Procesos de Control de Presencia

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IsiParts dispone de un sistema de gestión propio para controlar los calendarios de la empresa y los horarios de sus trabajadores, así como su debido cumplimiento. Esta gestión se encuentra dentro de la carpeta «Gestión de Control de Presencia» y dentro de ella existen mútiples funciones y posibilidades que permiten la gestión integral y el control del marcaje de los trabajadores cuando llegan a su lugar de trabajo.

A continuación se detallan los conceptos siguientes:

¿Qué es la «Gestión del Control de Presencia?

La «Gestión del Control de Presencia es un sistema de control del marcaje de los trabajadores. El sistema permite controlar tanto a los trabajadores fijos como a los eventuales, así como gestionar las vacaciones y las ausencias tanto justificadas como injustificadas.

El objetivo de esta gestión es controlar el debido cumplimiento de los horarios, así como las entradas y salidas del trabajo, sustituyendo al tradicional sistema de marcaje mediante huella dactilar. El «Control de Presencia» pretende controlar este marcaje desde el mismo momento en que un usuario empieza realmente a trabajar y, por lo tanto, se encuentra delante de su ordenador y tiene IsiParts abierto para poder abrir la función «Entrada marcajes» desde donde realizará su marcaje diario, registrándose el día y la hora del ordenador desde el que está trabajando.

¿A quién van destinadas las funciones?

Las funciones que existen en la «Gestión de Control de Presencia» se dividen en dos grandes bloques, siendo uno de ellos y el más extenso, el bloque que engloba todas las opciones disponibles para los responsables de recursos humanos y/o los directivos que gestionarán y controlarán el cumplimiento de los horarios de los trabajadores. Por otro lado, existe un segundo bloque, compuesto por una sola función, la «Entrada marcajes», que es la que usarán todos los usuarios para entrar su marcaje cuando estén delante del ordenador y empiecen a trabajar. Es decir, dentro de la «Gestión de Control de Presencia» se encuentra:

  • Para los responsables: Funciones y listados de uso exclusivo para los responsables de recursos humanos.
  • Para todos los trabajadores: Una sola función, la «Entrada marcajes», enfocada exclusivamente al uso por parte de los trabajadores, para que realicen el marcaje diario de entradas y salidas del trabajo.

Entrada de marcajes

Desde esta opción TODOS los trabajadores deberán «fichar» o lo que es lo mismo, realizar el «marcaje» cuando entren y salgan de su lugar de trabajo. Para ello es necesario que se cumplan los requisitos siguientes:

Requisitos para realizar un marcaje

  • Configuración inicial: Que los administradores y responsables hayan realizado la parametrización del funcionamiento de la «Gestión del Control de Presencia».
  • Que los trabajadores tengan un usuario creado en IsiParts: Para poder realizar una «Entrada de marcaje» es necesario disponer de usuario dentro de IsiParts, independientemente de si son trabajadores fijos o eventuales. Todos aquellos trabajadores sobre los que se quiera controlar su horario y cumplimiento de horas de trabajo deberán disponer de un usuario dentro de IsiParts, que será el que realizará el marcaje y sobre el que se realizará el seguimiento y control por parte de los responsables. En este sentido, deberán ser usuarios de IsiParts, por ejemplo, las personas encargadas del servicio de limipeza, los trabajadores externos, los de ETT, etc. si se quiere controlar su presencia en el lugar de trabajo.
  • Que el usuario IsiParts tenga un «Grupo de usuarios» (gruposseg) asignado: Para que se pueda realizar la «Consulta de control de marcajes» (cpconscontrol) de un usuario será necesario que éste tenga asignado un «Grupo usuarios» (gruposseg) en su ficha de usuario (gseguridad), en la pestaña «Datos Genéricos». En caso de NO tener un «Grupo usuarios» asignado, ese usuario NO aparecerá en la consulta de los marcajes, aunque haya podido realizar los marcajes como cualquier otro usuario.
  • Que dispongan de un ordenador con IsiParts instalado: En el caso de los trabajadores en plantilla no existe ningún problema ya que disponen de su lugar de trabajo establecido con ordenador, etc. desde el que realizarán el marcaje. Sin embargo, en caso de querer controlar que otro tipo de trabajadores «fichen» su entrada y salida, será necesario disponer de un ordenador conectado a Isi parts (recepción, administración) disponible para que los eventuales o servicios externos puedan introducir su usario y contraseña y realicen el «marcaje» mediante la función «Entrada de marcaje».
  • Que ejecuten la función «Entrada marcaje»: Esta será la única opción disponible en abierto para todos los trabajadores y desde la cual sólo tienen que pulsar «Entrar marcaje» para que se registre la hora y día desde el que el usuario conectado ha realizado un marcaje. La hora y día registrados se cogerán del sistema operativo del ordenador.
Entrada de marcaje

