Mantenimiento de proveedores

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A través de esta opción el usuario procede a la creación, la modificación y el borrado de las fichas de los proveedores. Para visualizar y editar los datos de un proveedor se tiene que poner su código interno de proveedor, su CIF o bien utilizar los prismáticos para buscar el proveedor que se desee. Si, por el contrario, se quiere crear un nuevo proveedor, se deberán rellenar los campos de la pantalla que aparece tras añadir el C.I.F. y pulsar la tecla “Crear”.

A continuación se detallan los conceptos siguientes

Creación de un proveedor

Si se trata de una creación de un proveedor nuevo, en primer lugar se debe indicar el C.I.F. y pulsar sobre el botón “Crear”; si por el contrario es una modificación, cualquiera de los campos detallados a continuación es útil para acceder a la ficha (si el usuario los desconoce puede acceder a la consulta de proveedores clicando sobre los prismáticos).

Cuando se accede a la opción se visualizan los siguientes campos:

  • Código de proveedor: La aplicación asigna una numeración correlativa por la cual se identifica al proveedor en toda la gestión comercial y administrativa, a excepción de la contable, donde se identifica por el código contable. El usuario puede asignar la numeración de forma manual, siempre y cuando no exista para otro proveedor.
  • C.I.F: Código de identificación fiscal; este campo es obligatorio y de crucial importancia para el apartado administrativo (declaración 347 o IVA repercutido entre otros) y en su cumplimentación deben obviarse los puntos, guiones o cualquier otro símbolo que no sea propio del N.I.F
  • Extensión: Dado que el N.I.F es un código que identifica a un único individuo o empresa, no puede haber dos fichas con el mismo código. No obstante, se puede dar el caso que una empresa disponga de varias sucursales operando con el mismo código pero que soliciten facturas individualizadas por centro; es entonces cuando este apartado tiene sentido, es decir, habrá distintos proveedores con el mismo N.I.F. pero diferente extensión, lo cual permitirá un control comercial individualizado, uno fiscal común (Modelo 347) y uno contable, dependiendo del enlace que el usuario asigne para cada uno de ellos.

Visualizar y editar un proveedor

Al entrar a la ficha se visualiza en la parte superior derecha el botón “Terceros Asignados”, que muestra una pantalla identificando en qué empresas está creado el CIF al que se ha accedido e identificando si pertenece a un cliente, un proveedor, un representante, etc.

Datos genéricos

En esta primera pestaña se solicitan los datos referidos a la denominación del proveedor, ubicación y teléfonos genéricos, entre otros:

  • Apellidos o razón social: Denominación por la que se identifica al proveedor; este texto aparecerá impreso en toda la documentación de entrega al proveedor y es el campo por el que se realizarán posteriores consultas.
  • Nombre: Si el proveedor es una persona física y en el campo anterior se introdujeron los apellidos, sobre este se indicará el nombre del proveedor, que se antepondrá al anterior en los documentos impresos.
  • Persona jurídica: En este campo se introduce el nombre del proveedor cuando se trata de una persona jurídica.
  • Dirección: Cumplimentar la dirección del proveedor, calle, avenida, con el número o punto kilométrico.
  • Distrito postal: Código numérico de cinco dígitos, asignado por correos.
  • Código de provincia: Este campo debe haber sido creado con anterioridad a través de las tablas de direcciones; como ejemplo puede identificarse a las provincias con los dos primeros dígitos del campo anterior, así pues Barcelona sería 08, Madrid sería 28, etc.
  • Código de población: Este campo debe haber sido creado con anterioridad a través de las tablas de direcciones; como ejemplo puede identificarse a las poblaciones con los tres últimos dígitos del campo anterior.
  • Teléfono-Fax: El usuario dispone de tres campos a través de los cuales puede introducir dos teléfonos de contacto y un número de fax.
  • E-mail:Campo para la introducción de la dirección electrónica del proveedor.
  • Tipo de empresa: En este apartado puede crearse la primera agrupación de proveedores para una extracción de datos a nivel estadístico. Entre las opciones puede encontrarse: privada, pública, sin ánimo de lucro, cliente CEE, cliente particular, taller propio, etc.
  • C.N.A.E: Código nacional de actividad empresarial; no es de introducción obligatoria, pero pueden realizarse estadísticas partiendo de él.
  • C.I.F. Extranjero: En caso de tratarse de una empresa extranjera este es el campo donde debe introducirse el C.I.F.

