completar y añadir las líneas del pedido. Buscar y seleccionar las referencias, definir la cantidad a pedir y/o ver las opciones que existen en caso de no disponer de stock. Todo esto se realiza desde la zona media de la pantalla, utilizando la casilla “Referencia” y “Cantidad”.

En la pantalla podemos diferenciar tres botones en la parte inferior:

  • Almacén: Por defecto, código de almacén del vendedor que está realizando el albarán. En caso de disponer de permiso expreso para modificar el almacén que realiza la venta (definido en “Usuarios y Seguridad”), esta casilla podrá modificarse por parte del vendedor.
  • Referencia: Código de la referencia solicitada. En caso de no disponer de él, puede utilizarse la herramienta “prismáticos” que abrirá la ventana de consulta de artículos.
  • Cantidad: Introducir la cantidad solicitada de la referencia.
  • No referenciado: Esta casilla debe marcarse cuando la referencia solicitada no existe en el catálogo propio de IsiParts por tratarse de un producto original. En este caso, el material se solicita directamente al fabricante, lo que se conoce como una pieza “no referenciada”. Este tipo de referencias no disponen de ficha de artículo.

Visualizar ventana “Consulta Equivalencias Almacén”

Puede configurarse el “Mostrador” para que, al introducir o seleccionar una referencia que disponga de equivalentes, se abra una primera ventana de “Consulta Equivalencias Almacén” antes de la pantalla de introducción de detalle de la línea.

En esta ventana, el usuario podrá visualizar las equivalencias disponibles (tenga o no stock de la referencia solicitada), el almacén que las tiene, el stock, el precio de venta y los descuentos del cliente para cada una de ellas. Desde esta misma pantalla el usuario podrá seleccionar una equivalencia y añadirla a la venta o, en caso contrario, seleccionar la referencia solicitada.

Para que aparezca esta pantalla será necesario acceder a la función “Omisiones de Almacén” (omisiones-alm) y, en la pestaña “Ventas”, marcar el parámetro “Mostrar equivalencias en mostrador”.


Vender una “referencia genérica”

Puede darse el caso que se vendan lo que en IsiParts se conoce como “Referencias genéricas”, referencias con ficha que se venderán como no referenciadas. Las referencias genéricas son aquellas que dentro de IsiParts están referenciadas, es decir, disponen de ficha de artículo (artic-gener) pero que, en el apartado “Datos generales” (segunda pantalla) de la ficha, en el campo “Genérica”, tienen marcado “S” (Sí). Al activar este parámetro se está indicando que, cuando esa referencia sea vendida, el “Mostrador” (mtoalbventa) deberá comportarse como en las ventas de no referenciados. Es decir, al vender una referencia genérica se abrirá la ventana de introducción de datos de “no referenciada” y el usuario deberá introducir la información de compra, el proveedor (que deberá existir para esa referencia), etc.

En caso de tener activado el parámetro “Generar pre-albarán al abonar referencias genéricas” de las “Omisiones de almacén” (omisiones-alm), al abonar referencias genéricas se creará automáticamente un pre-albarán de compra a proveedor que se podrá compensar en las “facturas de proveedor” (entradafacpro).

También se podrá “Devolver stock” a la referencia original mediante el uso del botón derecho del ratón (Acciones) desde la función “Modificación albaranes de compra” (modalbcompra).


En caso de pedir un artículo “no Referenciado”

En caso de pedir un “no referenciado” el programa abre una ventana emergente para rellenar los datos básicos de la pieza, salvo que se hayan cargado previamente los albaranes de compra desde “Artículos pendientes de cargar” (artptecar) y la mercancía esté disponible. En tal caso, se podrá pulsar el botón “Pte. cargar” ubicado en el margen inferior de la pantalla.
Mostrador - albarán de crédito - no referenciado

Se solicitan los datos siguientes:

