PDA – Inventarios

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Al acceder al menú principal de la PDA, una de las opciones que encontramos es la de «Inventarios». Al pulsar esta opción, se accede a diferentes acciones que el usuario puede ejecutar y realizar mediante la PDA y que tienen que ver con los inventarios.

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

Configuración de inventarios para PDA

En este apartado se detallarán las diferentes opciones de configuración de IsiParts que afectan a la gestión y creación de los inventarios desde la PDA.

Permiso para crear inventarios

Existe el parámetro “Permitir crear inventarios” en la función “Mnto. Usuarios y Seguridad” (gseguridad), así como en “Mnto. Grupos y Seguridad” (gruposseg), pestaña “Almacén”, para gestionar los permisos para crear inventarios (Lanzar inventario) a los usuarios asignados al almacén seleccionado. Por defecto, cualquier usuario del almacén seleccionado podrá crear inventarios, salvo que se desactive expresamente esta autorización. Este parámetro afectará a la configuración tanto para las empresas que trabajen con PDA como para aquellas que lancen el inventario desde aplicación de PC mediante la función “Lanzar inventario” (inven-selec).

Poner a 0,00 la cantidad “Stock Inv” (stock informático)

Existe la posibilidad de definir que, tanto en los inventarios realizados desde PDA como en los realizados en papel se muestre siempre a 0,00 la casilla de “Stock Inv.”, donde aparece la cantidad de stock informático registrada por el sistema. Para ello es necesario seleccionar la opción “No mostrar stock en inventario”, dentro de la función “Omisiones gestión logística PDA” (omialmpda).


Poner a 0,00 la cantidad “Stock Recuento” (cantidad contada)

Además de poder mostrar a 0,00 el stock informático, también puede mostrarse a 0,00 la cantidad de “Stock recuento” (cantidad contada) tanto en la PDA como en la introducción manual a través de la función “Introducir recuento” (inven-entrada). Para ello debe activarse el parámetro “Proponer cero en stock real del recuento” de las “Omisiones de Almacén” (omisiones-alm), pestaña “Otros datos”, bloque “Inventario en curso”.

Obligar a trabajar con ubicación

Cuando se trabaje con PDA podrá definirse que la introducción de la ubicación sea obligatoria. Al tener desmarcado el parámetro “No controlar ubicación” de las “Omisiones gestión logística PDA” (omialmpda) se está indicando que, por defecto, quiere controlarse la ubicación. Esta opción obligará a leer la etiqueta de ubicación antes de poder realizar la lectura del código de barras de la referencia, así como la introducción de la ubicación en las referencias que no dispongan de este dato. En caso de no querer controlar la ubicación será necesario activar este parámetro.

Opciones de lectura de código de barras (sólo PDA)

A la hora de leer los códigos de barras existen metodologías de trabajo diferentes, configurables por almacén y usuario dentro de las “Omisiones gestión logística PDA” (omialmpda), en el apartado “Configuración por almacén”.

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Importante: Al seleccionar “Pedir cantidad” se establece un modo de trabajo que desactiva la configuración de “Proponer unidad/lote”, y viceversa.

  • Pedir cantidad: Al seleccionar esta casilla, el proceso lectura de código mostrará siempre la cantidad total de la referencia que el usuario tiene que leer. Esta opción no tiene en cuenta los lotes; se define un modo de trabajo determinado y las opciones siguientes quedan deshabilitadas.
  • Proponer unidad/lote: En caso de NO haber definido «Pedir cantidad» en la opción anterior, IsiParts puede configurarse para que los procesos de lectura de código de barras funcionen proponiendo las cantidades que el usuario debe introducir sólo en algunos casos, evitando así que deban escanearse grandes cantidades de mercancía. Imaginemos, por ejemplo, bolsas de gomas, tornillos, etc. En el supuesto que existan 60 unidades de una referencia y que esta opción esté seleccionada; la PDA buscará el valor definido en la siguiente casilla (Proponer si supera X) para proponer, o no, la cantidad que el operario debe introducir. En caso que la cantidad a extraer/reponer sea inferior al valor indicado en la celda «Proponer si supera», el usuario deberá realizar el escaneo una a una. En caso de ser igual o superior, el usuario verá la propuesta de «60» unidades en la casilla «Cantidad» y podrá aceptar la propuesta evitando realizar el escaneo de unidades una a una.
    Trabajar con «Pedir unidad/lote» en las referencias lote
    Mediante esta segunda forma de trabajar, para aquellas referencias que trabajan con lote (unidad de venta), Isi Parts calculará las unidades finales que componen un lote y será ese valor el que tendrá en cuenta para proponer o no las unidades a extraer/reponer, basándose en el valor introducido en la celda «Proponer si supera».
  • Pedir si supera «X»: En esta casilla se establece el número máximo de lecturas que un operario debe realizar de la misma referencia. Es decir, si se solicitan 15 unidades y este valor está indicado en 10, se permite al usuario leer una única vez el código de barras e introducir las 15 unidades (propuestas por IsiParts) con una sola lectura. Si se solicitaran, por ejemplo, 5 unidades, al ser un valor menor a 10, éstas deberían escanearse una a una.
    Escanear siempre una a una las unidades
    Para obligar a escanear siempre una a una las unidades es necesario configurar las “Omisiones gestión logística PDA” como se detalla a continuación: Seleccionar “Proponer unidad/lote” / Pedir si supera: 999999 (u otra cantidad elevada).
Bloqueo de movimientos y parámetros comunes para todo tipo de inventarios

