Mantenimiento de vales

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Dentro de la «Gestión Almacén», «Menú Pedidos/Albaranes de Cliente», encontramos la función «Mnto. Vales». Desde esta función se permite generar y emitir vales para la compra de «NO referenciados« cuando no se dispone de piezas en catálogo y deben comprarse directamente a la marca o proveedor. Los vales sirven para identificar el emisor de dicha compra. Los vales de compra identifican la empresa de recambios que realiza la compra a la marca/proveedor para que, de este modo, se le pueda asignar un descuento como mayorista y no como particular.

Esta opción sólo funciona para NO REFERENCIADOS. La empresa puede decidir no trabajar con control de seguridad en el «Mnto. Vales».

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

Activar el control de permisos para emitir y modificar «Vales»

Para poder emitir, generar y modificar vales de compra y que se autorice, o no, a un usuario para ejecutar esta función, es necesario que antes se configuren las opciones que se detallan a continuación.

Activar «Pedir contraseña»

Para configurar este permiso es necesario, en primer lugar, seleccionar la opción “Pedir contraseña por cada albarán” (Gestión de menús y seguridad, Mnto. Usuarios y Seguridad, Almacén, Datos comunes para todos los almacenes).


Habilitar control de seguridad en «Mnto. vales»

A continuación, es necesario seleccionar la opción “Habilitar control de seguridad en mantenimiento de vales” en la pestaña “Ventas” de la función “Omisiones de Almacén” (Menú Tablas Generales de Almacén).

Introducir contraseña

Tras la parametrización, a los usuarios que tengan permiso se les solicitará la introducción de la contraseña siempre que generen o modifiquen vales.


Sobre los vales de compra

Sobre los NO referenciados

Este tipo de artículos son piezas que la empresa no distribuye ni vende y que, en consecuencia, no están disponibles en su catálogo. Sin embargo, cuando algunos buenos clientes les solicitan alguna pieza que no tienen, puede darse el caso que, como empresa de recambios de vehículos y para ofrecer un buen servicio al cliente, compren la pieza directamente a la marca o proveedor para poder servir a su cliente. En este caso, la empresa de recambios puede gozar de algún tipo de descuento al comprar no referenciados, a diferencia de un particular.

Utilidades de los vales

Los vales de compra están pensados para realizar una doble función:

  • Controlar que un trabajador no compre artículos «No referenciados» para su uso personal en nombre de la empresa: Puede darse el caso que la empresa no quiera o no permita que sus trabajadores compren piezas no referenciadas directamente a la marca o proveedor en nombre de la empresa cuando es para uso particular. Es por ello que Volkswagen, por ejemplo, debe solicitar un «Vale» al usuario que, previamente, ha sido emitido por la empresa para comprar un NO referenciado solicitado por un cliente.
  • Identificar la empresa de recambios a la marca/proveedor cuando se compra: Puede darse el caso que la marca, en el ejemplo Volkswagen, solicite que para comprarle piezas debe presentarse un vale. Los vales sirven para autorizar a un trabajador a comprar una pieza en nombre de la empresa, bien sea para ellos como para un cliente. Mediante el vale se identifica la empresa que compra, el proveedor destinatario, incluso la referencia… aunque puede configurarse el modelo de impresión del vale para que muestre solo la información que se desee.

Puede darse el caso que una empresa de recambios trabaje los «no referenciados» con algunas marcas que exigen vales y otras que no. Es decir, puede darse el caso que sólo se compren y gestionen algunos «no referenciados» mediante vale y que para otros, no sea necesario.

Crear un vale

En la parte inferior derecha de la tabla existen varios botones entre los que se encuentra el botón «Crear». Al pulsar esta opción se activará una nueva línea de registro y se solicitarán los siguientes datos:

  • Número de Vale: El programa asigna de forma automática una numeración correlativa de vale.
  • Cliente: Código de cliente al que se le vende el NO referenciado y para el que se realizará la compra directamente al fabricante.
  • Proveedor: Código del proveedor, en este caso, del no referenciado.
  • Fecha de emisión: Fecha en la que se emite o crea el vale.
  • Vendedor Almacén: Código del vendedor para el que se que realiza el vale.

Los siguientes campos se registran de modo automático tras la recepción y creación del albarán de venta en el Mostrador. Cuando se indica, desde el mostrador, que se vende una pieza «NO referenciada» se abre una ventana emergente solicitando varios datos, entre ellos, el número de vale.

En la imagen, pantalla de venta de «no referenciado» desde el «Mostrador» antiguo (ventas-contado).

En la imagen, pantalla de venta de «no referenciado» desde el «Mostrador» nuevo (mtoalbventa).

En la imagen, pantalla de venta de «no referenciado» desde la «Entrada Pedidos de Cliente» (mtopedidoscli).

Una vez introducido este número, los siguientes campos de la tabla se graban de forma automática.

  • Estado: Saldado o pendiente, según esté utilizado o no el vale.
  • Ejer: Ejercicio o año en el que se ha emitido el vale.
  • Serie fact.: Serie de facturación del albarán en el que se ha registrado el vale.
  • Contador: Contador correspondiente.
  • Documento: Número de albarán donde se ha introducido el vale.

En la parte inferior de la tabla existen dos celdas de texto que permiten:

  • Material: Introducir un texto detallando el material o la referencia de artículo no referenciado que debe comprarse con el vale.
  • Comentario: Campo de texto libre para introducir los comentarios que sean necesarios.

Filtros disponibles

En la parte inferior de la pantalla existe la posibilidad de «Situar en», es decir, ubicar el cursor en la línea/s que coincida con el número de vale introducido. También puede realizarse una «Búsqueda por» código de cliente.

Finalmente, el usuario puede seleccionar el estado de los vales que quiere ver en la tabla; es decir, puede mostrar «Todos» los resultados, los vales «Saldados» o los solo los «Pendientes».

Menú superior

Desde el menú superior pueden realizarse las acciones siguientes:

Menú Archivo

  • Crear
  • Borrar
  • Guardar
  • Cancelar
  • Imprimir: Imprime sólo el vale seleccionado, no el listado de registros de toda la tabla de vales. El modelo RPT (Crystal Reports) de los vales se encuentra en la carpeta isi/rpt/alm y mostrará los siguientes campos, que podrá incluir o excluir el usuario si dispone del software Crystal Reports necesario.

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