Envíos

En esta otra pestaña puede indicarse una segunda dirección del proveedor (diferente a la de Datos Genéricos), entendiendo que la dirección anteriormente descrita es la fiscal, esta otra es la de correspondencia, y puede resultar también impresa en la facturación de crédito.

Dirección de correo

  • Habilitar dirección de correspondencia: Este campo permite que se pueda introducir una segunda dirección para cada proveedor, a la cual irá a parar toda la documentación de entrega al proveedor (facturas, mailings, etc.).
  • Dirección de correspondencia: Cumplimentar la dirección completa del proveedor, calle, avenida, con el número o punto kilométrico.
  • Código postal (correspondencia): Código numérico de cinco dígitos, asignado por correos.
  • Provincia (correspondencia): Este campo debe haber sido creado con anterioridad a través de las tablas de direcciones; como ejemplo puede identificarse a las provincias con los dos primeros dígitos del campo anterior, así pues Barcelona sería 08, Madrid sería 28, etc.
  • Población (correspondencia): Este campo debe haber sido creado con anterioridad a través de las tablas de direcciones; como ejemplo puede identificarse a las poblaciones con los tres últimos dígitos del campo anterior.

Dirección de envío

En este mismo apartado también se pueden indicar direcciones de envío de mercancía; en la parte inferior de la pantalla existen diferentes botones, todos ellos referidos a las direcciones de envío, por ejemplo el botón “Crear”, que solicita los siguientes datos:

  • Dirección: Vía pública a la que debe ir destinado el material.
  • Distrito postal: Código numérico de cinco dígitos asignado por correos.
  • Provincia: Este campo debe haber sido creado con anterioridad a través de las tablas de direcciones; como ejemplo puede identificarse a las provincias con los dos primeros dígitos del campo anterior, así pues Barcelona sería 08, Madrid sería 28, etc.
  • Población: Este campo debe haber sido creado con anterioridad a través de las tablas de direcciones; como ejemplo puede identificarse a las poblaciones con los tres últimos dígitos del campo anterior.
  • Teléfono 1-2 y Fax :El usuario dispone de tres campos a través de los cuales puede introducir dos teléfonos de contacto y un número de fax.
  • E-mail: Campo para la introducción de la dirección de correo electrónico del proveedor.
  • Persona de contacto: Persona a la que dirigirse en la dirección de envío.
  • Imprimir como dirección genérica: poner “si” o “No” según se desee.
  • M. Ent
  • Transport.
  • Portes: Debe indicarse el tipo de portes para la dirección de envío.Portes
  • Modo de entrega: Sobre este otro campo el usuario debe indicar el modo de entrega de mercancía para la dirección de envío. Modo de entrega
  • Razón social transportista: En este campo puede introducirse el transportista que normalmente lleva el material a dicha dirección. ransport.
  • Portes descripción: En este campo se detalla la descripción de en que consisten los portes.
  • Vacaciones.

Otro botón que el usuario puede utilizar para un registro de dirección de envío es el de Vacaciones, que permite indicar el periodo de vacaciones del registro para el que ha sido pulsado.
Estos últimos campos son definidos por omisión, es decir, pueden variarse en el momento de realizar una venta aunque ya se muestren cumplimentados.

Rutas de dirección de envío

Ruta: En este apartado debe indicarse la ruta a la que pertenece la dirección de envío creada.

Contactos

La pestaña de contactos permite la creación de las diferentes personas con las que se mantiene una relación profesional dentro de la estructura del proveedor.

Los datos que en este apartado se solicitan son:

  • Persona de contacto: Persona a la que dirigirse en el proveedor.
  • Cargo: Puesto de trabajo, dentro de la estructura del proveedor, que ocupa la persona de contacto previamente introducida.
  • Descripción: En este campo se puede añadir una descripción según se desee.
  • Teléfono: Número de teléfono de la persona de contacto.
  • Móvil: Número de móvil de la persona de contacto.
  • E-Mail: Dirección de correo electrónico del contacto.