Existen varias opciones de configuración que afectan tanto a los inventarios manuales como a los realizados con PDA y que se encuentran en la función “Omisiones de Almacén” (omisiones-alm), pestaña «Otros datos».

Las opciones aquí disponibles son las que se detallan a continuación, según se seleccionen o no los parámetros siguientes:

Bloquear movimientos de stock

  • Bloqueo total: Al seleccionar esta opción se bloquea completamente el material incluido en el inventario en curso; es decir, no se permite realizar ventas, ni traspasos, ni regularización del stock, etc. hasta finalizar el inventario.
  • Bloqueo parcial, sólo se permiten ventas: Al tener desmarcada esta opción se está indicando que el bloqueo es parcial, es decir, se bloquea el movimiento de stock para todas las funciones excepto para las ventas.

Bloquear movimientos de compras

  • Se bloquea la “Entrada de material”: Mediante la selección de este parámetro se está indicando que NO se podrá realizar la «Entrada de material» hasta finalizar el inventario. Es decir, cuando exista un inventario en curso y, a su vez, referencias coincidentes pendientes de realizar entrada de material; las entradas quedarán bloqueadas hasta finalizar el inventario.
  • Se permite la “Entrada de material”: En caso de tener desmarcada esta casilla, sí se podrá realizar entrada de material a la vez que exista un inventario en curso con referencias coincidentes. Cuando este sea el caso, será muy importante que la persona que realice la entrada de material esté informada de las referencias cuyo recuento se está realizando para que pueda avisar al operario que está realizando el inventario. Al realizar una entrada de material coincidente en inventario la aplicación emitirá un mensaje de aviso.Importante: El administrador debe informar a los trabajadores del modo de trabajo establecido para los inventarios cuando se permita la “Entrada de material”. De este modo los trabajadores podrán saber que a la vez que exista un inventario pueden existir entradas de material.

Guardar eventos en registro de sucesos

Mediante la selección de esta casilla se está indicando que quiere registrarse, en la función «Consulta Registro de Sucesos» (consRegistro), la fecha, hora, usuario, PC y descripción de las acciones que el operario ha realizado entorno a los inventarios.

Creación y asignación de sectores a los usuarios

Se entiende por sector los primeros dígitos de una ubicación. Cuando se definan las ubicaciones debe tenerse en cuenta que todas aquellas ubicaciones que pertenezcan a un mismo sector empiecen con los mismos caracteres. En la introducción del recuento de inventarios (Gestión inventarios) sólo se mostrarán los números de inventarios en los que existan referencias del sector/es asignado/s al usuario de la PDA.

Los “Sectores” se crean en las “Omisiones gestión logística PDA” (omialmpda) y se vinculan, posteriormente, con los usuarios/operarios que trabajen con PDA para que se les asignen plantas, áreas, etc. en las que trabajar.

Importante: Todos los usuarios tendrán permiso para añadir y quitar sectores desde la PDA. El responsable tendrá que avisar al trabajador que cambie de sector y automáticamente le aparecerán las referencias debe contar en el nuevo sector asignado.

En la imagen, pantalla inicial de la PDA donde se indica el/los almacenes asignados al usuario, así como los sectores. Al seleccionar el tercer icono del margen inferior derecho se abrirá la ventana de asignación de sectores.

Ventana de «Selección de sectores» donde el trabajador puede añadir y quitar sectores libremente. Al introducir el recuento de un inventario, aparecerá el desplegable «Sector» en la parte superior derecha de la ventana con los sectores asignados.

Los sectores, a su vez, tendrán relación con las ubicaciones de las referencias. La asociación la realiza el trabajador desde la pantalla inicial de la PDA y, en el caso de los inventarios, detectará las referencias con ubicación que cada usuario tenga que contar, según el/los sector/es que tenga asignados.

