Centro de Información de Clientes

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Dentro de la «Gestión de Terceros», «Menu Gestión de Terceros» encontramos la función «Centro de información de Clientes». Desde esta función se permite la visualización y consulta de la actividad realizada por los clientes, de las ofertas y campañas que tiene activas, etc. Sin embargo, además de ofrecer datos e información relativa a los clientes, desde esta función también se permite realizar alguna de las acciones propias del personal comercial de la empresa como, por ejemplo, la gestión de visitas programadas al cliente. Esta función trabaja como un CRM interno de IsiParts, ofreciendo información realcionada con la actividad de los clientes para que los responsables comerciales puedan tomar decisiones de promoción, fidelización, etc.

El «Centro de información de clientes» tiene en cuenta tanto la empresa comercial como la contable al mostrar los contados. Todos aquellos usuarios que tengan marcada la opción “Ver costes” dentro de la pestaña “Almacén”, bloque “Autorizaciones por almacén” de la función “Mnto de Usuarios y Seguridad” visualizarán los contados de empresas comerciales y contables.

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

¿Qué es un centro de información de clientes?

El «Centro de información de Clientes» de IsiParts es una función parecida a los conocidos CRM (Customer Relationship Management). Este tipo de sistemas informáticos trabajan como apoyo en la gestión de las relaciones con los clientes, en ventas y en marketing. En otras palabras, el «Centro de información de Clientes» es una plataforma desde la que se administra un almacén de datos (IsiParts), con información de ventas y de clientes. El buen uso de la información proporcionada por el «Centro de información de clientes» es una ventaja competitiva y permite aumentar la rentabilidad y efectividad de la empresa, especialmente en el área comercial y del marketing, siendo el aumento de las ventas o la mejora de la rentabilidad una consecuencia directa del buen uso de esta información.

El «Centro de información de Clientes» es una sola función, organizada en diferentes pestañas, que ofrece información y datos relativos a la actividad de los clientes. Es decir, desde esta función se puede visualizar un resumen de actividad del cliente que se desee y ver, en entre otros datos, aquellos relativos a las ventas realizadas, a las campañas y promociones activas, a las visitas comerciales que se le han realizado o que están programadas, etc. A continuación se detallan todas sus posibilidades.


Filtrar por cliente

En la parte superior de la ventana debe introducirse el cliente para el que quiere realizarse la consulta y seguimiento. Además de la selección del cliente, deben activarse (o no) los parámetros que se detallan a continuación y que filtrarán y afectarán a los datos mostrados sobre el cliente en las diferentes pestañas:

  • Cliente: Buscar mediante la herramienta «prismáticos» o introducir el código de cliente para el que quiere realizarse la consulta.
  • Riesgo desactivado: Debe seleccionarse este parametro en el supuesto que quieran obviarse los datos referentes a la gestión del riesgo. Es decir, debe seleccionarse esta casilla para desactivar la gestión de riesgo del cliente y que el «Centro de información de clientes» no tenga en cuenta los importes máximos que le pueden ser vendidos, definidos en la función «Riesgos Cliente».
  • Serie facturación: Tras seleccionar esta casilla se abre una ventana emergente de selección de series de facturación autorizadas para ese usuario. En caso de tener alguna serie de facturación definida en la ficha de «Vendedor» como «Serie de facturación NO permitida», ese usuario no la visualizará en la ventana de selección. Tampoco visualizará aquellas series de facturación asociadas a una empresa cuyo acceso también tiene denegado.

Tras seleccionar las opciones disponibles e introducir el código de cliente basta con pulsar el botón «Acteptar» o la tecla «Enter» y proceder con la consulta de datos en las diferentes pestañas de información.

Bloquear el acceso a series de facturación o a los datos de empresa

Para que el «Centro de información de clientes» tenga en cuenta la autorización a empresas y series de facturación que tiene cada usuario es necesario que se definan los permisos en la función “Mnto. Usuarios y Seguridad”, pestaña “Datos Administrativos”, bloque “Empresas no Autorizadas» y bloque «Series de facturación NO autorizadas».
En el supuesto de definir una empresa como «NO autorizada», IsiParts comprobará las series de facturación vinculadas a esa empresa en la función “Mnto. Enlaces entre series de facturación” (GestiónTerceros,Menú Tablas Facturación).