Bancos

Sobre esta opción pueden codificarse las diferentes domiciliaciones que posea un proveedor.
Dentro de la pestaña de “Datos de facturación”, debe seleccionarse una de ellas como la domiciliación por defecto u omisión.

Para crear una domiciliación el usuario debe pulsar sobre el botón “Crear”  y seguidamente cumplimentar los siguientes campos:

  • Número de dirección: Las diferentes domiciliaciones se numeran correlativamente de forma automática.
  • Código IBAN: Todo el código que se conforma con los dígitos de C.C.IBAN, Banco, DC y Cuenta. Si se dispone de esta información por separado en las últimas casillas, entonces se genera automáticamente. también se puede solicitar que se generen automáticamente todos los códigos IBAN y se carguen en el sistema mediante un programa que se facilita desde Isi Condal para tal fin.
  • Banco propio: En esta casilla se selecciona la entidad bancaria en caso que la propia y la del proveedor sea la misma. Se utilizan los prismáticos para buscar la entidad.
  • Cta. bancaria extranjero: Aquí se introduce el código de la entidad bancaria en caso de que se trate de un banco extranjero.
  • Autoriza firmada: En este campo se visulaiza “si” o “no” según se disponga de autorización en la firma para proceder a domiciliaciones. Para que aparezca se deberá cumplimentar la casilla de “Ficha de cliente” apartado “Bancos” para añadir la firma obligatoria que solicita la nueva ley SEPA para las remesas bancarias.
  • Vacaciones: Indica que permite indicar el periodo de vacaciones del proveedor.
  • Nombre banco: Tal y como indica el campo, se introduce el nombre de la entidad bancaria.
  • Nombre Agencia: En este campo se introduce el nombre de la sucursal.
  • C.C.IBAN: Dígitos que corresponden al código IBAN.
  • Banco: Parte del código IBAN que pertenece a la identificación del banco.
  • Agencia: Clave de cuatro dígitos que identifica cada sucursal, dentro de una entidad bancaria; al igual que el apartado anterior, es de crucial importancia su correcta introducción.
  • D.C.: El dígito de control son dos números que se calculan en base a una fórmula extraída del código bancario, agencia y cuenta corriente; la aplicación verifica que dicho dígito sea correcto, avisando y sustituyendo este por dos asteriscos en caso de error.
  • Cuenta: Cuenta corriente, código numérico de diez dígitos asignado por la entidad bancaria; aquí SÍ deben cumplimentarse los ceros a la izquierda hasta llegar a rellenar todo el campo.
  • Banco: Código interbancario de cuatro dígitos asignado por el consejo superior bancario (CSB); no es necesario cumplimentar con ceros a la izquierda del código. Este campo se utiliza en la emisión de recibos y remesas electrónicas, con lo cual su codificación ha de ser correcta.

Otro botón que el usuario puede utilizar para una domiciliación bancaria es el de Vacaciones, que permite indicar el periodo de vacaciones del proveedor para el que ha sido pulsado, desplazando el vencimiento al mes y día alternativo.

Direcciones de pago

Haciendo uso de esta opción el usuario puede definir diferentes direcciones de pago cuando el proveedor no tiene domiciliación y en caso de que ésta sea diferente a la introducida como dirección genérica.

Dado que se pueden definir múltiples direcciones, es necesario que estén numeradas. Esa numeración será la introducida en el apartado de datos de facturación.

Para proceder a la creación el usuario debe pulsar sobre el botón “Crear”  y seguidamente cumplimentar los siguientes campos:

  • Dirección: Vía pública a la que debe ir destinado el cobro.
  • Distrito postal: Código numérico de cinco dígitos asignado por correos.
  • Provincia: Este campo debe haber sido creado con anterioridad a través de las tablas de direcciones; como ejemplo puede identificarse a las provincias con los dos primeros dígitos del campo anterior, así pues Barcelona sería 08, Madrid sería 28, etc.
  • Población: Este campo debe haber sido creado con anterioridad a través de las tablas de direcciones; como ejemplo puede identificarse a las poblaciones con los tres últimos dígitos del campo anterior.
  • Teléfono 1-2 y Fax:El usuario dispone de tres campos a través de los cuales puede introducir dos teléfonos de contacto y un número de fax.
  • E-mail:Campo para la introducción de la dirección de correo electrónico del proveedor.
  • Persona de contacto:Persona a la que dirigirse en el proveedor.
  • Cargo: Puesto de trabajo, dentro de la estructura del proveedor, que ocupa la persona de contacto previamente indicada.