Configuración inicial

Antes de empezar a trabajar con el «Control de Presencia» es necesario que se configuren varios aspectos sobre como se trabajará con esta opción. Para ello se dispone de diferentes funciones que deben cumplimentarse y parametrizarse antes de un primer uso de la «Gestión de Control de Presencia»:

Omisiones

Desde esta función se configuran conceptos generales del funcionamiento de la «Gestión de Control de Presencia» siendo, normalmente, parámetros de configuración inicial que raramente deberán volverse a modificar. En esta función de «Omisiones» se asignan los códigos (3 letras) y conceptos que se grabarán en la gestión, correspondientes a los «marcajes» más habituales que se realizarán con la «Gestión de Control de Presencia».

Las «Omisiones» también permiten añadir «Observaciones» a cada concepto para que se registre en el «Control de marcajes» y dichos conceptos pueden seleccionarse desde la lista que se abre y que está disponible mediante la herramienta «prismáticos».

Estos conceptos son:

  • Día sin marcar: DSM
  • Víspera: VIS
  • Sábado: SAB
  • Vacaciones: VAC
  • Festivo: FES
Omisiones

Calendario de festivos

Desde esta función se crean y configuran los diferentes calendarios de la empresa que deben existir para el «Control de Presencia» de los trabajadores. En este sentido es necesario que se creen tantos calendarios como variantes de festivos locales/autonómicos puedan existir. Es decir, deberá crearse un calendario, por ejemplo, para cada comunidad autónoma, en caso de disponer de sucursales o delegaciones en diferentes puntos del territorio español donde existan diferentes festivos.

Desde esta opción se crean y se configuran los diferentes festivos y su naturaleza, es decir, se determinará si el festivo que se crea es nacional, local o autonómico. Desde esta opción se puede «Duplicar» un calendario para posteriormente editarlo y guardarlo con otro nombre, agilizando de este modo su creación.

Cada usuario está ligado a uno o varios calendarios, es por ello que es importante NO borrar los calendarios una vez creados y se hayan realizado marcajes ya que podrían darse errores en los listados que se quisieran imprimir posteriormente con datos y fechas correspondientes a un calendario que ha sido borrado.

Calendario de festivos

Conceptos de Ausencias / Vacaciones

Desde esta función se crean los «conceptos» y sus códigos correspondientes para que puedan ser seleccionados y aparezcan en el «Mantenimiento de los marcajes». Es decir, por ejemplo, estos son algunos de los conceptos más habituales que se podrían crear:

  • VACACIONES
  • ASUNTOS PERSONALES
  • VISITAS MÉDICO
  • BAJA
  • DEFUNCIÓN
  • MATERINIDAD
  • PATERNIDAD
  • BODA
  • TRASLADO

Conceptos de ausencias imputables / no imputables

Del mismo modo se establecerán criterios en cada concepto conforme se trate de «Ausencias» Imputables o no imputables. Es decir, se detallará en cada concepto creado «Si» como imputable cuando se imputa como horario de trabajo y por lo tanto, no sean horas que el trabajador deba recuperar. Se detallará «No» como imputable, conforme esa ausencia deba ser justificada o recuperada por parte del trabajador.