  • Referencia: Código de la referencia introducida anteriormente.
  • Descripción: Este campo es obligatorio, debe indicarse una descripción del producto vendido.
  • Precio de venta: PVP al público.
  • Precio compra: Precio de compra.
  • Dto. Compra: % de descuento que se desee aplicar.
  • Marca: Poner la marca de la pieza.
  • Familia: Poner familia a la que pertenece. Es un campo importante para poder sacar estadísticas de las familias que más piezas no referenciadas se han vendido.
  • Sección: Poner sección a la que pertenece. Es un campo importante para poder sacar estadísticas.
  • Cód. Dto. Venta: Poner el código de descuento (no el porcentaje).
  • Fecha compra: fecha de compra de la pieza, del albarán de compra. IsiParts comprobará que el “Periodo” (periodo-mant) introducido no esté cerrado, emitiendo un mensaje de aviso que el usuario deberá aceptar o rechazar para proceder con la introducción del alabarán de compra cuando suceda esta situación.
  • Proveedor: Poner el código del proveedor; en caso de no tenerlo en la “Ficha de proveedor”, añadirlo antes de hacer el proceso. Se puede crear un “proveedor ocasional” o “Proveedor varios” para tener un proveedor comodín.
    No se puede vender ningún artículo “no referenciado” sin antes tener creado el código de proveedor.
  • Nº Alb. Compra: Número del albarán de compra.
  • IVA: Poner el código de IVA.
  • Unidad de Medida: Unidades de medida, bien sean litros, unidades, etc.
  • Grupo contable: Este dato tiene que estar dentro de la ficha de artículo. Si el articulo existe tendrá este dato ya que, en la creación de un artículo, es un campo obligatorio.
  • Número de vale: Este número sirve de control para que se sepa que es un pedido para la empresa X.

Una vez rellenados los datos y pulsado el botón “Aceptar” se accede a la ventana de introducción de las líneas, la misma para referenciados y no referenciados.

Importar cesta de compra de i2i

Mediante esta opción, aquellos clientes que dispongan de IsiParts + i2i (Sistema de venta online B2B), podrán configurar IsiParts para que desde el “Mostrador” (mtoalbventa) y desde la “Entrada Pedidos de Cliente” (mtopedidoscli) se visualice un icono de acceso directo al i2i. El usuario podrá acceder al i2i en un navegador predeterminado y, tras añadir productos a la cesta de compra de i2i, volver a IsiParts y pulsar “Importar cesta i2i” disponible en el menú “Opciones” (menú superior). Los artículos de la cesta de i2i se importarán al pedido que se esté creando desde IsiParts. Esta opción permite aprovechar las funcionalidades de i2i en cuanto a la búsqueda de piezas/recambios como, por ejemplo, la búsqueda por vehículo, matrícula, grupo de montaje, etc.

Para configurar esta opción será necesario contactar con Isi Condal, además de configurar los siguientes parámetros:

  • datos-param: Crear la URL donde se conectará i2i desde IsiParts.
  • Mnto. Usuarios y Seguridad (gseguridad): Añadir usuario y password de usuario i2i que conectará con la sesión de i2i de forma automática al pulsar el botón “i2i” desde el “Mostrador” (mtoalbventa) o la “Entrada Pedidos de Cliente” (mtopedidoscli).
Leer más

Paso 5: Rellenar “Datos Referencia”

Esta es la pantalla de detalle de la referencia solicitada y añadida a la línea. En este paso debemos comprobar que los datos de las referencias solicitadas son correctos y/o modificar aquello que queramos para que se añada en una línea de nuestro documento.

Mostrador - Albarán de crédito - Introducción de línea

Desde todas las funciones y procesos de IsiParts desde los que se permite modificar los porcentajes de descuento de venta se podrá indicar, en el primer descuento, un valor de hasta el 100% de descuento. De este modo, el cliente verá reflejado en la factura y/o albarán el precio de origen de la referencia, siendo consciente de su valor aunque la empresa se lo regale.

Se pueden modificar y/o visualizar los siguientes apartados:

  • Línea: línea del albarán de crédito o factura contado que se está visualizando. Mediante las flechas, el usuario puede moverse entre las diferentes líneas del albarán e ir modificando datos.
  • Almacén: almacén solicitante que realiza el albarán o factura.
  • Alm. Stock:
  • Referencia: Código de la referencia solicitada.
  • Cantidad: Unidades pedidas.
  • Precio de venta: PVP.
  • Descuento: Aquí se encuentran los tres campos para añadir los descuentos en cascada.
  • Descripción: Descripción de la referencia.
  • Stock: Cantidad en stock.
  • Resto almacenes: Stock disponible en otros almacenes. Permite visualizar si hay existencias en otros almacenes para pedir en caso de no disponer de stock en el almacén que realiza el albarán o factura.
  • Ubicación: Ubicación donde se encuentra la pieza.
  • Pte. ubicar:
  • Lote: Las piezas que dispongan de una “S” (sí) en casilla “Gest. lote/serie” de la “Ficha de artículo” (artic-gener), pantalla “Datos generales”, se obligará a introducir dicho código. En caso de dejarlo en blanco, la aplicación emitirá un mensaje avisando que el dato es obligatorio. Este código funciona como una identificación por número de serie.
  • Fecha entrega:

Botones disponibles en la parte inferior:

  • Datos no referenciado: Se abre una ventana emergente con los datos de no referenciado introducidos anteriormente y pueden modificarse.
  • Comentarios: Se accede a la ventana emergente que permite escribir hasta 5 comentarios sobre la línea de referencia.
    Mostrador - Comentario de la linea
    En esta ventana, además de poder añadir comentarios, puede seleccionarse “Imprimir doc. s/n” para que salga en el documento o “Replicar comentario”, para que se grabe en otras ventas de la misma referencia.
  • Borrar: Borra la línea.
  • Guardar: Guarda la línea y se carga en el documento o, en caso de no disponer de stock, se abre la ventana de rotura de stock.
  • Salir: Sale de la ventana.

Pulsando INTRO o “Guardar” pasamos a la siguiente pantalla, que en realidad pueden ser dos:

  • Si se dispone de stock: Se carga la línea y se muestra la pantalla general para añadir otra línea.
  • Si no se dispone de stock: Se muestra una pantalla para ver las opciones en caso de no tener stock, cuando se produce una rotura de stock.

Paso 6: Opciones en caso de no tener stock

En caso de solicitar una referencia de la que no se dispone de stock, se muestra esta ventana con diferentes opciones y en la que es obligatorio escoger por lo menos una de ellas para que el programa permita seguir con el proceso.


Cuando existe stock en otros almacenes

Cuando exista stock suficiente en otros almacenes para servir la cantidad solicitada por el cliente, el usuario podrá decidir qué cantidad solicitar (Cantidad a servir), a qué almacén y qué tipo de “Acción” quiere realizar.


Excluir tránsito entre algunos almacenes sólo en caso de ruptura de stock

Existe la posibilidad de bloquear la relación de tránsito entre algunos almacenes sólo en aquellos casos en que se produce la situación de “Ruptura de stock”. Para ello, el usuario deberá indicar “Si” en la columna “Excl. Trasp. rupt. stock” en la función “Tránsito entre almacenes” (mant-tra-alm).

Acciones

Las acciones permitidas se definirán mediante un número que identificará cada una de ellas, generando los movimientos correspondientes según se trate de:

  • 1 Venta directa: Esta acción permite realizar el envío directo de mercancía desde otro almacén. Al indicar 1 en la columna “Acción” se generará e imprimirá el documento en el almacén que servirá la mercancía directamente al cliente.
  • 2 Depósito: Se creará un depósito de cliente con la mercancía y cantidad indicada.
  • 3 Traspaso: Con esta opción, se generará un traspaso directo entre almacenes, entrando el stock informático sin que la mercancía haya pasado por ninguna fase de recepción de mercancía. Es decir, esta opción sólo se utiliza en aquellos casos en que ambos almacenes están juntos o localizados muy próximos entre sí ya que, en realidad, el stock no ha sido recepcionado y ubicado y aunque se muestre como disponible puede que todavía no haya llegado a las instalaciones.
  • 4 Tránsito: Esta opción se mostrará por defecto, en lugar de la opción “3=Traspaso”, siempre y cuando el almacén destino sea de tránsito.
  • 5 Pte. de Servir: Esta opción se utiliza mayoritariamente en aquellos almacenes que deben servir la mercancía y que trabajan con PDA ya que, con la infraestructura de PDA, el pedido debe ser extraído, validado y expedido para que se pueda servir al cliente.
Traspaso desde otro almacén

Cuando no se disponga de stock y se genere un traspaso desde otro almacén, se creará un documento de traspaso con material en tránsito en el mismo momento de crear la línea. En la línea, en la columna “Alm. Stock” se mostrará el código del almacén que cede la mercancía.

Una vez creado el albarán de traspaso, el mostrador gestionará las modificaciones de la línea que ha provocado el traspaso respecto al mismo, NO permitiendo las siguientes opciones:

  • Modificar la cantidad pedida una vez creado un documento de traspaso.
  • Borrar el albarán de traspaso cuando se haya empezado a gestionar en el almacén de origen, cuando el usuario se disponga a eliminar la línea que ha provocado el traspaso desde el “Mostrador”.