Otro botón que el usuario puede utilizar para una dirección de cobro es el de Vacaciones, que permite indicar el periodo de vacaciones del proveedor para el que ha sido pulsado, desplazando el vencimiento al mes y día alternativo.

Observaciones

Esta pestaña se divide en dos apartado:

  • Observaciones CIF: El texto o comentario introducido en este campo afecta a la totalidad de la base de datos, es decir, al estar asociado al CIF, el texto aquí introducido se visualizará en todas las empresas donde exista este CIF , ya sea para un cliente, proveedor, representante, etc.
  • Observaciones de Proveedor: El campo por proveedor afecta exclusivamente al código de proveedor y empresa para los que son introducidos.
Para realizar un salto de línea y poder escribir varias observaciones a modo de lista el usuario deberá pulsar la combinación de teclas Ctrl+INTRO.

Datos facturación

Sobre este apartado se introducen los datos referentes a las condiciones de facturación asociadas a los proveedores; estos datos no son fijos, es decir, pueden variarse para cada una de las facturas de compras, afectando únicamente a dicha factura sin alterar los datos aquí introducidos.

Todos los parámetros que seguidamente se detallan, dependen de un concepto muy importante para toda la operativa de la gestión comercial y administrativa: la serie de facturación.
De ella dependen datos tan importantes como las numeraciones de facturación, los enlaces a contabilidad, las estadísticas de compras y las condiciones de facturación de los proveedores.

La pantalla “Datos de facturación” se divide en dos bloques:

  • Información y filtros generales
    • Id. Cliente
    • Id. Proveedor
    • Acogido a RECC: (Régimen Especial de Criterio de Caja), seleccionando dicha casilla se informará que el proveedor trabaja con el criterio de caja de IVA soportado. Las facturas de compras de un proveedor “Acogido al RECC” sólo se tendrán en cuenta en la “Liquidación IVA” (liq-iva) si las facturas están pagadas.
    • Motivo de baja (desplegable): Desplegable donde poder asignar el motivo de baja y, al lado, una casilla en la que pulsando se abre un calendario para asignar una fecha de baja.
  • Datos que van sujetos a las series de facturación:
    • Clasificación y avisos
    • Compras y facturación
    • Datos administrativos y contables

Es habitual que la gestión comercial pueda dividirse por el tipo de compra o canal de compra (series), como por ejemplo compra de recambios, servicios, etc. Los campos que van sujetos a la serie de facturación son los siguientes:

Datos por serie de facturación

Clasificación y avisos
  • Familia de proveedor: Concepto utilizado para poder enviar mailings y extraer datos de compras en estadísticas.
  • Actividad: Al igual que el concepto anterior permite la explotación de información pero a un nivel de inferior categoría, es decir, el concepto de actividad es una subdivisión del tipo de proveedor. La parametrización la establece el propio usuario en el menú de tablas de terceros y debe enlazarse al proveedor en este apartado.
  • Delegación: Este apartado permite vincular el proveedor a una delegación de la empresa en concreto.
  • Fecha de alta: Periodo a partir del cual se dió de alta el proveedor.
  • Motivo de baja: Los proveedores pueden borrarse físicamente o, por el contrario, marcarse como dados de baja, impidiendo cualquier tipo de movimiento contra ellos.
  • Fecha de baja: Periodo a partir del cual entra en vigor el concepto anterior.
  • Incidencia: Al contrario que el concepto anterior, este permite realizar compras pese a mostrar también en pantalla un mensaje de aviso.
  • Prohibición de venta: A todos aquellos proveedores que tengan algún tipo de dato sobre este campo no se les podrá efectuar compras bajo ningún concepto, mostrando en el apartado de compras el mensaje que el código aquí introducido posea.