Bloquear el acceso a un cliente no asignado

Los vendedores sólo pueden consultar las fichas de los clientes que tienen asignados. Para ello es necesario que en la función “Vendedores” (Menú Gestión de Terceros) se asigne el usuario Isi correspondiente con cada vendedor, utilizando para ello el campo “Usuario”, existente en la pestaña “Datos Vendedor”. Los vendedores, a su vez, deben estar asociados en la ficha de cada cliente.


Consulta de información del cliente

Una vez filtrados los datos de la cabecera se mostrará la información correspondiente, organizada en diferentes pestañas. En cada pestaña se ofrece información de ese cliente agrupada por diferentes temáticas que se detallan a continuación:

Extracto

En esta primera ventana se ofrece un resumen de datos del cliente, detallados más a fondo en cada una de las pestañas que prosiguen. Desde aquí se ofrece una primera impresión del estado y actividad de ese cliente.

Pte. facturar

En este bloque se informa de los importes pendientes de facturar a ese cliente, correspondientes y diferenciados por:

Pte. cobro

En este bloque se informa de las cantidades pendientes de cobro de ese cliente, diferenciadas por su origen como:

  • Contados: Efectos resultantes tras realizar facturas de contado al cliente que todavía no han sido cobradas (cuando el cliente no hace efectivo el pago al momento).
  • Pte. cartera: Son los efectos en cartera con estados “PTE” y “CUR”, es decir, aquellos sobre los que no se han realizado remesas de cobro (cobrogesremesa). Efectos que están en la “Cartera”, es decir, sobre los que ya se ha ejecutado el proceso de “Facturación” (factu-alm-cre).
  • Pte/Vencido: Importe de los documentos que han sido vencidos.
  • Remesados: Cuando incluimos los efectos en cartera con estados “PTE” y “CUR” en una remesa de cobro (cobrogesremesa) pasan al estado “Remesados”.
  • Impagados: Cuando el banco notifica que un efecto no se puede cobrar y el usuario lo marca como un “impagado” de dicho cliente, dentro de la gestión de impagados de IsiParts. Al realizar la “Notificación de impagados” aparecerá en este apartado.

Otros datos

Los datos aquí mostrados sobre «Riesgos cliente» pueden ser desactivados mediante el parámetro disponible en la cabcera de la función. En otros datos se ofrece la siguiente información:

  • % Margen total: Porcentaje total de margen disponible para ese cliente. Puede ser positivo o negativo.
  • % Abonos: Porcentaje de abonos realizados por el cliente.
  • % Garantías: Porcentaje de garantías del cliente.
  • Importe deuda: Importe de la deuda del cliente que debe irse recuperando mediante incremento de PVP o reducción de descuentos (deuda camuflada).
  • Importe recuperado: Importe de la deuda recuperado mediante opciones disponibles para ir recuperando el saldo deudor de un cliente cuya venta sigue estando autorizada.
  • Riesgo concedido: Importe máximo permitido para ser vendido a ese cliente y definido en la función «Riesgos cliente».
  • Riesgo (diferencia): Saldo disponible de riesgo para ese cliente, resultado de restar el saldo de deuda al importe máximo permitido en riesgos cliente. Se mostrará en verde cuando todavía tenga margen de venta (no ha superado el riesgo definido) y, en rojo, cuando el riesgo esté superado.

Ventas

Esta tabla ofrece los datos de ventas correspondientes a los meses filtrados en la parte inferior, en la casilla «Filtro», donde puede definirse el número de meses para los que quieren sacarse resultados. Los resultados se mostrarán de más a menos recientes y serán los datos que se traducirán gráficamente en el bloque inferior.

Los datos que se muestran en la tabla son los siguientes:

  • Ejercicio: Año/ejercicio fiscal.
  • Periodo: Mes/año fiscal.
  • Importe venta: Importe total de las ventas realizadas al cliente.
  • Coste: Precio de coste total de las ventas realizadas al cliente.
  • Importe margen: Valor correspndiente a la diferencia entre importe de venta y coste.
  • % Margen: Porecentaje de margen de ventas, resultante tras aplicar cálculos con el importe de margen conseguido con ese cliente.
  • Importe facturas varias: Valor total del importe realizado en facturas varias.

Gráfico de ventas

Desde aquí puede visualizarse gráficamente las ventas realizadas a ese cliente y el margen obtenido en el periodo de tiempo introducido en la casilla de filtro disponible para filtrar por meses.

Datos genéricos

En esta pestaña se ofrece un resumen de datos genéricos de la ficha del cliente.