Por ejemplo, una visita al médico o un traslado se crearían como «conceptos de Ausencias / Vacaciones» con su concepto «VISITA MÉDICO» y «TRASLADO» pero NO serían imputables; es decir, el trabajador debería recuperar dichas horas. En el caso contrario, por ejemplo, de las vacaciones, la maternidad, etc. se crearían como «conceptos de Ausencias / Vacaciones» con conceptos «VACACIONES» y «MATERNIDAD» pero SI serían imputables; es decir, se computarían como horas de trabajo por temas legales y/o acuerdos de convenio o del Estatuto de los Trabajadores.

Conceptos de Ausencias / Vacaciones

Mantenimiento de horarios

Desde esta función se crean los diferentes horarios existentes en la empresa y/o para los trabajadores. En este sentido, por ejemplo, se crearía el horario MAÑANAS, el horario TARDES, el horario FIN DE SEMANA, etc. detallando la hora de entrada y salida, incluso los horarios de entrada y salida de mañana y de tarde dentro de un horario JORNADA COMPLETA.

Margen de incidencia

En esta función existe la casilla «Margen de incidencia», que permite poner un valor numérico correspondiente a los minutos de margen que se da al trabajador para realizar el fichaje de entrada a la empresa.

Ejemplo de usuario que marca dentro del margen
Imaginemos por ejemplo que se escribe 10 en esta casilla y que el usuario tiene una hora de entrada de horario asignado de 8:00 h pero realiza el marcaje a las 8:09 h. En este caso, el marcaje quedará registrado como que ha entrado a las 8:09 h pero la «Gestión de Control de Presencia» no lo tendrá en cuenta como horas a recuperar puesto que se encuentra dentro del margen de la empresa. Sin embargo, los responsables podrán ver cuando un usuario entra sistemáticamente 10 minutos tarde cada día, o diez minutos antes, y actuar en consecuencia.

Ejemplo de usuario que marca fuera del margen
Cuando los marcajes pasan del margen establecido se pintará en rojo en el panel «Consulta de control de marcajes» y en «Mantenimiento de marcajes». Es decir, imaginemos en el caso anterior que el usuario entra a las 8:12 h. En este caso, se marcará y registrará en rojo su hora de entrada a las 8:12 h, acumulando en las horas de ausencia injustificada (en color rojo) y que deben recuperarse los 12 minutos.

Mantenimiento de horarios

Asignación horarios a Usuarios

Todos los usuarios deben pertenecer a un «Grupo de usuarios», previamente creado desde «Mnto. Grupos y seguridad» (gruposseg) (por delegación, departamento, etc.) según convenga; y tenerlo vinculado en su ficha de usuario desde «Mnto. Usuarios y seguridad» (gseguridad), pestaña «Datos Genéricos», desplegable «Grupo de usuarios».
Desde esta función se asignan los horarios creados desde la función «Mantenimiento de horarios» a los usuarios de la empresa que previamente se han creado en IsiParts. Desde esta opción debe establecerse una «Fecha de inicio» y una «Fecha Fin» para cada usuario en su asignación de horario. Las fechas de inicio y fin son necesarias ya que, en muchos casos, las empresas realizan horarios reducidos y/o intensivos durante el verano, por ejemplo, y en esos casos el trabajador deberá tener asignados tres horarios diferentes desde esta función, con diferentes fechas de inicio y de fin, para que isiParts gestione correctamente el total de horas obligadas comparándolo con el total de horas reales realizadas en todo el año.

Ejemplo de asignación de 3 horarios anuales para un trabajador en una empresa que realiza media jornada durante el verano:

  • Horario del 01/01/15 a 30/06/15
  • Horario de 01/07/2015 a 31/08/2015
  • Horario de 01/09/2015 a 31/12/2015

En el ejemplo el usuario tendrá asignados desde esta función los 3 horarios para el 2015.