Opciones disponibles

Dentro de las opciones del menú de inicio de la PDA se encuentra el apartado «Inventarios». Al pulsar sobre este apartado, se mostrarán las siguientes opciones:

  • Creación de inventarios (Lanzar inventario)
  • Gestión de inventarios (Recuento de inventario)


En la imagen, menú PDA de los «Inventarios» de un almacén con permiso para crear inventarios, además de realizar los recuentos (Gestión de inventarios).

Creación de inventario

En este apartado se permitirá crear inventarios a los usuarios que estén autorizados (ver apartado Configuración). Este tipo de autorización funciona a nivel de almacén, con lo que todos los usuarios del almacén que esté autorizado a crear inventarios podrán lanzar un inventario.

Vídeo – Lanzar inventario desde PDA

Al acceder a esta ventana, el usuario visualizará la siguiente información:

  • Almacén: Código de almacén para el que se crea el inventario.
  • Nº de inventario: Esta celda se mostrará a “0” hasta que se pulse el icono de validación y se emita el mensaje tipo “Se ha generado el inventario 1/282”, que asignará un número correlativo por contador asignado para los inventarios.
  • Fecha: Fecha en que se crea el inventario, es decir, cuando se pulsa el icono de validación ubicado en el margen inferior derecho de la pantalla.

A continuación, el usuario deberá seleccionar las siguientes casillas para realizar la selección de referencias que entran en inventario:

  • Referencias: Al seleccionar esta casilla se activarán dos celdas para poder indicar un rango de referencias desde/hasta las que lanzar un inventario.
  • Marca: Al activar la casilla se podrán añadir tantas marcas como se deseen, pudiendo realizar una selección desde/hasta o por listado.
  • Familia: Al activar la casilla se podrán añadir tantas familias como se deseen, pudiendo realizar una selección desde/hasta o por listado.
  • Ubicación: Al activar la casilla se podrán añadir las ubicaciones desde/hasta las que se desee inventariar.
  • Incluir depósitos de garantías: Al seleccionar esta casilla se incluirán las referencias en depósito de «Garantías» ya que, por defecto, esta mercancía queda excluida de la selección. El resto de depósitos se excluyen, es decir, no se pueden incluir y crear inventarios de otro tipo de depósitos que no sean de «Garantías».
  • Excluir cascos/carcasas: Al seleccionar esta casilla NO se incluirán los cascos ni las carcasas en el recuento a realizar.

Además de estos criterios de selección, el usuario dispone de varios filtros adicionales que podrá visualizar y activar pulsando el primer icono ubicado en el margen inferior derecho de la pantalla:

  • Incluir sin movimientos: Excluir las referencias que todavía no han generado movimientos en el almacén sobre el que se está generando el inventario.
  • Excluir sin reaprovisionamiento a proveedor: Se excluirán las referencias que en su ficha, apartado «Almacenes» tengan NO en «Reaprovisionamiento a proveedor». Las referencias sin reaprovisionamiento a proveedor suelen ser aquellas que el proveedor deja de distribuir o la empresa quiere dejar de comprar, pero de las que todavía se dispone de stock (sólo se hace reaprovisionamiento entre almacenes). Puede darse el caso que este tipo de referencias NO se quieran contar, pudiéndolas excluir del filtrado de referencias del inventario que se está creando.
  • Excluir con stock 0: Excluir las referencias sin stock.
  • Excluir sustituidas: Excluir las referencias que han sido sustituidas.
  • Excluir obsoletas: Excluir las referencias que en su «Ficha de artículo» (artic-gener), segunda pantalla de “Datos generales”, tengan marcada con una “S” la casilla “Obsoleto”.

Finalizar la creación del inventario

Finalmente, para finalizar de creación de un inventario, bastará con pulsar el icono de validación ubicado en el margen inferior derecho y se emitirá un mensaje emergente con el texto «Se ha generado el inventario 1/282″. El inventario 1/282 estará disponible en el desplegable de la opción «Gestión de inventario» (se detalla a continuación) para que se realice el recuento.

Gestión de inventarios

En este apartado, el usuario podrá seleccionar un inventario en cola (ya creado por usuarios autorizados) e introducir el recuento.

Tras seleccionar un inventario, el usuario podrá seleccionar el «Sector» que tenga asignado para empezar el recuento de las referencias ubicadas en él. Del mismo modo, también podrá filtrar por «Familia» usando el desplegable disponible para ello.

Filtros disponibles

En el margen inferior de la pantalla existen diferentes iconos. El primero de ellos abre una ventana emergente con diferentes filtros disponibles. Dependiendo del filtro que se aplique se visualizarán unas u otras líneas en pantalla. La selección de los filtros es múltiple, se permite la selección de más de un filtro a la vez.