Los datos que aquí se ofrecen son los siguientes:

  • Cif
  • Razón social/apellidos
  • Dirección: Dirección genérica introducida en la ficha del cliente.
  • Provincia: Código de provincia.
  • Teléfono: Teléfonos 1 y 2 de la ficha del cliente.
  • Email: Email de contacto de la ficha del cliente, utilizado para enviar información y documentos desde alguna de las opciones de IsiParts que lo permiten.
  • i2i habilitado: Cuando esta casilla está seleccionada se informa que ese cliente tiene habilitado el portal i2i de comercio electrónico y mediante el que realiza ventas online.
  • Número de ususario i2i: Número/código de ususario i2i.
  • Fecha alta: Fecha en que se dió de alta ese cliente.
  • Motivo baja: Motivo de baja descrito en la ficha de cliente.
  • Nombre: Nombre del cliente, puede ser diferente a la razón social.

Observaciones

Desde este bloque se visualizan los datos referentes a la serie de facturación asociada al cliente en su ficha, así como algunos parámetros más de configuración relativa a la facturación:

  • Cliente
  • Almacén
  • CIF

Contactos

Desde esta tabla se muestran los diferentes contactos existentes en la ficha de ese cliente, las diferentes personas con las que se mantiene una relación profesional dentro de la estructura del cliente.

  • Persona
  • Cargo
  • Descripción
  • Teléfono
  • Móvil
  • Email

Serie de facturación

Desde esta tabla se muestran algunos de los datos configurados en «Mantenimiento de datos por serie de facturación»:

  • Serie de facturación: Serie de facturación definida para ese cliente en su ficha. Desde el desplegable puede seleccionarse otra serie de facturación permitida si así se desea. Este cambio no afecta a la configuración guardada en la ficha cliente, sólo se mantendría en la consulta de datos desde el «Centro de información de Clientes».
  • Motivo de baja: descriptivo del motivo de baja del cliente en la serie de facturación seleccionada.
  • Tipo de cliente
  • Actividad
  • Modo de pago
  • Incidencia
  • Días de pago
  • Prohibición de venta
  • Cliente agrupado: Este concepto se utiliza para aquellas empresas que poseen asociados a los que debe realizarse la venta (la cabecera del albarán es la del asociado), pero sin embargo en la factura final han de constar los datos de la empresa central o grupo de compra, con lo cual se consigue que a nivel estadístico se controlen independientemente los asociados, pero a nivel contable y fiscal sólo la central.

Política comercial

En esta pestaña se ofrece un resumen de datos relativos a las acciones comerciales realizadas al cliente. Es decir, a las ofertas, campañas, promociones por puntos, rappels de venta y precios netos que tiene el cliente.

Descuentos de venta

En esta tabla se muestran los datos e información introducida en la función «Mantenimiento de descuentos de venta», desde donde se establecen las condiciones comerciales de descuentos de venta genéricas que establece la empresa; básicamente las condiciones se fundamentan en dos conceptos: qué se vende y a quién se vende.

Ofertas/Promociones/Campañas/Ráppel de venta

En la parte inferior de la ventana se visualiza, en el margen izquierdo, una tabla con el listado de ofertas, ráppeles de venta, promociones por puntos, campañas y precios netos que tiene ese cliente. En este sentido, se ofrece información del tipo de «condición comercial», el código de ésta y su descripción.

En el margen derecho puede visualizarse un módulo con información de las cantidades, importes y porcentajes que intervienen en cada una de estas promociones cuando están seleccionadas. La información puede mostrarse por cantidades o por importe. Se informa de los objetivos de importe de compra alcanzados (ráppeles de venta), las fechas de inicio y fin de las ofertas, importes acumulados, importes máximos, etc.

Datos comerciales

En el bloque ubicado en la parte central inferior de la ventana encontramos información relativa a los datos comerciales. Es decir, a los datos del vendedor que tiene asignado el cliente o que ha realizado la oferta, campaña, ráppel, etc. Se informa también de los % de comisión de estos vendedores, así como de los siguientes datos definidos en la ficha cliente, dentro del «Mantenimiento de datos por serie de facturación»:

  • Serie: Serie de facturación.
  • Aplicar ofertas: Seleccionar esta casilla en caso de querer aplicar ofertas.
  • Tarifa: Tarifa asignada al cliente.
  • Precio de venta: Tipo de precio de venta, en este caso PVP.
  • IVA en dtos:Este campo sirve para determinar un porcentaje de IVA a cobrar por disminución de descuentos o incremento del precio. Es muy importante tener en cuenta que sólo debe seleccionarse la serie de facturación de enlace y, sólo en ese caso, se tiene que definir el porcentaje de “IVA en dtos” cuyo valor será el que se aplique al cliente, siendo el restante para la empresa. Por ejemplo, si se define un 40,00 en esta casilla, el 40% será para aplicar al cliente y el 60% para la empresa.
  • % Penal: Porcentaje de penalización en descuento (por impago) a aplicar.
  • % Incr: Porcentaje de incremento a aplicar sobre el precio de venta, en este caso PVP.