Cuando no exista stock en otros almacenes

Es obligatorio seleccionar alguna de estas opciones:

  • Forzar stock: Permite forzar una venta de material que veo físicamente y sé que existe pero que no está entrado en almacén.
  • Pendiente de servir: La línea se queda como “Pedido cliente pendiente de servir”, lo que se conoce como realizar un “pedido” o “back-order”.
  • Venta fallada: El cliente no compra ni realiza el pedido de la referencia, la venta está fallada probablemente porqué lo irá a buscar a otra tienda.
  • Regularizar stock: Se modifica manualmente el stock porqué sabes que físicamente existe el material.
    • Almacén ubicación simple: En caso de regularizar stocks desde un almacén con ubicación simple; cuando la referencia disponga de “ubicación”, ésta se mostrará e gris y no se podrá editar desde esta opción.
      Regularizar stock desde un almacén con ubicación simple
    • Almacén multiubicado: En caso de regularizar stocks desde un almacén multiubicado; cuando la referencia disponga de una o varias “ubicaciones”, la celda “Ubicación” se mostrará en blanco y el usuario deberá pulsar el botón “Ver multiubicación” para seleccionar la ubicación en la que quiere regularizar.
      Regularizar stock desde un almacén multiubicado
  • Stock negativo: En el caso de tener el stock sin regularizar y no utilizar los datos de stock del programa.

Paso 7: Confirmar e imprimir

Una vez tenemos añadidas las líneas del pedido, procedemos a pulsar el botón “Confirmar” para finalizar el proceso e imprimir. En caso de tener enlazada la “Caja” (según configuración), se abrirá la función de “Caja” para proceder al cobro del documento.

Puede configurarse el “Mostrador” para que permita cobrar una parte en efectivo y otra a crédito. En este caso, se enlazará igualmente con la “Caja” para el cobro de una parte en contado y el resto quedará pendiente en los procesos de facturación.

Modificar los descuentos y/o hacer un albarán sin cargo

Existe la posibilidad de modificar en masa los descuentos de las líneas del albarán, permitiendo incluso poner el descuento al 100%, lo que se traduciría en una venta sin cargo.

Para modificar los descuentos en masa el usuario tiene que seleccionar las líneas sobre las que realizar el cambio, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción “Modificar descuentos”.

Mostrador - Opciones botón derecho - Modificar descuentos

Mostrador - Albarán - Modificar descuentos y/o hacer albarán sin coste

Al pulsar esta opción se abrirá una ventana emergente donde se podrán modificar los descuentos en masa, o crear un albarán sin cargo de dos formas distintas:

  • Por descuentos: Realizando un cambio en masa en los descuentos de las líneas seleccionadas del albarán, y pudiendo aplicar cambios en “Primer descuento”, “Segundo descuento” y/o “Tercer descuento”, sobre los que se podrán realizar 3 acciones diferentes:
    • Grabar porcentaje: Se grabará el valor del nuevo porcentaje que aquí se indique, imaginemos, un 100% para que el coste final sea 0.
    • Incrementar: Se incrementará el valor del porcentaje grabado en la tabla de descuentos de venta (dto-ven-mant) con el valor aquí indicado, lo que repercutirá en un mayor descuento de cara al cliente final.
    • Decrementar: Se decrementará el valor del porcentaje grabado en la tabla dedescuentos de venta (dto-ven-mant) con el valor aquí indicado, lo que repercutirá en un menor descuento de cara al cliente final.
  • Por albarán: Indicando que se trata de un “Albarán sin cargo”, seleccionando la casilla destinada para ello en el margen inferior. Esta acción modificará el PVP de las referencias del albarán a 0,00, en todas las líneas del documento.
A tener en cuenta:
  • Esta modificación estará disponible sólo en el nuevo “Mostrador (mtoalbventa).
  • Sólo se permitirá modificar el descuento en aquellas líneas en las que no se haya aplicado ninguna otra condición comercial; es decir, ni ofertas, ni campañas, precios netos, etc.
  • Se tendrá en cuenta el permiso del usuario Isi para “Permitir modificar PVP y Dto. A la baja”definido en la función “Mnto. Usuarios y Seguridad” (gseguridad), pestaña “Almacén”, “Datos comunes a todos los almacenes”. En este sentido, se mostrarán más o menos opciones disponibles en cuanto a la modificación masiva de descuentos. Cuando el usuario tenga el permiso activado, visualizará activas las 3 opciones (incrementar, decrementar y grabar descuento) mientras que, cuando no tenga activo este permiso, sólo podrá “Decrementar”; o lo que es lo mismo, reducir el descuento a aplicar.
  • Para que la opción “Sin cargo” esté activa desde el “Mostrador” y se permita pasar a 0,00 el PVP de todas las líneas del albarán, será necesario que el usuario tenga activado el parámetro “Autorización cambio albaranes con cargo a S/C” en la función “Mnto. Usuarios y Seguridad” (gseguridad), pestaña “Almacén”, “Datos comunes a todos los almacenes”.