  1. Mostrar sólo diferencias: Una vez realizado el recuento de las referencias (total o parcial), el usuario podrá utilizar este filtro para que se visualicen sólo las líneas en las se han encontrado diferencias entre el stock informático y el stock contado.
  2. Omitir referencias ya contadas: Se ocultarán del listado aquellas referencias ya contadas, es decir, las que tiene una «C» de contada en la columna correspondiente.
  3. Mostrar sólo garantías: Al pulsar este filtro se mostrarán en pantalla sólo las líneas de referencias en depósito de garantías. Cuando se trabaja con ubicación suele tenerse una ubicación específica para las garantías, con lo que este filtro no sería necesario ya que se podría filtrar por ubicación destinada a este tipo de depósitos y en ella se encontrarían las referencias en depósitos de garantía.
  4. Agrupar por referencia: En almacenes multiubicados, agrupará todas las ubicaciones de la referencia en una sola línea para el recuento. Si además de tener activado este filtro, se aplican los siguientes, la PDA actuará de la siguiente forma:
    • + Omitir referencias ya contadas: No mostrará aquellas referencias (agrupadas) que en su conjunto; es decir, en todas las ubicaciones donde se encuentra, hayan sido contadas.
    • + Mostrar sólo diferencias: Mostrará sólo aquellas referencias (agrupadas) que en su conjunto; es decir, en todas las ubicaciones donde se encuentra, hayan sido contadas y el stock del recuento sea diferente al stock informático.
    • Si se aplican los filtros a nivel de ubicación (desmarcando el filtro “Agrupar por referencia”), se tendrán en cuenta las referencias ya contadas o las diferencias a nivel de ubicación; mostrando sólo las referencias/ubicaciones que cumplan con los filtros.

Introducir el recuento de una referencia

Para introducir un recuento, el usuario deberá seleccionar una de las líneas y pulsar el botón «Recuento» ubicado en el margen inferior de la pantalla. Tras pulsar este botón se accede a la siguiente pantalla donde se escanearán las unidades de la referencia incluida en el inventario. Dependiendo de cómo estén configurados los inventarios (ver apartado Configuración más arriba) puede darse el caso de que sea obligatorio escanear la ubicación en primer lugar para, seguidamente, escanear la referencia.

En esta pantalla existen los siguientes campos:

  • Garantía: Cuando la referencia que se procede a contar pertenece a un depósito de garantía, en primer lugar y antes de escanear e introducir las unidades, será necesario marcar esta casilla. Al marcarla, se estará indicando a IsiParts que la referencia contada se encuentra en depósito de garantía. Puede darse el caso que una misma referencia esté incluida en dos líneas, una en depósito de garantías y otra como stock normal, es por ello que será necesario indicar que la que se está contando es la que pertenece al depósito. En la pantalla anterior existe el filtro «Mostrar sólo garantías» para que el usuario pueda filtrar todas las garantías y hacer el recuento de todas estas líneas, normalmente emplazadas en una misma ubicación.
  • Ubicación: Introducir la ubicación cuando sea obligatorio por configuración.
  • Referencia: Escanear la referencia. Adicionalmente se muestra el detalle del código y la descripción de la referencia a escanear para el recuento justo debajo.
  • En extracción (informativo): Total de unidades en estado de extracción por estar «vendidas» a raíz de una «Entrada de Pedido de Cliente» (mtopedidoscli).
  • Stock (informativo): Stock informático de la referencia (descontando el stock en extracción).
  • Total contadas (informativo): Total de unidades escaneadas.
  • Contadas: Esta celda permite, si se ha configurado previamente, introducir con un solo escaneo el total de unidades del recuento. Es decir, el usuario podrá indicar el valor en esta casilla y pulsar el icono de validación para grabar el total de unidades de la referencia contada. Puede darse el caso que esta acción no esté permitida y se obligue a escanear una a una las unidades del recuento. Ver «Modos de introducción» en «Omisiones Gestión Logística de Almacén» (omialmpda).
  • Próxima Ubic. y Referencia: A nivel informativo se mostrará la siguiente ubicación y referencia del inventario que se está realizando.

Finalizar el recuento del inventario

Para pasar al recuento de la siguiente referencia el usuario deberá pulsar el botón «Finalizar recuento».

Mediante los iconos disponibles en el margen inferior:

  • (X): Se cerrará la ventana volviendo a la pantalla anterior.
  • (!!!!): Se accede a la ventana de impresión de etiquetas de artículos y códigos de barras.

Y así con todas las referencias hasta terminar el recuento del inventario en curso. Para finalizarlo, bastará con pulsar «Aceptar inventario» y se generará automáticamente un nuevo inventario (numeración correlativa automática) con las diferencias de stock detectadas.