Ventas

En esta pestaña se ofrece un resumen de datos relativos a las ventas realizadas al cliente.

Filtro de ventas

Mediante el bloque ubicado en el margen izquierdo superior de la ventana se permite filtrar los datos de ventas por:

  • Campos disponibles para desglosar: Seleccionar entre almacén, familia, marca, sección o serie facturación para que se muestren los datos de ventas referentes al campo seleccionado.
  • Importe/Margen: Seleccionando esta opción la información mostrada se desglosará en forma de valores y márgenes.
  • Cantidad: Seleccionando esta opción la información mostrada se detallará en forma de cantidades vendidas.
  • Nº de meses a calcular: Indicar aquí el número de meses que quieren analizarse, teniendo en cuenta que siempre serán anteriores al mes en curso y hasta éste.
  • Agrupar ventas con % inferior a:

Totales

En el bloque ubicado a la derecha se muestran los importes y cantidades totales informados en la tabla.

Gráfico de ventas

En este último bloque se traduce la información de ventas filtrada en la parte superior en un gráfico de ventas.

Datos administrativos

En esta pestaña se resumen los datos administrativos correspondientes a las cuentas contables donde intervienen los documentos del cliente, así como el detalle de documentos implicados en cada cuenta.

Tipos de cuenta

En el bloque ubicado a la izquierda (superior) se informa de las diferentes cuentas en las que el cliente tiene implicados diferentes documentos.
En el ejemplo vemos que es cliente 2 tiene vinculadas 3 cuentas: una para entregas a cuenta, otra para riesgos al descuento y otra para riesgos al cobro.

En este bloque también se informa de:

  • Ejercicio: Puede seleccionarse otro ejercicoo fiscal mediante las flechas arriba/abajo disponibles.
  • Saldo total: Se informa del saldo total del cliente en ese ejercicio y todas las cuentas implicadas.

Seleccionando una de estas cuentas se mostrará, en el margen derecho de la pantalla, los diferentes documentos del cliente implicados en esa cuenta, así como el detalle de importes, estados, números de documento, etc.

Documentos del cliente

En este bloque se informa de los diferentes documentos del cliente implicados en la cuenta seleccionada a la izquierda. Se detallan aquí los importes, estados del documento, números de documento, formas de pago, serie de facturación, contador, vencimiento, etc.

En la parte inferior de esta tabla existe la posibilidad de:

  • Total pendiente: Visualizar el importe total pendiente por cuenta y ejercicio seleccionado.
  • Exportar a Excel

Saldos

En el bloque ubicado a la derecha (inferior) y, una vez seleccionada una cuenta en «Tipos de cuenta» y un «ejercicio» fiscal en ese mismo bloque, se detallan aquí los saldos por meses.

  • SALDO INICIAL: Esta casilla muestra el saldo inicial desde el que puede partir un ejercicio cuando éste no es cero.

La información aquí mostrada se divide en:

  • Periodo: Mes/año fiscal para detallar el saldo de la cuenta contable seleccionada.
  • Saldo: Saldo de la cuenta en el periodo indicado.
  • Saldo acumulado: Saldo acumulado hasta el periodo (mes) seleccionado.

Visitas

En esta pestaña se permite la gestión y programación de las visitas al cliente, normalmente realizadas por el personal comercial de la empresa.

Desde función “Listado de visitas a clientes” (Gestión Terceros, Menú Listados de Terceros) se permite imprimir un listado de visitas programadas previo filtro por: vendedor, cliente y fecha (desde/hasta).

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Crear una nueva visita

Desde esta pestaña se pueden consultar las visitas realizadas y programadas al cliente seleccionado, así como crear nuevas visitas.
Para ello, basta con pulsar el botón «Crear» ubicado en el margen inferior derecho de la ventana y se abre una ventana emergente para introducir los datos de la visita.