Compras y facturación
  • Divisa: Si el proveedor es extranjero y realiza facturaciones en divisas, en este apartado puede introducirse la que corresponda; debe tenerse en cuenta la introducción de la diferencia de cambio en la tabla de divisas.
  • Modo de pago: Sobre este campo se informa al proveedor de las condiciones habituales de pago que tiene contraídas con la empresa. Con la fecha de factura las condiciones de pago y el día de pago se calcula el vencimiento de los efectos en la gestión de cobros.
  • Día de pago: Esta tabla permite que bajo un mismo código puedan introducirse tres días de pago diferentes, en función de la fecha de factura y las condiciones de pago el vencimiento se ajusta al día de pago más cercano.
  • Dto. Pronto pago: Si al proveedor se le aplica un porcentaje de descuento por pronto pago, debe indicarse en este apartado el código previamente creado que lleva asociado el descuento. Por defecto en la gestión comercial se aplica dicho porcentaje de no ser variado por el vendedor.
  • Recargo financiero: El recargo financiero actúa de forma contraria al descuento por pronto pago, es un porcentaje que incrementa la base imponible como concepto de aplazamiento, etc.
  • Portes: Debe indicarse la naturaleza de los portes, pagados o debidos.
  • Transportista: Sobre este apartado se introduce el código de la agencia de transportes habitual que utiliza el proveedor para hacer llegar la mercancía.
  • Su referencia: Campo habilitado para introducir el código de cliente que identifica la sociedad en la estructura del proveedor.
  • Material – servicio: En relación al campo anterior, e este se seleccionará “Material” o “Servicio”.
  • IVA proveedor o referencia: Este concepto permite identificar si el proveedor nos factura con o sin impuestos.
  • Código de IVA: Si en el campo anterior se indicó una “S” el IVA aquí introducido se aplicará en todas las compras de este proveedor.
  • Recargo de equivalencia: A determinados proveedores, además de aplicar el impuesto sobre el valor añadido, debe aplicarse en las compras un porcentaje de recargo, que sólo se aplicará si en este apartado está seleccionada la opción.
  • Retención IRPF: Sobre este campo se indica si el proveedor al facturar practica retención en concepto de IRPF.
  • IRPF: Pulsando la herramienta “prismáticos” se accede a la tabla de registros de códigos de IRPF para seleccionar el que corresponda.
  • Cuenta IRPF: En este campo debe indicarse la cuenta a la que irá imputado el importe de IRPF, si se marcó el campo anterior.

Datos administrativos y contables
  • Banco o Dirección: Este apartado va directamente relacionado con la gestión de pagos, si el proveedor tiene una domiciliación bancaria creada debe indicarse “Banco”; por el contrario, si el cobro debe presentarse a una dirección diferente a la introducida en el apartado de datos genéricos, indicaremos “Dirección”. En el campo anterior se informó al proveedor de la forma de presentar el cobro, pero un mismo proveedor puede tener diferentes domiciliaciones y gestionar una u otra en base a sus necesidades.
    Sobre este apartado se informa de la domiciliación más habitual; las domiciliaciones van numeradas y se introducen en el apartado de bancos o direcciones de pago.
  • Cuenta contable: Este dato es el que realiza la unión entre el apartado comercial y el contable, imputando las compras realizadas al proveedor a la cuenta contable aquí indicada.
  • Banco propio: Puede indicarse el banco mediante el cual se hará efectiva la deuda con el proveedor.

Condiciones de compra

Esta pestaña “Condiciones de compra” configurar y activar las “Condiciones de compra” en lugar de los “Portes” que se tendrán en cuenta en la propuesta de pedido a proveedor. Esta información servirá para establecer el mínimo a partir del que se generará o no una propuesta de pedido a proveedor en “Tareas programadas”. Se deberá seleccionar la casilla “Activar condiciones de compra de proveedor” previamente para que el programa tenga en cuenta estos datos en lugar de los “Portes”.

Funciones relacionadas Consulta de proveedores