Importar/ exportar datos de cliente

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Dentro de la «Gestión Terceros», «Menú Gestión de Terceros» encontramos la función «Importar / Exportar datos de cliente». Desde esta función se permite la importación y exportación de datos desde y hacia la ficha cliente. Esta función permite exportar datos de cliente a fichero Excel para manipularlos con más facilidad y, posteriormente, volver a cargarlos tras las modificaciones realizadas.

En el menú superior «Opciones» de la pantalla encontramos la opción «Importar / Exportar Datos relacionados». Al pulsar esta opción se abrirá una nueva ventana que permitirá importar y exportar datos relacionados con ficheros específicos que afectan a la información de la ficha de cliente (dir_ruta, dir_envio, etc.) pero que, a diferencia de la pantalla inicial de la función, donde se pueden importar y exportar datos del fichero de “clientes” general; desde esta opción más avanzada se podrán realizar importaciones y exportaciones sobre ficheros más complejos con múltiples registros relacionados (rutas, direcciones envío, personas de contacto). Desde esta ventana se podrá tratar más información de clientes mediante la importación o exportación de datos con múltiples registros para cada cliente.

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

Tipos de actualización de datos de cliente

Existe la posibilidad de importar y exportar datos propios del fichero “Clientes” o, si así se desea, de los diferentes ficheros asociados a la ficha de cliente como pueden ser las direcciones de envío, de cobro, los bancos, etc. Para ello, existen dos pantallas:

  • Pantalla inicial: Permite importar y exportar datos del fichero “clientes”, tanto los datos de cliente como de facturación.
  • Pantalla “Imp/Exp. Datos relacionados”: Esta pantalla, disponible en el menú superior “Opciones”, abre una nueva ventana para actualizar ficheros más complejos relacionados con la ficha del cliente y sobre los que se pueden actualizar y cargar múltiples registros sobre un mismo cliente.

Pantalla inicial

Exportación a fichero Excel

En la parte superior izquierda de la pantalla encontramos el módulo «Selección de clientes para la exportación». Desde este bloque debe realizarse la selección de clientes sobre los que realizar la exportación de los datos de sus respectivas fichas de cliente.

Importar / Exportar datos de clientes

Seleccionar los clientes cuyos datos quieren exportarse

Los criterios de selección aquí disponibles son los siguientes:

  • Cliente: Código de cliente/s o rango de códigos de cliente desde hasta los que quieren exportarse datos. Tras seleccionar esta casilla se abre una ventana emergente para la búsqueda y selección de los clientes.
  • Serie de facturación: Tras seleccionar esta opción se abre una ventana emergente para incluir/excluir las «series de facturación» asociadas a los datos de cliente que quieren exportarse.
  • Tipo cliente: Tras seleccionar esta opción se abre una ventana emergente para incluir/excluir los «tipos de cliente» de la selección de clientes cuyos datos quieren exportarse.
  • Actividad: Tras seleccionar esta opción se abre una ventana emergente para incluir/excluir las «actividades» de la selección de clientes cuyos datos quieren exportarse.

Tras finalizar con la selección de los clientes es necesario pulsar el icono de validación y, en la parte inferior de la pantalla, en el bloque «Información del cliente», se visualizará la tabla con los campos y datos seleccionados para la exportación. A continuación basta con pulsar el icono Excel ubicado en la parte inferior derecha de la tabla y se descargará automáticamente el fichero.

En el margen inferior derecho de dicha tabla existe el parámetro «Ver descripciones», cuya selección mostrará las «descripciones» de los campos ofrecidos en la tabla. Por ejemplo, al lado de «Modo de pago» aparecerá «Descripción» y, en lugar de visualizar sólo D30, en la descripción se mostrará «Recibos domiciliados a 30 días».

Importación desde fichero Excel

En la parte superior derecha de la pantalla encontramos el módulo «Datos de la importación de Excel». Desde este bloque debe realizarse la selección y carga del fichero Excel con los nuevos datos de cliente a importar (y grabar) en las fichas de cliente. Para una correcta importación es necesario que se informe de la fila en la que debe comenzarse a importar y, en la parte inferior, de las columnas que contienen cada uno de los datos.

En caso de no querer actualizar los datos de alguna de las columnas disponibles, basta con dejar dicha celda en blanco y se mantendrán los datos antiguos.

Tipos de importación

En este apartado el usuario dispone de varias opciones de selección que afectarán a la actualización de los datos que se procede a importar:

  • Datos de cliente: Al seleccionar este tipo de importación se ofrece la posibilidad de importar datos propios de la pestaña «Datos generales» de la ficha de cliente. Recordar aquí que cuando se quieran importar datos de múltiples registros como son las personas de contacto, las rutas, etc. el usuario deberá realizar este tipo de importación desde la ventana «Imp/Exp datos relacionados», disponible en el menú superior «Opciones».
  • Datos de serie de facturación: Seleccionar esta opción para importar datos de la ficha de cliente relacionados con las series de facturación.
  • Crear clientes importados: El proceso de importación actualizará tanto los campos informados como los nuevos registros, siempre y cuando se seleccione la opción «Crear clientes importados». Los campos vacíos o con contenido 0 no se actualizarán.
  • Crear DUP: Al seleccionar esta opción, se importarán datos sobre la extensión de CIF (llamado DUP) de la ficha de cliente.