Mostrar u ocultar registros

Desde esta misma pantalla existen dos opciones seleccionables que muestran y/o ocultan los horarios y usuarios según se quiera:

  • Ver horarios no vigentes: Seleccionando esta casilla se muestran los horarios que por fecha de inicio y de fin ya están fuera de la fecha actual y que, de algún modo, han caducado.
  • Ver usuarios dados de baja: Seleccionando esta casilla se muestran los usuarios que han sido dados de baja desde IsiParts.
Asignación horarios a Usuarios

Opciones de control por parte de los responsables

Las opciones y funciones que se detallan a continuación están destinadas sólo al uso por parte de los responsables, es decir, de aquellas personas que deben controlar que todo se vaya cumpliendo y en consecuencia, serán los usuarios autorizados a utilizar estas funciones y a modificar los registros de la «Gestión del Control de Presencia».

Mnto. Avisos a Usuarios

Dentro de IsiParts existen una opción de configuración eventual, es decir, una función que permite configurar avisos para que se ejecuten una sola vez, cuando los usuarios a los que van destinados hagan su marcaje mediante la función «Entrada marcaje». Es por ello que cada vez que se quiera crear un aviso deberá entrarse en esta función y crearlo.

Esta es una función opcional que solo se utilizará en caso de querer realizar un aviso y querer que este aparezca en una ventana emergente tras el marcaje del usuario.

Estos avisos son campos de texto libre que permiten introducir el mensaje que se quiera, por ejemplo, «Pasar por administración antes de finalizar la jornada», «Llamar a Administración», «Recoger paquete en recepción», etc. El aviso se compone de asunto, texto y fecha y una vez creado se selecciona y se asigna a un usuario. El aviso se mostrará una sola vez. Con esta función, ningún usuario podrá decir que «NO ha visto el aviso» ya que quedará registrado en el sistema. Para ver el detalle de cuando se ha mostrado el aviso (día y hora) sólo es necesario volver a entrar en esta opción y seleccionar un aviso de la lista de registros para que, en la parte inferior de la pantalla se muestre el detalle quién y cuando ha visto el aviso.

Mantenimiento de Avisos a Usuarios

Mantenimiento de marcajes

En esta función los usuarios autorizados podrán ver el detalle de todos los marcajes realizados en la empresa por parte de todos los trabajadores, así como editar datos de motivos de ausencia (CONCEPTOS) o tiempo de entrada y/o salida de los marcajes.

Los valores aquí mostrados se visualizan en texto negro o en texto rojo dependiendo de si son:

  • Registros realizados desde la función «Entrada de marcaje»: En este caso se mostrarán en ROJO, indicando que se trata de registros entrados de forma automática desde la función que utilizan todos los usuarios.
  • Registros realizados o editados manualmente: En este caso se mostrarán en NEGRO, indicando que se trata de registros editados manualmente desde esta función, bien sea por haber modificado el tiempo de entrada como el de salida.
Mantenimiento de marcajes

Mantenimiento de Ausencias / Vacaciones

En esta función los usuarios autorizados pueden hacer previsión de ausencias/vacaciones sobre las que disponen de información. Entre algunas de las opciones que permite esta función se encuentran las siguientes posibilidades:

  • Introducir las vacaciones asignadas a los trabajadores de un modo anticipado: Debe introducirse el usuario, el concepto de ausencia, la fecha desde-hasta de esas vacaciones, poner Si/No según «descuenta vacaciones», así como relllenar, si se desea, el campo «Observaciones». En las «Observaciones» se mostrará el texto «Creación desde el control de marcajes» cuando se haya introducido desde dicha función; sin embargo, el responsable puede modificar cualquier dato, incluyendo las «observaciones» si así lo desea.
  • Asignar vacaciones a «media jornada»: Se asignará y computará la mitad del horario asignado a ese trabajador, teniendo el calendario asignado con sus respectivos festivos. La media jornada sólo puede asignarse desde esta opción.
A cualquier concepto se le puede asignar la MEDIA JORNADA desde la función «Mantenimiento Ausencias / Vacaciones». Desde IsiParts y la «Gestión del Control de Presencia» sólo se contempla la gestión de las vacaciones como 1 festivo completo o como 1/2 festivo, siendo imposible el control de festivos o vacaciones a horas desde IsiParts.
Mantenimiento de Ausencias / Vacaciones