Romper los albaranes por “Grupos de facturación de referencias”

Por ley se obliga a facturar inmovilizado y recambios por separado. Para que no sea necesario crear diferentes documentos y proporcionarlos a los clientes que necesitan diferentes facturas, se podrá separar documentos (sólo albaranes de crédito) de modo automático por “grupos de facturación” (grufact-mant) (facturación de almacén) desde el “Mostrador” (mtoalbventa) y desde la “Entrada de pedidos clientes” (mtopedidoscli). Se tendrán en cuenta tanto los abonos como los cargos.

Para configurar los grupos de facturación será necesario:

  1. Crear los “Grupos de facturación” (grufact-mant): Definir un código y un textual descriptivo para cada grupo (maquinaria, recambios, etc.).
  2. Grupos de facturación por referencias” (grufacref-mant): Indicar qué marcas/familias de referencias pertenecen a cada uno de los grupos de facturación. Desde aquí se podrán EXCLUIR aquellos clientes que no deseen romper los albaranes por grupo de facturación, por defecto todos los clientes están incluidos en esta condición.

Botones margen inferior

Config. impr.
Recuperar
Pte. cargar
A cuenta
Consulta de referencias
Confirmar
Borrar
Guardar
Cancelar

Menú superior

Opciones

  • Modificar cliente: Al pulsar esta opción se accede a la ventana emergente que permite cambiar el código de cliente que se haya introducido en la cabecera. Cuando existan líneas cargadas en el documento y posteriormente se acceda a esta opción ara cambiar de cliente, IsiParts comprobará las condiciones de precio y descuentos del nuevo cliente recalculando los totales. Cuando IsiParts detecte que existen campañas, ofertas, depósitos de facturación anticipada o deuda del cliente antiguo, no permitirá realizar el cambio, emitiendo un mensaje de aviso y bloqueando la acción.
  • Modificar serie y fecha documento: Al pulsar esta opción se accede a la ventana emergente que permite cambiar la serie de facturación (serie-mant) y la fecha registradas en la cabecera.
  • Abonar últimas ventas
  • Importar desde presupuesto: Al pulsar esta opción se accede a la ventana emergente que permite filtrar por cliente, rango de fecha y/o código de referencias y seleccionar el presupuesto que se desee, previamente guardado, para que se carguen las líneas. Al cargarlas, se podrá realizar la venta convirtiendo el presupuesto a albarán de crédito o factura de contado.
    Deberá tenerse en cuenta que no existe en IsiParts el control de la fecha de caducidad de un presupuesto con lo que, si se guarda un presupuesto en fechas en las que se aplican campañas y, días más tarde se convierte a albarán/factura contado, cuando la campaña ha caducado, el presupuesto importado conservará las campañas aplicadas aunque en esas fechas no estuvieran activas.
  • Generar albarán/factura de contado: Desde la opción inicial de creación del documento “Presupuesto” se podrá marcar esta opción, que generará una factura de contado o un albarán de crédito del presupuesto seleccionado, en función del modo de pago que tenga asignado el cliente en su ficha (cliente-mant). 
  • Convertir en factura de contado: Al pulsar esta opción, y tener cargado un albarán de crédito en la pantalla, se traspasará el albarán a factura de contado; cogiendo como fecha de la factura la fecha en que se ha ejecutado el traspaso a factura de contado, en lugar de la fecha del albarán de crédito (cuando se haya recuperado). De este modo se evitará alterar los contadores de contado.
  • Convertir en albarán de reparación: Al pulsar esta opción, y tener cargado un presupuesto en la pantalla, se transformará a “Orden de Trabajo” o parte de reparación.

Consultas

  • Referencias F11: Al pulsar este opción se abrirá la ventana emergente de “Consulta de referencias” independientemente de donde esté situado el cursor. La misma ventana que se abre al pulsar la herramienta “prismáticos” ubicada junto a la celda que permite introducir la “Referencia” en las líneas del documento, o F4 cuando el cursor está en dicha celda.
  • Observaciones F6: Mediante esta opción, el usuario podrá acceder a la ventana “Observaciones F6” o, si lo prefiere, y estando dentro del albarán, pulsando la tecla de función F6. En esta ventana se mostrarán las observaciones informadas en la ficha del “Cliente” (cliente-mant), pestaña “Observaciones”. El usuario podrá modificar y añadir las observaciones de cliente para añadir los comentarios pertinentes en el apartado “Observaciones almacén”. Para modificar o añadir comentarios en “Observaciones CIF” u “Observaciones cliente” deberá acceder a la ficha de “Cliente” (cliente-mant).