Mantenimiento de transportistas

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A través de la función “Transportistas” (Menú Gestión de Terceros) el usuario procede a la creación o a la modificación de las fichas de los transportistas. Los datos aquí introducidos son utilizados para toda la gestión de logística.

A continuación se detallan los conceptos siguientes

Creación o consulta de un transportista

Cuando se accede a la opción se visualizan los siguientes campos:

  • Transportista (código de transportista): La aplicación asigna una numeración correlativa por la cual se identifica al transportista en toda la gestión. El usuario puede asignar la numeración de forma manual, siempre y cuando no exista para otro transportista.
  • C.I.F: Código de identificación fiscal, este campo es obligatorio. En la cumplimentación de este campo deben obviarse los puntos, guiones o cualquier otro símbolo que no sea propio del N.I.F. En caso de ser un C.I.F extranjero debe escribirse en este campo pero también, y de forma obligatoria, en el habilitado para tal fin dentro de la pestaña “Datos genéricos”.

Visualizar y editar un transportista

Al entrar a la ficha se visualiza en la parte superior derecha el botón “Terceros Asignados”, que muestra una pantalla identificando en qué empresas está creado el CIF al que se ha accedido e identificando si pertenece a cliente, proveedor, representante, etc. En el caso que nos ocupa, siempre aparecerá “Transportista”.

Creación de un transportista

Si se trata de una creación de un transportista nuevo, en primer lugar se debe indicar el C.I.F. y pulsar sobre el botón Crear. Si, por el contrario, es una modificación, cualquiera de los campos anteriormente detallados es útil para acceder a la ficha; si el usuario los desconoce puede acceder a la consulta de transportistas clicando sobre los prismáticos.

Datos genéricos

Al acceder a esta pestaña encontramos diferentes campos que es necesario rellenar:

  • C.I.F: Este campo aparece rellenado gracias al paso anterior, donde se ha introducido previamente. El campo de texto aparece en gris, bloqueado para su edición. Si se desea modificar este campo es necesario acceder a la opción Cambio C.I.F en “Menú Gestión de Terceros”.
  • Razón social / Ape (apellido): Denominación por la que se identifica al transportista; este texto aparecerá impreso en toda la documentación de entrega al vendedor y es el campo por el que se realizarán posteriores consultas.
  • Persona jurídica:
  • Nombre: Si el transportista es una persona física y en el campo anterior se introdujeron los apellidos, sobre este se indicará el nombre del transportista, que se antepondrá al anterior en los documentos impresos.
  • Dirección: Cumplimentar la dirección del transportista o agencia de transporte; calle, avenida, con el número o punto kilométrico.
  • Código postal: Código numérico de cinco dígitos, asignado por correos.
  • Provincia: Este campo debe haber sido creado con anterioridad a través de las tablas de direcciones; como ejemplo puede identificarse a las provincias con los dos primeros dígitos del campo anterior, así pues Barcelona sería 08, Madrid sería 28, etc.
  • Población: Este campo debe haber sido creado con anterioridad a través de las tablas de direcciones; como ejemplo puede identificarse a las poblaciones con los tres últimos dígitos del campo anterior.
  • Fecha de alta: Fecha en la que se dió de alta el registro. Este campo no es editable.
  • Teléfono: El usuario dispone de dos campos a través de los cuales puede introducir dos teléfonos de contacto.
  • E-Mail: Campo para la introducción de la dirección de correo electrónico deltransportista o agencia de transportes.
  • Fax: El usuario dispone de un campo a través de los cual puede introducir un número de fax.
  • Tipo de empresa: En este apartado puede crearse la agrupación de transportistas para una extracción de datos a nivel estadístico.
  • C.N.A.E: Código nacional de actividad empresarial; no es de introducción obligatoria, no obstante pueden realizarse estadísticas partiendo de él.
  • C.I.F. Extranjero: El usuario dispone de un campo donde debe introducir obligatoriamente el C.I.F extranjero si es el caso.

Datos transportista

Además de la “Fecha de alta” a modo informativo, al acceder a esta pestaña encontramos diferentes campos que es necesario rellenar:

  • Motivo de baja: Los transportistas pueden borrarse físicamente o por el contrario marcarse como dados de baja, impidiendo cualquier tipo de movimiento contra ellos. (Ej. Cambio de serie de facturació, cese de actividad, empresa absorvida, etc)
  • Fecha de baja: Periodo a partir del cual entra en vigor el concepto anterior.
  • Preparación de bultos, etiquetas y albaranes de entrega:
  • Almacenes en los que exportar archivos de expedición: Al seleccionar esta casilla se abre una ventana emergente en la que seleccionar los almacenes para los que trabaja la agencia de transportes.
  • Formato exportación: En este desplegable se puede seleccionar la empresa de transportes utilizada para la exportación (Ej. SEUR, UPS, CHRONOEXPRESS, etc.)

Observaciones

Esta pestaña se divide en dos apartados:

  • Observaciones CIF: El texto o comentario introducido en la primera de ellas afecta a la totalidad de la base de datos, es decir, al estar asociado al CIF el texto aquí introducido se visualizará en todas las empresas donde este CIF exista.
  • Observaciones Agencia de transporte: Estas observaciones afectan exclusivamente al transportista para las que son introducidas, pudiendo éstos visualizarse desde la gestión de ventas.