Control de marcajes

En esta función permite actualizar los datos de marcajes ejecutando un proceso de recálculo de registros. Es decir, el ususario puede entrar en esta función y pulsar «Lanzar proceso» para que se actualicen datos. Imaginemos que existen usuarios que están «marcando» en ese mismo momento o que algún otro responsable a actualizado el concepto de una ausencia… en estos casos el proceso registraría los cambios para que, desde la función «Consulta Control de marcajes» se visualicen los registros actualizados.

Desde esta opción se permite el filtro por:

  • Usuario
  • Fechas

Esta función está pensada para ejecutar o «Lanzar proceso» de actualización de registros, seguidamente cerrar la opción y volver a entrar en «Consulta de control de marcajes», donde se mostrarán los datos actualizados. Sin embargo, desde la misma función «Consulta de Control de Marcajes» existe el botón «Recalcular» que permite actualizar los registros desde esa misma función.

Control de marcajes

Consulta del control de marcajes

Esta es la función principal desde la que se trabajará en el día a día. Desde esta opción se controlan todos los aspectos de los marcajes de los trabajadores, pudiendose ver y modificar todos los registros en cuanto a conceptos y/o horas de marcaje.

La pantalla se divide en tres grandes bloques:

  • Cabecera y filtros (superior): Entre otros aspectos, desde aqui se permite el filtrar por usuarios y fechas.
  • Información de marcajes (izquierda): Este bloque presenta todos los registros de marcaje de los usuarios entre las fechas previamente seleccionadas y de un modo diario. Se mostrarán en GRIS aquellos días que corresponden a fin de semana y que, según el calendario y horario asignado al usuario, no son días laborables.
  • Detalle de marcajes (superior, derecha): Una vez seleccionada una línea de la «Información de marcajes» se mostrará, en la parte superior derecha de la pantalla, el detalle de las horas de entrada y salida dentro de ese día. Imaginemos, por ejemplo, que es jordana partida,; en ese caso se verán los registros de entrada mañana, salida mañana, entrada tarde y salida tarde.
  • Incidencias / Ausencias (medio, derecha): En el módulo «Incidencias» se muestran los conceptos de ausencias del día que esté seleccionado. En este apartado puede seleccionarse:
    • Ausencias: Para mostrar solo ausencias.
    • Impar: Mostrar registros que tienen marcaje sólo de entrada o sólo de salida, siendo esto una casuística no posible y por lo tanto, un error en el marcaje del usuario quién probablemente se haya olvidado de marcar.
  • Pie (módulo inferior): En la parte inferior de la pantalla se contabilizan las horas obligadas según el horario y calendario asignado al usuario y, del mismo modo, se muestran la «Horas realizadas»,es decir, las horas reales trabajadas.

Horario vs Marcaje

  • Horario (horas obligadas) = días laborables calendario/s usuario * horario/s asignados usuario – ausencias justificadas
  • Marcaje (horas realizadas reales) = Horario + horas extra – ausencias injustificadas

El total mostrado en «Marcaje» se pintará en ROJO cuando no se hayan completado las horas de horario obligado y en VERDE, cuando se hayan realizado más horas de las obligadas.
La diferencia entre las horas de «Horario» y las de «Marcaje», dará un valor positivo indicando las horas a recuperar o un valor negativo, indicando las horas a compensar a favor del trabajador por haber realizado horas extra.

Horas en negativo

Cuando las horas se muestran en ROJO y con símbolo negativo dentro del registro de un día en concreto, puede seleccionarse dicha línea y, en la parte derecha media de la pantalla se detallará el motivo/concepto de ausencia. Este motivo NO es obligatorio, puede que no se haya asignado ningún concepto y, en ese caso, no se mostraría dicha información siendo, como resultado, una ausencia injustificada.