Finalmente es necesario pulsar el icono Excel disponible para importar los datos existentes en el fichero antes seleccionado. En caso de querer limpiar los datos de las columnas puede hacerse mediante el botón «Blanquear».

Importar / Exportar Datos relacionados (menú Opciones)

Cuando el usuario quiera importar o exportar más de un registro perteneciente a un mismo cliente deberá acceder al menú superior «Opciones» y seleccionar «Importar/Exportar Datos relacionados». Es decir, para que se puedan importar/exportar, por ejemplo, diferentes personas de contacto de la ficha de un cliente, o diferentes direcciones de envío, etc. será necesario acceder a esta pantalla emergente, mediante la que se podrá tratar más información de clientes gracias a la importación o exportación de datos con múltiples registros para cada cliente.

Importar / Exportar Datos de cliente relacionados

Al pulsar esta opción se abrirá una nueva ventana que permitirá importar y exportar datos relacionados con ficheros específicos que afectan a la información de la ficha de cliente (dir_ruta, dir_envio, etc.). A diferencia de la pantalla inicial de la función, donde se pueden importar y exportar datos del fichero de “clientes” general; desde esta opción más avanzada se podrán realizar importaciones y exportaciones sobre ficheros más complejos relacionados con la ficha de cliente.

¿Como se trabaja normalmente?

Lo más habitual es que el usuario utilice esta opción para cargar nuevos datos o cambios sobre la información de los clientes. El funcionamiento más habitual es el siguiente:

  • Exportar datos de los clientes seleccionados, previo filtro aplicado, en formato Excel.
  • Manipular el fichero Excel introduciendo cambios y/o nuevos campos.
  • Importar el nuevo fichero de clientes para cargar los cambios y nuevos datos.

En esta ventana encontramos el bloque “Importar/exportar los siguientes datos”, ubicado en el margen izquierdo del apartado “Datos de importación de Excel”, donde el usuario deberá seleccionar aquellos campos sobre los que quiere importar/exportar varios registros para un mismo cliente y, tras seleccionar la casilla correspondiente, deberá indicar la página donde se encuentran dichos datos en el fichero Excel.

La página a importar, en caso de haber trabajado con el fichero exportado previamente desde IsiParts, normalmente será la 01. Imaginemos, por ejemplo, que primero se exporta las «Personas de contacto», posteriormente se manipula el fichero y se vuelve a importar. En este caso, la página será la 1. Sin embargo, existe la posibilidad de que, cuando el usuario se disponga a realizar la importación de varias opciones a la vez (personas contacto, rutas, dirección generica, etc.), por haber trabajado el fichero a posteriori, incluyendo más de una pestaña (página) en el fichero Excel, deberá indicar sobre qué página se encuentran cada tipo de datos.
Actualmente, la función NO permite seleccionar a la vez los tipos de importación de «Direcciones de envío» junto con «Rutas de envío» o «Direcciones genéricas» por estar vinculadas internamente y poder causar errores. En tal caso, el usuario deberá importar primero las «Direcciones de envío» y realizar los otros tipos de importación en un segundo proceso.

En caso de importación

En cada una de estas opciones existe la posibilidad de seleccionar “Borrar antes de importar” (solo para casos de importación), para que se eliminen los datos de la ficha del cliente antes de grabar la nueva información. La aplicación no reescribe sobre datos existentes, es por ello que siempre que se realicen cambios sobre datos ya creados deberá seleccionarse la opción “Borrar antes de importar”; de este modo se cargarán los cambios sin generar errores. Los campos nuevos siempre se añadirán.

Las opciones disponibles sobre las que se pueden exportar e importar datos son las siguientes:

  • Direcciones de envío
  • Rutas de dirección de envío
  • Rutas de dirección genérica
  • Personas de contacto
  • Direcciones bancos
  • Direcciones de cobro

A medida que se marquen las diferentes opciones disponibles en el margen izquierdo, aparecerán los distintos campos disponibles para la importación en la lista de la derecha. Se deberá informar de cada columna a importar en cada uno de ellos.

En la parte superior existe la celda para seleccionar el fichero desde el que se importarán los datos. Una vez cargado, el usuario deberá pulsar el icono Excel y se visualizará la información en la parte inferior de la ventana, ofreciendo siempre la “Vista general” o, dependiendo de los campos seleccionados en la importación, las diferentes vistas por “Pestañas”.

Desde la “Vista general”, el usuario tiene la posibilidad de utilizar el filtro inferior, junto a la casilla de “Actualizar datos”, donde se puede marcar y desmarcar los diferentes campos importados para que se visualicen o no en la tabla.