Los datos que aquí se solicitan son los siguientes:

  • Cliente: Por defecto aparece el código de cliente introducido al abrir la función.
  • Núm. visita: Numeración interna automática que asigna IsiParts a la visita realizada al cliente.
  • Vendedor: Mediante la herramienta «prismáticos» abrir la consulta y selección del vendedor que realiza la visita programada.
  • Motivo de visita: Seleccionar la opción correspondiente entre todas las que aparecen en el desplegable.
  • Tipo de contacto: Seleccionar la opción correspondiente entre todas las que aparecen en el desplegable.
  • Resultado de visita: Seleccionar la opción correspondiente entre todas las que aparecen en el desplegable.
  • Expectativa: Seleccionar la opción correspondiente entre todas las que aparecen en el desplegable.
  • Fecha visita: Seleccionar mediante el calendario la fecha en la que se programa la visita que se está creando.
  • Fecha nueva visita: En esta casilla se indica la fecha prevista por IsiParts para realizar la siguiente visita a ese cliente. Este cálculo automático propone una nueva fecha de visita basándose en el valor introducido en la ficha del cliente, pestaña «Datos genéricos», casilla «Cadencia en días». En el ejemplo inferior, la cadencia es de 60 días, con lo que IsiParts propondrá una fecha de nueva visita dos meses después de la que se ha introducido. Si el usuario lo desea, puede modificar esta propuesta de fecha.
  • Observaciones: Campo libre de texto para introducir anotaciones.

Opciones disponibles mediante botones

En la parte inferior de la tabla existen los siguientes botones que permiten:

  • Imprimir lista: Mediante esta opción se imprime un informe de todos los registros de la tabla de visitas al cliente.
  • Imprimir visita: Mediante esta opción se imprime la visita al cliente seleccionada con el modelo predefinido.
  • Crear: Permite crear una nueva visita.
  • Modificar: Permite la modificación de los datos introducidos en la visita.
  • Borrar: Borra el registro seleccionado.

Observaciones

Las observaciones y anotaciones aquí mostradas son las introducidas en…

Documentos

En esta pestaña se permite la inserción de documentos de diferentes tipos como información extra necesaria para la gestión comercial del cliente.

Añadir documentos

Para añadir documentos (xls, doc, pdf, etc.) basta con arrastrar los archivos desde la ubicación de éstos en el PC o pulsar el botón «Crear», y seleccionar la ruta donde se encuentra el documento. En el supuesto de que se incorporen los documentos mediante el botón «Crear», se abre una ventana emergente con información sobre el archivo que se está cargando.


Reclamaciones

Finalmente, en la última pestaña disponible, se ofrece la posibilidad de crear «reclamaciones» al cliente, gestionando su mantenimiento y anotando el seguimiento y resolución de éstas. En el margen izquierdo se ofrece la lista de «reclamaciones» creadas para ese cliente; a la derecha, el detalle de la reclamación seleccionada de la lista.

Crear una reclamación

Para insertar una nueva reclamación basta con pulsar el botón «Crear», ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.
Mediante este botón se abre una ventana emergente para crear la nueva reclamación. Los datos aquí solicitados son los siguientes:

  • Cliente: Código del cliente seleccionado al abrir la función.
  • Núm. Reclamación: Numeración interna aplicada en las reclamaciones realizadas a ese cliente.
  • Usuario: Seleccionar el usuario que realiza la reclamación al cliente.
  • Fecha reclamación: Seleccionar la fecha en que se realiza la reclamación.
  • Fecha resolución: Seleccionar la fecha en que se ha resuelto la reclamación.
  • Reclamación: Campo libre de texto para detallar la reclamación.

Opciones disponibles mediante botones

En la parte inferior de la tabla existen los siguientes botones que permiten:

  • Imprimir lista: Mediante esta opción se imprime un informe de todos los registros de la tabla de reclamaciones al cliente.
  • Crear: Permite crear una nueva reclamación.
  • Modificar: Permite la modificación de los datos introducidos en la reclamación seleccionada.
  • Borrar: Borra el registro seleccionado.

Menú superior

En la barra de menús superior existen las siguientes opciones:

Menú opciones

  • Mentenimiento del cliente F9: Se accede a la ficha de cliente, para poder modificar datos y que éstos queden guardados en la ficha de un modo permanente, para que estén disponibles en otras ocasiones. Si sólo quiere modificarse algun parámetro para realizar consulta de forma esporádica, basta con modificar la selección y datos desde la función «Centro de información de cliente» y éstos no quedarán guardados en la ficha del cliente.

Menú ver

  • Pestaña anterior: Vuelve a la pestaña anterior.
  • Pestaña siguiente: Se accede a la siguiente pestaña.