Manual Factura-e (factura electrónica)

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Aquellas empresas que emitan facturas a organismos y entidades de la Administración Pública deberán presentar sus facturas obligatoriamente en formato electrónico (FACTURAE) a través de FACe. Desde la «Consulta e impresión de facturas» (factu-con-impr) de IsiParts se podrán filtrar las facturas que se tengan que enviar mediante FACe (aplicación externa proporcionada por Hacienda) para exportarlas a formato XML y subirlas a la plataforma FACe.

A través de FACe las empresas deberán presentar, obligatoriamente, sus facturas electrónicas emitidas a clientes de la Administración Pública a partir del 15 de Enero de 2015.
FACe Manual para proveedores (Ministerio de política territorial y función pública)

A continuación se detallan los pasos a seguir para enviar facturas electrónicas a FACe:

  1. Descargar la aplicación de escritorio (FACe) para la entrada de facturas electrónicas
  2. Disponer de firma electrónica avanzada (XAdES)
  3. Verificar que la versión Java está actualizada
  4. Añadimos los «Centros Administrativos» y roles en la ficha del cliente
  5. Desde IsiParts, exportar a formato FACTURAE la/s facturas que deben cargarse en FACe
  6. Importamos las facturas en el programa “Factura.e”
  7. Buscar la factura en “Borrador” y pulsamos «Firmar»
  8. Firmamos con nuestro certificado electrónico
  9. Remitir factura (fichero validado y firmado)

1. Descargar la aplicación de escritorio (FACe) para la entrada de facturas electrónicas

Descargar FACe

2. Disponer de firma electrónica avanzada (XAdES)

FACe – Firmas electrónicas avanzadas

3. Verificar que la versión Java está actualizada

Comprobar mediante este enlace si la versión Java instalada es la recomendada para su sistema operativo. El sistema lanzará un mensaje para que se otorgue permiso para ejecutar la verificación.

Comprobar versión Java

4. Añadimos los roles y los «Centros Administrativos» en la ficha de cliente

Desde la ficha de «Cliente» (cliente-mant), pestaña «Datos facturación«, será necesario seleccionar la celda «Facturas Electrónicas» y pulsar el botón «Centros Administrativos». Se abrirá una ventana emergente en la que el usuario deberá seleccionar cada uno de los roles e incorporar el centro administrativo, nombre, dirección, código postal, provincia y población. Y así con todos los tipos de roles que puede tener un proveedor de la Administración Pública para la empresa (recambista): Fiscal/Receptor/Pagador/Comprador.

Cada vez que se rellene un rol deberá pulsarse el botón «Guardar». A continuación y mediante el desplegable se seleccionará el siguiente «Rol», se rellenarán los datos y se pulsará «Guardar». Y así sucesivamente hasta completar los datos de todos los «Centros administrativos».

Tabla “Centros Administrativos” y equivalencias en roles

Importante La descripción de los “Centros Administrativos” cuya creación es obligatoria NO coinciden con los “ROLES” que se encontrarán en el desplegable de creación de dichos centros. Esta tabla muestra las equivalencias para facilitar su creación. Estos datos los proporciona nuestro cliente (organismo público) y son de carácter obligatorio ya que sin ello no podríamos enviar las facturas al FACe.

Una vez configurados y añadidos todos los centros administrativos en la ficha de «Cliente» (cliente-mant), cualquier exportación de facturas de dicho cliente a formato XML/FACTURAE se generará con todos los datos de roles y centros administrativos de forma automática, facilitando con ello la subida de los XML generados a FACe, desde donde no hará falta incorporar esta información porqué ya vendrá rellenada.

5. Desde IsiParts, exportar a formato FACTURAE la/s facturas que deben cargarse en FACe

Exportar facturas de ALMACÉN

Desde la función «Consulta e impresión de facturas» (factu-con-impr) (Gestión de Almacén», «Menú Facturación de Clientes»), filtrar la/s facturas con las opciones de la cabecera, seleccionar una o varias de ellas y, mediante el uso del botón derecho del ratón, abrir las opciones y seleccionar «Exportar factura formato FACTURAE».

A continuación, se abrirá una nueva ventana emergente desde donde el usuario deberá indicar la ruta del PC (Directorio salida) donde deberán guardarse las facturas exportadas a XML.