Los responsables pueden modificar conceptos y horas de los registros pero todos los cambios realizados quedarán registrados en la «Consulta registro de sucesos» (Menú principal), dentro de «Auditoria y control de datos», tanto en «Creación de datos» como en «Modificación de datos» y «Borrado de datos». Se podrá comprobar quién, cuando y qué ha creado, borrado o modificado en la «Gestión de Control de Presencia».

Consulta de control de marcajes

Listados y «Cuadrante de Ausencias / Vacaciones»

Dentro de la totalidad de funciones disponibles en la «Gestión de Control de Presencia» existen varios listados que se pueden extraer con los datos que se detallan a continuación:

Listado de usuarios sin fichar

En el «Listado de usuarios sin fichar» se detallan los usuarios que no han fichado o realizado el «marcaje», es decir, con este listado se puede ver día a día que trabajadores no han acudido a su lugar de trabajo. Seleccionando la casilla «Tener en cuenta usuarios con hora de entrada posterior a la hora actual» para que saque en el listado de los usuarios que han fichado posteriormente al momento del listado.

Listado de marcajes en una fecha

En el «Listado de marcajes en una fecha» se detallan los marcajes de usuarios o de «grupos» de usuarios que han marcado en una fecha concreta.También se permite seleccionar sólo los usuarios ETT, así como de los que pertenecer a un «Grupo» concreto. Para que se pueda seleccionar por «Grupo» o por ETT es necesario que esté definido en la ficha del usuario, dentro de «Mnto. de Usuarios y Seguridad» (Gestión de Menús y Seguridad).

Listado de marcajes general

El «Listado de marcajes general» es prácticamente el mismo que el «Listado de marcajes por fecha» pero permite realizar un filtro de rango de fechas. En él se detallan los marcajes de usuarios o de «grupos» de usuarios que han marcado en un rango de fechas concreto. Para que se pueda seleccionar por «Grupo» o por ETT es necesario que esté definido en la ficha del usuario, dentro de «Mnto. de Usuarios y Seguridad» (Gestión de Menús y Seguridad).

Listado de marcajes particular

El «Listado de marcajes particular» registra todos los marcajes por usuario día a día, con el máximo detalle, registrando todas las entradas y salidas. Con este listado se dispone de un informe detallado para presentarlo al trabajador en caso de que sea necesario pedir justificación sobre sus ausencias o entradas al trabajo fuera de horario cuando estas suceden de forma sistemática, aún estando dentro del margen que la empresa tenga definido en «Margen de incidencia» dentro de la función «Mantenimiento de horarios» y por lo tanto, no contabilizándose como ausencias a justificar y/o horas a recuperar.

El registro que ofrece este listado proporciona un detalle del día a día del trabajador de modo que, en caso de tratarse de un trabajador que entra sistemáticamente 5 minutos tarde, se puede pedir explicaciones con un docuemento que acredita dicha incidéncia.

Listado Ausencias / Vacaciones

En el «Listado de Ausencias / Vacaciones» se muestran los días totales de incidencias, así como los días totales de vacaciones según estén configuradas en el «Mnto. Ausencias / Vacaciones».

Cuadrante Ausencias / Vacaciones

En la opción «Cuadrante Vacaciones» se emite un cuadrante donde, además de poder filtrar por fechas, permite ver de forma gráfica y visual los festivos y ausencias justificadas (vacaciones, etc.) programadas para todos los trabajadores.

De este modo se puede ver fácilmente cuando estarán o no disponibles los trabajadores en una fecha y asignar/aceptar así las vacaciones de unos y otros y organizar el calendario de vacaciones. Por ejemplo, se pueden ver todos los usuarios de un departamente para un período de tiempo (verano) qué disponibilidad tienen y organizar así las vacaciones de los trabajadores de ese departamento.