En esta ventana el usuario visualizará todas las facturas previamente seleccionadas y que se exportarán a formato XML (FACTURAE). Tras indicar el «Directorio de salida» (donde se guardarán los ficheros) y modificar el nombre del fichero (opcional); el usuario deberá pulsar el botón «Exportar» y se generarán todos los ficheros XML en la carpeta indicada.

El nombre del fichero exportado para cada una de las facturas se propondrá de forma automática en la columna «Nombre fichero» dependiendo de la configuración que la empresa tenga realizada en IsiParts (ver más a continuación).

En caso de modificar el nombre del fichero el usuario deberá conservar la extensión .XML para que la exportación se genere correctamente.

Sobre el nombre del fichero

  • Formato configurado en «Plantilla de identificación de factura» del SII: En la función «Omisiones Gestión Administrativa» (omisiones-adm), pestaña «SII«, encontramos el campo «Plantilla identif. factura emitida». Aunque la empresa NO envíe registros de facturación mediante el «SII-Suministro Inmediato de Información de IVA«, podrá utilizar esta celda para configurar la codificación del nombre de los ficheros de las facturas exportadas, incluyendo la exportación a formato XML/FACTURAE.
    Ejemplo de codificación de nombre de fichero/factura
  • EEEESSSCCCCCCCNNNNNNNNN: En caso de no tener el campo anterior configurado, IsiParts cogerá por defecto la codificación más larga posible.
  • Nombre libre: Si lo desea, el usuario podrá modificar el nombre del fichero de forma manual desde la ventana «Exportar facturas XML formato FACTURAE», teniendo en cuenta que deberá conservar la extensión .xml del fichero.

Exportar facturas de COMERCIAL, TALLER y VARIAS

Para exportar las facturas de «Taller», «Comercial» o «Varias» a XML es necesario seguir los pasos siguientes:

  • Abrir la función «Mantenimiento IVA repercutido» (iva-mant) dentro de la «Gestión Administrativa», «Menú Gestión de IVA Prov/Cte».
  • Una vez dentro de la función, es necesario ubicarse en la casilla «Nro. documento» y pulsar F4.
  • A continuación se abrirá la ventana de consulta de facturas, donde se encuentran las facturas de «Comercial», «Taller» y «Varias» (además de las de almacén).
  • En este momento es necesario seleccionar la factura que quiere exportarse a XML y, abriendo las opciones disponibles con el botón derecho del ratón, pulsar «Exportar factura formato FACTURAE».


6. Importamos las facturas en el programa “Factura.e”

Seleccionamos la opción “Importar/exportar” del menú izquierdo de la pantalla (2. Funcionalidad General). Seleccionamos la opción “Importar Facturas”.

Localizamos la factura en nuestro equipo, la seleccionamos e importamos en estado de “Borrador”. El programa de “Factura.e” va asignándole un número de factura automático. Haciendo uso del botón “carpeta” se seleccionarán las facturas (ficheros XML / XSIG) a importar. Por último, hacer clic en el botón “Importar”.

El resultado de la importación se muestra en una nueva ventana. Si existen errores se muestra una tabla detallada por factura. Si todo es correcto, se indica el número de facturas importadas.


7. Buscamos la factura en “Borrador” y pulsamos «Firmar»

En el módulo superior izquierdo de la pantalla de FACe, el «Árbol de facturas», pulsamos la opción «Facturas» en “Borrador”. Aparece nuestra/s factura/s importada/s. La seleccionamos y pulsamos «Firmar».


8. Firmamos con nuestro certificado electrónico

Tras pulsar “Firmar” seleccionamos nuestro certificado electrónico.

Ahora nos aparece la factura como factura “Emitida” y no como “Borrador”.


9. Remitir factura (fichero validado y firmado)

Una vez realizado el proceso de validación de las facturas mediante el programa Factura.e y añadida la firma electrónica, la aplicación generará un nuevo fichero, diferente al XML importado en un inicio.

Como último paso, deberá cargarse el nuevo fichero en la página web de FACe (Punto General de Entrada de Factura Electrónicas), seleccionando la opción “Remitir factura”, disponible en el menú superior, pestaña “Facturas”.

FACe Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas FACe – Remitir Factura